Liebe Leserin, lieber Leser,

erst einmal herzlichen Dank für die positiven Reaktionen auf unsere komplett überarbeitete Seite vereinswelt.de, die ich Ihnen in den letzten beiden Ausgaben vorgestellt habe. Besonders der Bereich „Fragen & Antworten“ erfreut sich großer Beliebtheit, denn dort können Vereinsvorstände ihre Fragen stellen. Das ist im Vereinsalltag auch wichtig, denn schließlich müssen Sie als Vereinsvorstand Steuerfragen ebenso beantworten können wie Fragen zu: Gemeinnützigkeit, Mitgliedern, Beiträgen, und, und, und. Da ist es nie ein Fehler, sich einmal rück zu versichern, so wie es auch der Leser getan hat, der folgende Frage bei „Fragen & Antworten“ einstellte:

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Die Frage: Auf der letzten Mitgliederversammlung eines Schulfördervereins waren neben dem kompletten Vorstand nur 2 Mitglieder anwesend. Der Vorstand hätte entlastet und neu gewählt werden müssen. In der Satzung ist nicht festgelegt, dass eine Mindestanzahl an Mitgliedern anwesend sein muss. Kann der Vorstand entlastet bzw. neu gewählt werden?

Die Antwort: Grundvoraussetzung dafür, dass Wahlen durchgeführt, über Anträge abgestimmt oder Entlastung erteilt werden können, ist immer die „Beschlussfähigkeit“ der Versammlung. Weil dieser „Beschlussfähigkeit“ so eine außerordentliche Bedeutung zukommt, wird diese in den meisten Satzungen explizit geregelt.

Typisch ist etwa folgende Regelung:
Eine Versammlung ist beschlussunfähig, wenn der Versammlungsleiter – nach einem Antrag auf Überprüfung der Beschlussfähigkeit – feststellt, dass mehr als die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder nicht anwesend sind. Ist eine Versammlung aufgrund von Beschlussunfähigkeit aufgelöst worden, so ist innerhalb von 14 Tagen eine neue einzuberufen, wenn noch ausstehende Tagesordnungspunkte zu verabschieden sind.

Hierzu mein erster Tipp:
Wenn in der Satzung an die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung besondere Anforderungen gestellt werden, empfiehlt sich dringend Folgendes zu regeln: Falls die erste Mitgliederversammlung mangels ausreichender Teilnehmerzahl „platzt“, gilt eine weitere Mitgliederversammlung mit derselben Tagesordnung unter erleichterten Voraussetzungen als beschlussfähig.

Achtung:
Eine solche Regelung ist allerdings nur für den Fall wirksam, wenn die erste Mitgliederversammlung an der fehlenden Beschlussfähigkeit gescheitert ist. Konnte sie dagegen aus anderen Gründen nicht stattfinden, gelten für die weitere Mitgliederversammlung dieselben hohen Anforderungen wie für die erste Versammlung. Das ist etwa der Fall, wenn die erste Versammlung nicht stattfinden konnte, weil sie nicht ordnungsgemäß einberufen war.

Wichtig:
Bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit werden grundsätzlich nur die erschienenen und stimmberechtigten Mitglieder mitgezählt. Stimmberechtigt ist grundsätzlich jedes volljährige Mitglied. Vielfach sehen Vereinssatzungen vor, dass auch jugendliche Mitglieder ein Stimmrecht haben.

Doch was, wenn eine Satzungsregelung fehlt? Darauf zielt ja die eingestellte Frage unter www.vereinswelt.de ab.

Klare Antwort:
Jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist beschlussfähig. Entgegen einer weit verbreiteten Annahme ist es gesetzlich nämlich nicht vorgeschrieben, dass eine bestimmte Anzahl an Mitgliedern teilnehmen muss, damit Beschlussfähigkeit gegeben ist.

In diesem Zusammenhang noch ein wichtiger Hinweis:

Falls Ihre Satzung bestimmte Vorschriften zur Beschlussfähigkeit macht, achten Sie unbedingt auf Folgendes:

Ob die Mitgliederversammlung noch beschlussfähig ist, muss im Zweifel im Verlauf der Versammlung bei jeder Abstimmung neu festgestellt werden. Denn es reicht nicht, dass die Beschlussfähigkeit zu Beginn der Versammlung besteht. Sie muss auch noch zum Zeitpunkt der jeweiligen Abstimmung vorliegen. Insbesondere dadurch, dass Mitglieder die Versammlung verlassen, kann eine anfangs gegebene Beschlussfähigkeit verloren gehen. Im Klartext: Die Beschlussfähigkeit muss bei jeder Abstimmung noch gegeben sein und geprüft werden!

Ist die Frage damit beantwortet?

Ich denke schon. Aber gerade eben fällt mir eine weitere Frage ein, die ich als Chefredakteur des „Handbuch für den Vereinsvorsitzenden“ oft von meinen Lesern im Rahmen der Redaktionssprechstunde zu hören bekomme:

„Kann das Stimmrecht eigentlich übertragen werden?“

Klare Antwort:
Auch hier entscheidet Ihre Satzung. Denn: Die Ausübung des Stimmrechts ist ein höchstpersönliches Recht eines jeden Mitglieds. Folge: Es ist mit der Person des Mitglieds verbunden, und zwar untrennbar.

Aber:
Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass ein Mitglied sein Stimmrecht auch persönlich ausüben muss. Ganz im Gegenteil: Es kann Dritten eine Stimmvollmacht erteilen. Voraussetzung ist allerdings zwingend, dass dies in der Satzung ausdrücklich vorgesehen ist. Eine entsprechende Regelung in einer Vereinsordnung reicht nicht – und auch der Beschluss der Mitgliederversammlung, Stimmvollmachten zuzulassen, genügt nicht.

