Machen Sie nicht diese Fehler bei der Einladung zur Jahreshauptversammlung

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In einem Kulturverein war geregelt, dass die Einladung zur Jahreshauptversammlung nur durch den 1. Vorsitzenden erfolgt – doch aus Termingründen lud im vergangenen Jahr der zweite Vorsitzende ein. Dumm gelaufen: Denn als auf dieser Mitgliederversammlung der Beschluss über Beitragserhöhungen fiel, nutzte ein Mitglied diesen „Ladungsfehler“ aus, um den Beschluss rückgängig zu machen.

Wenn jemand anderes, als der in der Satzung Genannte die Einladung der Mitgliederversammlung übernimmt, sind alle Beschlüsse, die auf dieser Mitgliederversammlung gefasst wurden, nichtig. Konsequenz: Sie dürfen von Ihnen als Vorstand nicht vollzogen werden! So vermeiden Sie Fehler bei der Einladung und beugen so diesen unbequemen Konsequenzen vor: 

Wer lädt ein, wenn die Satzung keine Vorgaben für die Einladung zur Jahreshauptversammlung macht?

In diesem Fall ist der „Hauptvorstand“ des Vereins, sprich der BGB-Vorstand für die Einladung zuständig. Er muss dann aber beachten, dass eine „vertretungsberechtigte Zahl“ von Vorstandsmitgliedern einlädt. Wer den Verein wie nach außen vertritt, ist wiederum zwingend in der Satzung geregelt.

Wie kann man zur Mitgliederversammlung einladen?

Auch hier sind Sie als Vorstand (bzw. das einladende Organ) streng an die Vorschriften der Satzung gebunden. Denn §58 Nr. 4 BGB schreibt zwingend vor, dass eine Vereinssatzung die Form der Einladung regelt. Konsequenz: Was in der Satzung steht, ist maßgeblich.

Zum Glück aber haben die Väter des Grundgesetzes darauf verzichtet vorzuschreiben, in welcher Form der Verein einladen muss. Das heißt: Hier hat jeder Verein breiten Gestaltungsspielraum – um zum Beispiel bei einer anstehenden Satzungsänderung neue Formen der Einladung möglich zu machen. Wichtig dabei ist aber eines: Sie müssen dabei eine Form wählen, die es jedem Mitglied des Vereins ermöglicht, von der anstehenden Mitgliederversammlung rechtzeitig zu erfahren! Was heißt das genau? Brief, Rundschreiben, Fax und E-Mail sind erlaubt. Ebenso wie ein Aushang am Schwarzen Brett und die Veröffentlichung in der Vereinszeitung. Aber: Mitglieder, die beispielsweise keine E-Mail-Adresse haben, müssen auf anderem Weg benachrichtigt werden. So lange Ihre Satzung zum Beispiel nur Brief oder nur Veröffentlichung am Schwarzen Brett vorsieht, dürfen Sie jetzt nicht alternativ nur per E-Mail einladen.

Welche Frist gilt für die Einladung zur Mitgliederversammlung?

Hier hat der Gesetzgeber ebenfalls keine Vorgaben gemacht. Doch die Rechtsprechung verlangt, dass eine „angemessene Frist“ von Ihnen eingehalten wird. Falls Ihre Satzung keine konkrete Frist benennt, dann sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie mindestens zwei Wochen vorher einladen.

Achtung: Gelegentlich wird in Satzungen eine konkrete Frist genannt. Zum Beispiel: „Die Einladung muss mindestens 20 Tage vor der Mitgliederversammlung erfolgen“ oder ähnliches. Dann müssen Sie beim Postversand auf eine wichtige Falle achten: Entscheidend für die Einhaltung der Frist ist nicht der Tag der Absendung (also das Datum des Poststempels), sondern der Tag, an dem die Einladung den Mitgliedern zugeht. Folge: Sie müssen den „normalen“ Postlauf (1 bis 2 Tage) berücksichtigen!

Und nicht vergessen: Ohne Tagesordnung geht es nicht!

Ihre Mitglieder müssen rechtzeitig wissen, worum es auf der Jahreshauptversammlung geht, damit sie sich auf die Versammlung vorbereiten und insbesondere notwendige Informationen einholen können. Deshalb muss der Einladung zur Jahreshauptversammlung die Tagesordnung beigefügt sein.

Haben Mitglieder beantragt, bestimmte Beschlussgegenstände auf die Tagesordnung zu setzen (so genannte Sachanträge), müssen Sie im Vorstand prüfen und entscheiden, ob den Anträgen stattgegeben wird. Eventuell sind hier noch Rücksprachen mit den betreffenden Mitgliedern erforderlich, um den Sachverhalt oder beispielsweise auch den Hintergrund für den Antrag zu klären. Ebenso kann es erforderlich sein, dazu noch rechtlichen Rat einzuholen.

Achten Sie auf Ihre Satzungsregelungen!

Sie können in der Satzung regeln, dass nur solche Sachanträge berücksichtigt werden, die innerhalb einer bestimmten Frist vor der Mitgliederversammlung gestellt worden sind. Ebenso kann die Satzung vorsehen, dass die Sachanträge schriftlich gestellt werden müssen.

Wichtig: In der Satzung kann geregelt werden, dass selbst nach Bekanntgabe der Tagesordnung noch zusätzliche Sachanträge zulässig sind. Solche Anträge werden als Dringlichkeitsanträge bezeichnet.

Achtung: Machen Sie von der Zulassung von Dringlichkeitsanträgen nur sehr zurückhaltend Gebrauch. Denn die Zulassung solcher Anträge geht zulasten der Mitglieder, die von der neuen Situation überrascht werden und oft kaum in der Lage sind, über die zusätzlichen Anträge verantwortlich abzustimmen. Wenn Dringlichkeitsanträge nach der Satzung überhaupt zulässig sind, dann sollten sie zumindest für solche Beschlussgegenstände ausgeschlossen werden, die für den Verein von grundlegender Bedeutung sind. Beispiele dafür sind Satzungsänderungen, Beitragserhöhungen oder Vorstandswahlen.

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