Kennen Sie die Antworten auf diese 3 wichtigen Fragen?
Liebe Leserin, lieber Leser,
ich freue mich wirklich! In der letzten Ausgabe habe ich Ihnen die komplett überarbeitete und neu ausgerichtete Internetseite www.vereinswelt.de
vorgestellt. Das Feedback ist enorm. Das nenne ich mal einen Volltreffer.
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So kommen Sie souverän und rechtssicher durch die Kassenprüfung
Dem Kassenprüfer kommt im Vereinsleben eine wichtige Aufgabe zu. Doch einem frisch gewählten Kassenprüfer ist häufig nicht klar, welche Rechte und Pflichten er hat und wie er die Kassenprüfung
richtig organisieren soll. Was darf er prüfen? Was muss er prüfen? Wann muss er empfehlen, eine Entlastung zu verweigern? Welche Haftungsrisiken geht er ein?
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Vor allem die Rubrik „Fragen und Antworten“ erfreut sich
schon jetzt großer Beliebtheit. Einige der Fragen habe ich mir für diese Ausgabe Ihres Vereinswelt-Newsletters gleich einmal ausgeguckt. So möchte ein Vereinssvorstand wissen:
Schutz für die Helfer?
Wir sind ein kleiner Verein, mit wenigen Mitgliedern aber relativ vielen Helfern von außen. Diese helfen ehrenamtlich beim putzen, renovieren, mähen, usw. Müssen wir mit diesen freiwilligen
Helfern gesonderte Verträge abschließen? Eventuell Ehrenamt ohne Zahlung! Sind diese, ohne Vertrag, überhaupt versichert? Und dürfen wir diesen ein kleines Geschenk (Buch o.ä.)
als Dankeschön übergeben?
Die Antwort: Sie brauchen nicht mit jedem Helfer, der sich engagiert, einen Vertrag abzuschließen. Und möglicherweise handelt es sich ja auch um Mitglieder, die im Rahmen Ihrer Mitgliederpflichten
sich engagieren. Wichtig aber ist der Versicherungsschutz. Vor allem zwei Versicherungen sind wichtig:
- Unfallversicherung: Sie schützt gegen finanzielle Folgen von Unfällen, die dem Ehrenamtlichen selbst zustoßen.
- Haftpflichtversicherung: Sie schützt gegen finanzielle Folgen von Schäden, die Ehrenamtliche anderen zufügen.
Tipp:
Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz ist im Sozialgesetzbuch VII geregelt. Dort ist festgehalten, welche Ehrenamtlichen bei ihrem Engagement durch die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert sind.
Das Problem: Nicht alle freiwilligen Tätigkeiten fallen unter den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz.
Tipp:
Aus diesem Grund haben die Bundesländer Sammelverträge mit Versicherern abgeschlossen. Die Sammelverträge versichern Freiwillige, die keinen privaten oder gesetzlichen Unfallschutz haben,
bei der Ausübung ihres Ehrenamtes. Der Vorteil der Sammelverträge: Die Beiträge übernehmen meist die Bundesländer. Die Ehrenamtlichen müssen nichts dazuzahlen. Bei Unfällen
wenden Sie sich direkt dorthin.
Achtung:
Bestehen aber andere Unfall- oder Haftpflichtversicherungen von Vereinen, müssen diese zuerst in Anspruch genommen werden.
Hinweis:
Welche Versicherungsleistungen durch die Sammelverträge abgedeckt sind, unterscheidet sich je nach Bundesland. Fragen Sie bei Ihrer Landesregierung einmal nach!
