Das bedeutet die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung für Ihren Verein!

Das sind die Fakten, an denen rund um die EU-Datenschutz-Grundverordnung DSVGO kein Verein vorbeikommt:

  • Stichtag: 25.5.2018.
  • Übergangsfrist: keine.
  • Bußgelder: 50.000 Euro und aufwärts …

Die Verordnung bezieht sich auf alle personenbezogene Daten. Daten also, die Auskunft geben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse eines Menschen, in Ihrem Verein also Ihrer Mitglieder, Spender, Gönnern usw.

So wissen Sie beispielsweise, wann jemand in Ihren Verein eingetreten ist, wo er wohnt, wie und wo er erreichbar ist, an welchen Veranstaltungen er teilgenommen und welche Angebote des Vereins er bislang genutzt hat …

All das sind personenbezogene Daten, die der Gesetzgeber für besonders schützenswert hält – und deshalb diejenigen, die solche Daten erheben und speichern, besonders in die Pflicht nimmt.

Meine Empfehlung:

Gehen Sie mit Ihren Vorstandskollegen KURZFRISTIG durch, wo überall im Verein Daten anfallen und erhoben werden – und auch, wer alles auf diese Daten Zugriff hat. Machen Sie ein Ablaufdiagramm – zum Beispiel wenn es um die Frage geht, wann, wie und von wem Mitgliederdaten nach Eingang des Aufnahmeantrags erfasst, gespeichert und später bearbeitet werden – und von wem. Notieren Sie auch, wer welche Zugriffsrechte hat und wie die Daten (z.B. durch wechselnde Passwörter) geschützt werden.

Diese Arbeit bleibt Ihnen so oder so nicht erspart, da Mitglieder Auskunft darüber verlangen dürfen, welche Daten über sie gespeichert werden und wie – und wer Zugriff auf diese Daten hat.

Tipp:

Nutzen Sie diese Aufstellung, die Sie gemeinsam im Vorstand erarbeiten, um „aufzuräumen“ und die Abläufe zu straffen. So wenig Personen wie möglich sollen Zugriff auf personenbezogene Daten haben – und es ist sicherlich nicht erforderlich, dass alle Vorstandsmitglieder auf alle Daten immer zugreifen können.

Um es klar zu sagen:

Mit der DSGVO werden die Rechte Betroffener deutlich gestärkt. Die DSGVO betont ausdrücklich das Recht des Betroffenen auf Auskunft. Er muss darüber informiert werden, in welchem Umfang Daten von ihm gespeichert sind.

So haben Betroffene ein Recht auf Auskunft über die über sie gespeicherten Daten. Zudem steht Betroffenen das Recht auf kostenlose Überlassung einer Kopie der personenbezogenen Daten zu. Stellt ein Mitglied fest, dass die gespeicherten Daten nicht korrekt sind, hat es ein Recht auf Berichtigung (beispielsweise Namensänderung).

Und nicht vergessen:

Der Datenschutz bezieht sich auf das

  • Erheben,
  • Speichern,
  • Verändern,
  • Übermitteln,
  • Sperren,
  • Löschen und
  • Nutzen

von Daten.

Datenschutz im Verein
Datenschutz im Verein

Erfahren Sie hier, wie Sie sich vor Datenschutz-Fallen schützen können!