Was Sie den Mitgliedern wann und wie mitteilen müssen

In dem einen Verein möchte ein Vereinsmitglied unbedingt über die Kassenlage des Vereins eine detaillierte Auskunft vom Vorstand bekommen, in dem anderen kommt es im Zuge der Mitgliederversammlung zu einem Disput über die Auftragsvergabe beim Einkauf von Vereinsbedarf. In dieser und in ähnlichen Situationen stehen Sie als Vereinsvorsitzender vor der Frage: Welche Auskünfte dürfen oder müssen Sie den anfragenden Mitgliedern geben und welche nicht? Hier sind die Antworten zum Thema Auskunftsrechte für Sie.

Auskunftsverpflichtung in der Mitgliederversammlung

Ihrem Rechenschaftsbericht kommt grundsätzliche Bedeutung zu, ebenso dem Bericht des Schatzmeisters. Beide Berichte zusammen dienen nämlich dazu, den Mitgliedern einen aktuellen Stand über die Vereinsentwicklung und Ihre Tätigkeit als Vorstand zu geben. Sie sind kraft Ihres Amtes verpflichtet, die Vereinsmitglieder so zu informieren, dass diese in der Lage sind, Ihre Geschäftsführung und Vorstandsarbeit sachgerecht beurteilen zu können.
Das ist auch wichtig, denn: Aufgrund Ihres Berichts erteilt die Mitgliederversammlung Ihnen Entlastung. Auf Punkte, die Sie verschwiegen haben und die der Mitgliederversammlung damit nicht bekannt sind, erstreckt sich die Entlastung ausdrücklich nicht!

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Damit gehören diese Punkte auch in Ihren Rechenschaftsbericht:
  • Zu- und Abgang von Mitgliedern,
  • Auskunft über alle Vereinsaktivitäten
    und -projekte,
  • Klarstellung der finanziellen Situation
    des Vereins,
  • ausführliche Informationen über die
    Mittelverwendung,
  • Entwicklung der Mitgliederfluktuation,
  • geplante Kooperationen mit anderen
    Vereinen oder Verbänden,
  • geplante Investitionsvorhaben.
Können Sie die Auskunft verweigern?

Doch was ist, wenn Mitglieder Auskünfte verlangen oder einfordern, die Sie nicht geben können oder wollen? Grundsätzlich gilt: Sie als Vereinsvorstand entscheiden, ob Sie der Mitgliederversammlung eine bestimmte Frage beantworten oder nicht. Wenn die Mitgliederversammlung Sie zum Beispiel per Beschluss zur Beantwortung einer Frage zwingen will, müssen Sie diesem Beschluss nicht Folge leisten.
Aber: Die Gerichte sind auf Verlangen der Mitgliederversammlung zur uneingeschränkten Nachprüfung berechtigt, wenn Sie als Vorsitzender eine Auskunft in der Mitgliederversammlung verweigern. Sie müssen vor Gericht also stichhaltig begründen können, warum Sie nicht bereit sind, eine bestimmte Auskunft zu erteilen.

So sieht es in der Praxis aus

Angenommen, Sie wollen zu einer bestimmten Frage in der Mitgliederversammlung keine Auskunft geben. In diesem Fall kann die Mitgliederversammlung das entweder hinnehmen oder einen Beschluss fassen, etwa so: „Wir beschließen, dass Sie jetzt Auskunft zu diesem Punkt geben müssen!“
Geben Sie dann immer noch nicht nach, kann die Versammlung beschließen, diese Auskunftsrechte gerichtlich durchzusetzen, und ein Mitglied beauftragen, im Namen der Mitgliederversammlung ein entsprechendes Verfahren einzuleiten. Möglicherweise wird auch beschlossen, ein Amtsenthebungsverfahren gegen Sie einzuleiten.
Das geht allerdings nicht spontan. Die Mitgliederversammlung kann zunächst nur beschließen, dass eine außerordentliche Mitgliederversammlung mit dem TOP „Abberufung des Vorstands“ oder „Abberufung des Vorstandsvorsitzenden Friderich Müller“ einberufen wird. Erst auf dieser Versammlung kann dann über den entsprechenden TOP beraten und abgestimmt werden.

Was tun Sie, wenn Sie antworten möchten, aber nicht können?

Auch das kommt vor: Ihnen wird in der Mitgliederversammlung eine Frage gestellt, die Sie spontan nicht beantworten können, zum Beispiel weil Ihnen zur Beantwortung wichtige Unterlagen fehlen. In diesem Fall empfehle ich Ihnen, dies offen zu sagen und eine spätere Beantwortung anzubieten. Dann können die Mitglieder außerdem immer noch einen Beschluss fassen, der Sie bzw. den Vorstand verpflichtet, die Mitglieder über den betreffenden Sachverhalt nachträglich per Rundschreiben, E-Mail usw. zu informieren. Dabei muss aber gewährleistet sein, dass alle Mitglieder Kenntnis von Ihrem Schreiben erhalten.

Auskunftsrechte Einzelner außerhalb der Versammlung

In der Redaktionssprechstunde wird häufig die Frage gestellt: „Muss ich auch einzelnen Mitgliedern gegenüber Auskunft geben?“ Die grundsätzliche Antwort lautet: Nein. Das ist auch der Grundsatz, der sich in der Rechtsprechung herausgestellt hat. Denn Auskunft erteilen Sie grundsätzlich in und gegenüber der Mitgliederversammlung.
Fordert ein Mitglied also eine Information von Ihnen ein, die Gegenstand einer Beratung oder Beschlussfassung der Mitgliederversammlung ist, brauchen Sie keine Auskunft zu geben. Denn als Vorstand sind Sie der Mitgliederversammlung gegenüber ohnehin auskunftsverpflichtet. Schließlich ist jedes Vereinsmitglied berechtigt, in der Mitgliederversammlung entsprechende Fragen zu stellen.
Allerdings gibt es Ausnahmefälle, in denen einzelne oder mehrere Vereinsmitglieder auch außerhalb der Mitgliederversammlung Auskunftsrechte haben. Eine solche Ausnahme gilt, wenn die Mitglieder ein berechtigtes Interesse nachweisen können oder wenn Sie zum Beispiel ihre Mitgliedschaftsrechte oder ihre Mitgliedschaftspflichten nur nach vorheriger Unterrichtung durch die Vereinsführung wahrnehmen können.

Beispiel 1: Einzelne Mitglieder erwägen die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung. Dies ist jedoch per Satzung in der Regel an ein bestimmtes Mindestquotum gebunden.

Wenn diese einzelnen Mitglieder die exakte Zahl der Vereinsmitglieder nicht wissen, müssen Sie ihnen in diesem Fall die genaue Zahl nennen. Die Mitglieder haben auch Anspruch darauf, die Adressen der anderen Mitglieder von Ihnen zu erhalten, um sie entsprechend anschreiben oder kontaktieren zu können.

Beispiel 2: Einzelne Mitglieder hegen berechtigte Zweifel, dass sie jährlich einen höheren Mitgliedsbeitrag zahlen müssen als andere gleichberechtigte Mitglieder.

Auch in diesem Fall müssen Sie Einsicht in die Unterlagen gewähren. Die Fälle, in denen einzelne Mitglieder wirklich ein berechtigtes Interesse nachweisen können, werden aber eher die Ausnahme sein.

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