Doch Achtung:
Auf der absolut sicheren Seite ist man bei allen Unfällen im Ehrenamt nur mit einer privaten Unfallversicherung. Sie gilt rund um die Uhr und nahezu überall. Der Verein kann für seine Ehrenamtlichen
auch eine Gruppen-Unfallversicherung abschließen. Sie ist preiswerter als die Einzelpolice. Fragen Sie am besten bei Ihrem Verband nach – oder lassen Sie einen unabhängigen Makler mehrere
Angebote erstellen. Ich empfehle Ihnen dringend, eine solche Unfallversicherung abzuschließen. Das gilt auch für die Vereins-Haftpflichtversicherung:
Denn auch bei der Ausübung eines Ehrenamtes haftet der Helfer grundsätzlich für Schäden, die es anderen Personen zufügt. Also auch wenn er während der freiwilligen und unentgeltlichen
Tätigkeit einen anderen verletzt oder ihm Sachschäden zufügt, kann er dafür haftbar gemacht werden. Hat er dann keine Versicherung, sind die Probleme groß.
Deshalb:
Sichern Sie sich und die Helfer durch eine Vereinshaftpflichtversicherung ab. Erster Ansprechpartner ist auch hier ihr Verband, oder – falls Ihr Verein keinem Verband angehört – der Makler.
Die sogenannte Betriebs- bzw. Vereinshaftpflichtversicherung schützt gegen Schadenersatzansprüche, die ein Geschädigter direkt von der Organisation oder dem Verein einfordert. Die freiwilligen
Mitarbeiter sollten ausdrücklich in den Versicherungsschutz eingeschlossen sein. Dabei muss die genaue Beschreibung der ehrenamtlichen Tätigkeit schriftlich festgehalten werden.
Was die Frage nach den kleinen Geschenken betrifft:
Für außergewöhnlichen Einsatz dürfen Sie sich mit kleinen Geschenken bedanken. Halten Sie auf der Rechnung aber die Art des Einsatzes und die Namen der Helfer fest, die bedacht wurden.
Das erspart im Fall der Fälle Nachfragen, wenn erst Jahre später eine Betriebsprüfung stattfindet, und niemand mehr weiß, warum Sie vor drei Jahren 20 Bücher gekauft haben …
Eine weitere interessante Frage von der vereinswelt.de dreht sich um die
Haftung des Schatzmeisters:
Die Frage: Ich bin als Schatzmeister im Vorstand und frage mich, wie ich als solcher persönlich hafte?
Die Antwort: Der Kassenwart gehört in der Vereinspraxis zu den wichtigsten Funktionsträgern in Ihrem Verein. Doch gerade in diesem sensiblen Bereich lauern Haftungsrisiken. Vor allem dann,
wenn Unstimmigkeiten und Fehlbestände zu verzeichnen sind.
Sollten der übrige Vorstand Fehlbestände der Kasse oder Unregelmäßigkeiten in der Buchführung entdecken, wird er zudem in aller Regel den Kassenwart hierfür auch zur Verantwortung
ziehen.
Achtung: In welcher Höhe Sie als Kassenwart nun für Fehlbestände einzustehen haben, hängt ganz davon ab, ob Sie Mitglied des Vereinsvorstands bzw. des erweiterten Vorstands sind
oder ob Sie angestellt sind. Im Folgenden geht es um den Kassenwart als „normales“ Vorstandsmitglied:
Gehört der Kassenwart Ihres Vereins also dem Vorstand an, so hat er die damit verbundenen Aufgaben mit der Sorgfalt eines ordentlichen Sachverwalters für den Verein zu erfüllen.
Achtung: Die Anforderungen, die nun an einen Kassenwart gestellt werden, sind von Verein zu Verein verschieden. Es kommt insbesondere auf die Art der Betätigung, die Vereinsgröße und
den Zweck des Vereins an.
Kommt es zu Fehlbeständen in der Kasse oder zu Buchungsfehlern, kann sich Ihr Kassenwart nicht damit herausreden, er habe keine Ahnung von der Verwaltung von Geldern und wisse nicht, wie eine Kasse
ordnungsgemäß geführt wird. Ist das nämlich der Fall, so muss er die Bestellung zum Kassenwart widerrufen bzw. darf sein Amt gar nicht erst antreten. Und selbstverständlich dürfte
sich eine solche Person überhaupt nicht zur Wahl zum Kassenwart stellen. Das bedeutet:
Prüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob die Kassenführung in Ordnung ist (z.B. durch Stichproben) und fragen Sie beim Kassenwart nach, ob alles stimmt. Der übrige Vorstand haftet schließlich
im schlimmsten Falle mit.
