Grundsätzlich können nur Geld- oder Sachzuwendungen als Spenden steuerlich berücksichtigt werden. Die Abzugsfähigkeit von Nutzungen und Leistungen ist generell ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt allerdings dann, wenn jemand auf den Ersatz von Aufwendungen verzichtet, die ihm zustehen. Zu den in der Vereinspraxis üblicherweise erstattungsfähigen Aufwendungen gehören insbesondere:

• Fahrtkosten (z. B. Tagungen, Training, Wettkämpfe),
• Internetkosten,
• Kosten für Arbeitskleidung (z. B. Schiedsrichter),
• Kosten für Büromaterial,
• Portokosten,
• Telefaxgebühren,
• Telefongebühren,
• Übernachtungskosten, 
• Verpflegungsmehraufwendungen.

Der Verzicht auf Aufwendungsersatz ist eine Spende, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen: Der Spender muss einen Anspruch auf Vergütung oder Aufwendungsersatz durch einen Vertrag, die Satzung oder einen rechtsgültigen Vorstandsbeschluss haben und darauf verzichten. Der Anspruch darf nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt worden sein.

Außerdem muss der Aufwendungsersatz angemessen sein. Auch darf es sich bei den Aufwendungen nicht um eine Arbeitsleistung handeln. Ebenso wenig dürfen die Aufwendungen in der Nutzung von Wirtschaftsgütern bestehen. Der Verein muss finanziell in der Lage sein, die Aufwendungsersatzansprüche befriedigen zu können.

Wichtig: Zwingend notwenig ist, dass Sie in Ihrem Verein ordnungsgemäße Aufwendungen führen, sodass sich die Aufwendungsersatzansprüche jederzeit einwandfrei feststellen lassen. Nur dann können die Zahlungsansprüche ausgebucht werden.