Tipp:
Es ist durchaus üblich die Modalitäten einer Stimmvollmacht detailliert zu bestimmen. Dazu gehört dann auch eine Regelung darüber, welchen Personen eine Stimmvollmacht erteilt werden darf.

Beispiele:
Die Satzung kann anordnen, dass nur andere Mitglieder als Bevollmächtigte auftreten dürfen und im Übrigen volljährig sein müssen. Ebenso kann geregelt werden, dass ausgeschlossenen Mitgliedern oder sonstigen Dritten, die nicht Mitglied des Vereins sind, eine Stimmvollmacht nicht erteilt werden darf.

Die Stimmvollmacht kann auch gegenständlich beschränkt werden:
Beispiel:
Die Stimmvollmacht wird auf bestimmte Mitgliederversammlungen oder Tagesordnungspunkte beschränkt.

Auch das ist möglich:
In der Vollmacht gibt das Mitglied vor, wie der Bevollmächtigte abzustimmen hat.

Doch weil ich gerade so schön dabei bin, habe ich mir heute für Sie gleich noch eine zweite Frage aus der Rubrik "Fragen & Antworten" von vereinswelt.de herausgepickt. Hier ist sie schon:

Rechenschaftsbericht mündlich oder schriftlich - wie sind die Regeln?

Die Frage: Ein vereinsinterner Kritiker spricht uns Vorstandsmitgliedern die Seriosität ab, weil ich meinen Bericht als Vorsitzender mündlich halte und nicht schriftlich vorlege. Muss der Bericht des Vorstands schriftlich abgefasst werden?

Die Antwort: Den Geschäftsbericht können Sie mündlich erstatten, sofern sich nicht aus der Satzung oder einer vereinsinternen Übung etwas anderes ergibt.

Den Rechenschaftsbericht – also die Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins in einem bestimmten Zeitraum – müssen Sie schriftlich erstellen aber mündlich abgeben. Näheres regelt die Satzung.

Bei größeren Vereinen kann die Satzung z. B. vorsehen, dass der Rechenschaftsbericht vom Steuerberater des Vereins erstellt wird. Enthält die Satzung keine näheren Bestimmungen über die Form des Rechenschaftsberichts, muss Ihre schriftliche Aufstellung folgenden Kriterien genügen:

• Es muss sich um eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben handeln. Das bloße Vorlegen der Einnahmen- und Ausgabenbelege ist keine Zusammenstellung in diesem Sinn. Eine „geordnete Zusammenstellung“ ist eine zweckmäßige und übersichtliche Aufgliederung in Abrechnungsposten.
• Die Einzelangaben und die Abrechnung als Ganzes müssen insgesamt klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein

Der Geschäftsbericht muss den Verlauf der Vereinstätigkeit und die Lage des Vereins darstellen. Dass er wahr, vollständig und verständlich sein muss, ist selbstverständlich. Durch den Geschäftsbericht sollen Sie als Vorstand alle Mitglieder über alle wichtigen Vorkommnisse im Berichtszeitraum informieren. Je nach Größe und Zuschnitt des Vereins gehören zu den „wichtigen Vorkommnissen“ z. B.:

• Zu- und Abgang von Mitgliedern
• Hat der Verein verschiedene Sparten: Berichte über die einzelnen Sparten
• Teilnahme an Veranstaltungen, Turnieren, Meisterschaften u. Ä., sowie die Ergebnisse
• Zusammenarbeit mit der Gemeinde oder Stadt
• Zusammenarbeit und/oder Beziehungen zum übergeordneten Verband
• Zusammenarbeit und/oder Beziehungen zu anderen Vereinen
• Vereinsveranstaltungen
• Abgeschlossene, laufende und zukünftige Projekte
• Ereignisse, die für den Verein günstig oder ungünstig waren
• Ggf. Bericht über laufende Vereinsgerichtsverfahren oder andere anhängige Gerichtsverfahren
• Abschluss und/oder Kündigung bedeutender Verträge, z. B. beim Wechsel des Pächters des Vereinsheims.

Wichtig:
Jedes Mitglied darf in einen schriftlichen Geschäftsbericht Einsicht nehmen. Es besteht aber keine Verpflichtung, jedem Mitglied ein Exemplar des Berichts auszuhändigen.

Muss ein schriftlicher Rechenschaftsbericht erstellt werden, ist der Vorstand verpflichtet, ihn in der Mitgliederversammlung zur Einsichtnahme bereitzuhalten und jedem Mitglied, das Einsicht nehmen will, diese zu gewähren. Der Verein kann sich aber auch entscheiden, den Rechenschaftsbericht jedem einzelnen Mitglied vor der Mitgliederversammlung in schriftlicher Form zur Verfügung zu stellen. Dies ist eine Frage der Mitgliederzahl und der durch die Information entstehenden Kosten.

Hier gibt es nur eine „entweder/oder“-Haltung:
Entweder alle Mitglieder erhalten den Rechenschaftsbericht vor der Mitgliederversammlung schriftlich oder keines der Mitglieder. Ausnahmen dürfen nur in Bezug auf die Vorstandsmitglieder, Schatzmeister und Kassenprüfer gemacht werden.

Und damit bin ich dann auch schon am Ende dieser Ausgabe angekommen. Hier noch ein wichtiger Tipp für Sie:

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