Stichwort: Kassenprüfung
Achtung:
Von größter Bedeutung für die Haftung des Kassenwarts ist seine Entlastung durch die Mitgliederversammlung. Wird ihm nämlich von der Mitgliederversammlung Entlastung erteilt, so können
Schadensersatzansprüche gegen den Schatzmeister / Kassenwart geltend gemacht werden.
Wichtig:
Beachten Sie aber eine äußerst wichtige Einschränkung dieser Entlastungsgrundsätze: Die Mitgliederversammlung kann selbstverständlich dem Kassenwart Ihres Vereins nur dann Entlastung
erteilen, wenn sie weiß, worüber diese erfolgen soll. Über Vorgänge, die der Mitgliederversammlung unbekannt sind, kann diese natürlich auch keine Entlastung erteilen.
Im Hinblick auf die haftungsbefreiende Wirkung der Entlastung des Kassenwarts ist dabei von erheblicher Bedeutung, ob eine Kassenprüfung durchgeführt wurde oder nicht. Dabei gilt im Einzelnen
Folgendes:
Fall 1: Kassenprüfung findet statt
Hat ein Kassenprüfer die Richtigkeit und Vollständigkeit von Kasse und Rechnungswesen bestätigt und wird dem Kassenwart daraufhin Entlastung seitens der Mitgliederversammlung erteilt, können
auch dann keine Ansprüche mehr gegen ihn geltend gemacht werden, wenn sich nachträglich Fehler in der Kassenführung herausstellen.
Praxis-Tipp: In einem derartigen Fall kann der Verein aber etwaige Schadensersatzansprüche gegen den oder die Kassenprüfer geltend machen.
Fall 2: Kassenprüfung findet nicht statt
Wurde die Kasse beziehungsweise Buchführung nicht von einem Kassenprüfer geprüft, kann dem Kassenwart bei Fehlbeständen keine Entlastung erteilt werden. Das gilt gerade auch dann,
wenn die Fehlbestände zunächst nicht entdeckt werden, weil der Kassenwart seinen eigenen Bericht „frisierte“.
Erstattet also der Kassenwart anlässlich der Mitgliederversammlung seinen Bericht und stellen sich danach Fehlbestände der Kasse oder aber Unstimmigkeiten in der Buchführung heraus, so können
entsprechende Ansprüche gegen den Kassenwart auch dann noch geltendgemacht werden, wenn die Mitgliederversammlung ihm bereits Entlastung erteilt hat.
Tipp:
Schützen Sie den Verein vor Schaden durch eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung!
Rein finanzielle Schäden sind nicht durch die normale Haftpflichtversicherung abgedeckt. Dafür gibt es die Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Diese sichert Vereinsvorstände gegen
finanzielle Schäden, die sie verursachen. Sie greift zum Beispiel, wenn der Kassenwart es versäumt, pünktlich Rechnungen zu bezahlen, und deswegen Mahngebühren fällig werden oder
offene Mitgliedsbeiträge verfallen sind. Fragen Sie bei Ihrem Verband nach einer günstigen Versicherung nach – oder lassen sie sich von einem unabhängigen Versicherungsmakler mehrere
Angebote geben.
Die dritte Frage bezieht sich schließlich auf das bezahlte Vorstandsamt
Die Frage: Der Vorstand ist derzeit besetzt durch mich, als Präsidentin, und unsere Schatzmeisterin. Ich habe 2006 mit dem Verein einen Dienstleistungsvertrag geschlossen, bin selbstständig
und stelle dem Verein somit eine monatliche Rechnung. Dies wurde auch von der Hauptversammlung 2006 so beschlossen um zu verhindern, dass Unmengen an Sozialabgaben für mich als „Arbeitnehmer“
gezahlt werden müssen (denn das war der ursprüngliche Plan).
Unsere Schatzmeisterin bekommt eine Ehrenamtpauschale von 175,-€ monatlich. Hier wurden tägliche Fahrten vom Wohnort zur Geschäftsstelle, zusätzlich anfallender Papierverbrauch, Druckerzubehör,
Strom und Telefonkosten mit Mitgliedern, die dennoch zu Hause auflaufen berechnet.
Zum erweiterten Vorstand zählt unser Ausstellungsleiter, welcher den gleichen Umfang an Aufwandsentschädigung, mit den gleichen Berechnungsgrundlagen, erhält. Zu den Einrichtungen gehört
unsere Zuchtbuchstelle, deren Leiterin ausschließlich von zu Hause arbeitet (sie ist körperbehindert). Ihr wurde ein Büro eingerichtet und sie bekommt zu den 175,-€ Aufwandsentschädigung
noch eine Mietzahlung von 40,-€ als „Außenstelle Zuchtbuchamt“.
Nun hat uns unser Steuerbüro eine Anpassung der Satzung verlangt. Warum?
Die Antwort:
Die Ehrenamtspauschale, die gemeinnützige Vereine Ihren ehrenamtlich Tätigen und sich zahlen kann, beläuft sich auf maximal 500 Euro pro Jahr. Wenn Ihre Schatzmeisterin nun 175 Euro/Monat
erhält, ist das keine Ehrenamtspauschale mehr, sondern eine zu versteuernde Zahlung. Ihre Schatzmeisterin erhält 2.100 Euro im Jahr, hiervon können die 500 Euro als Ehrenamtspauschale abgezogen
werden, die sie versteuern muss. Hinzu kommt die Mietzahlung, die bei ihr Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung darstellen.
Auch Ihr Dienstleistungsvertrag ist problematisch. Ihr Verein ist gemeinnützig, damit arbeitet der Vorstand ehrenamtlich. Das tun sie, sofern sich der Dienstleistungsvertrag auf Ihre Tätigkeit
als Vorstandsmitglied erstreckt, aber nicht. Damit ist Ihrem Gemeinnützigkeit akut gefährdet. Ausnahme: Die Tätigkeit, die vom Dienstleistungsvertrag umfasst wird, hat nichts mit Ihrer ehrenamtlichen
Tätigkeit zu tun.. Dies sollte aber beispielsweise durch eine eindeutige Stellenbeschreibung oder Aufgabenbeschreibung im Vertrag deutlich werden.
Ihr Steuerbüro hat diese erheblichen Verstöße gegen das Gemeinnützigkeitsrecht vermutlich erkannt und legt Ihnen nun nahe, die Satzung so zu ändern, dass der Vorstand vergütet
werden kann.
Grundsätzlich kann ein Ehrenamt im Rahmen der Vorstandstätigkeit auch gegen Vergütung ausgeübt werden. Voraussetzung ist eine entsprechende Satzungsregelung. Doch Achtung:
- Eine entgeltliche (hauptamtliche) Vorstandstätigkeit wird - sofern die Satzung oder der Vertrag nichts anderes regeln - auf der Grundlage eines Dienstvertrages ausgeübt.
- Das hauptamtliche Vorstandsmitglied ist kein Arbeitnehmer des Vereins (sofern nichts anderes vereinbart ist).
- Vorstandsmitglieder von Vereinen, die für diesen gegen Entgelt tätig sind, unterliegen der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung und in der Arbeitslosenversicherung (Urteil des Bundessozialgerichts).
Und:
Soll die Arbeitsleistung des Vorstands vergütet werden, muss diese Vergütung zwingend:
- Angemessen sein, das heißt: dem Arbeitsaufwand gerecht werden,
- „üblich“ für diese Tätigkeit sein und
- dem Fremdvergleich standhalten (sprich: Der Verein würde auch einem fremden ein Gehalt in dieser Höhe für diese Tätigkeit zahlen).
Und warum ist die Satzungsregelung so wichtig?
Für die Inanspruchnahme der Steuervergünstigungen bei Gemeinnützigkeit muss die tatsächliche Geschäftsführung mit den Satzungsbestimmungen in Einklang stehen (§ 63 AO).
Bei Missbräuchen kann die Gemeinnützigkeit entzogen werden. Hier bedeutet das:
Wenn eine Satzung die ehrenamtliche Tätigkeit seiner Amtsträger vorsieht, darf eine Vergütung bzw. eine Aufwandspauschale nicht gezahlt werden. Es darf dann nur ein konkreter Aufwendungsersatz
(z.B. für im Voraus ausgelegtes Porto) gezahlt werden.
Deshalb muss die Zahlung einer Vergütung in Form der Ehrenamtspauschale eine Rechtsgrundlage in der Satzung haben. Und: Auch Zahlungen anderer Art müssen zwingend in der Satzung verankert sein.
Muster für eine Satzungsregelung:
(1)
Die Vereins- und Organämter werden grundsätzlich ehrenamtlich ausgeübt.
(2)
Der Vorstand/Die Mitgliederversammlung kann bei Bedarf und unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Haushaltslage beschließen, dass Vereins- und Organämter entgeltlich
auf der Grundlage eines Dienstvertrages oder gegen Zahlung einer pauschalierten Aufwandsentschädigung ausgeübt werden.
Für die Entscheidung über Vertragsbeginn, Vertragsinhalte und Vertragsende ist der Vorstand gem. § 26 BGB zuständig.
(3)
Der Vorstand/Die Mitgliederversammlung kann bei Bedarf und unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Haushaltslage Aufträge über Tätigkeiten für den
Verein gegen eine angemessene Vergütung oder Honorierung an Dritte vergeben.
(4)
Zur Erledigung der Geschäftsführungsaufgaben und zur Führung der Geschäftsstelle ist der Vorstand ermächtigt, im Rahmen der haushaltsrechtlichen Tätigkeiten, hauptamtlich Beschäftigte
für die Verwaltung anzustellen. Die arbeitsrechtliche Direktionsbefugnis hat der 1. Vorsitzende.
(5)
Im Übrigen haben die Mitglieder und Mitarbeiter des Vereins einen Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB für solche Aufwendungen, die ihnen durch die Tätigkeit für den Verein
entstanden sind. Hierzu gehören insbesondere Fahrtkosten, Reisekosten, Porto, Telefon und Kopier- und Druckkosten. Die Mitglieder und Mitarbeiter haben das Gebot der Sparsamkeit zu beachten.
Der Vorstand kann durch Beschluss im Rahmen der steuerrechtlichen Möglichkeiten Aufwandspauschalen festsetzen.
(6)
Der Anspruch auf Aufwendungsersatz kann nur innerhalb einer Frist von 3 Monaten nach seiner Entstehung geltend gemacht werden. Erstattungen werden nur gewährt, wenn die Aufwendungen mit prüffähigen
Belegen und Aufstellungen nachgewiesen werden.
(7)
Weitere Einzelheiten regelt die Finanzordnung des Vereins, die von der Mitgliederversammlung erlassen und geändert wird.
Und nachdem das nun alles geklärt ist, hier noch mein Tipp für Sie:
So kommen Sie souverän und rechtssicher durch die Kassenprüfung
Dem Kassenprüfer kommt im Vereinsleben eine wichtige Aufgabe zu. Doch einem frisch gewählten Kassenprüfer ist häufig nicht klar, welche Rechte und Pflichten er hat und wie er die Kassenprüfung
richtig organisieren soll. Was darf er prüfen? Was muss er prüfen? Wann muss er empfehlen, eine Entlastung zu verweigern? Welche Haftungsrisiken geht er ein?
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