Dieser Fehler in der Einladung kostet Sie Kopf und Kragen

Jedes Jahr, wenn in vielen Vereinen die Jahreshauptversammlung ansteht, kommt diese Frage wieder auf: „Wie gestalten wir die Einladung in Zeiten des Internets richtig?“

Dahinter verbirgt sich dann meist die Frage: „Dürfen wir auch via Internet zur Mitgliederversammlung einladen – auch wenn dazu nichts in der Satzung steht?“
Denn genau das ist der Haken an der Sache: Was die Form der Einladung betrifft (und auch die Terminierung!), so sind Sie als „einladendes Organ“ an die Vorgaben der Satzung gebunden.

Dummerweise sehen viele alte Satzungen vor, dass die Einladung durch „Veröffentlichung in der Zeitung XYZ“ zu erfolgen hat. Nun gibt es in manchen Fällen die Zeitung XYZ gar nicht mehr. Und in anderen Fällen verlangt die Zeitung, die den Terminhinweis zur Mitgliederversammlung jahrelang kostenlos gebracht hat, nun plötzlich Geld dafür. Ein Aufwand, den sich manche Vereine nicht leisten können – oder nicht leisten wollen.

Nun, wie schaut es denn in solchen Fällen aus? Das ist diese Frage, der ich in dieser Ausgabe Ihres vereinswelt-Newsletters einmal nachgehen möchte. Doch der Reihe nach:

Haben Sie sich eigentlich je gefragt, ob bei Ihnen überhaupt der richtige Mann oder die richtige Frau zur Mitgliederversammlung einlädt?

Die Frage mag Ihnen auf den ersten Blick ein wenig komisch vorkommen. Doch ein Fall, den ich selber erlebt habe, zeigt, wie wichtig auch hier der Blick in die Satzung ist!

In einem Kulturverein war geregelt, dass die Einladung zur Mitgliederversammlung nur durch den 1. Vorsitzenden erfolgt. Aus Termingründen lud im vergangenen Jahr der zweite Vorsitzende ein. Dumm gelaufen. Denn als auf dieser Mitgliederversammlung der Beschluss über Beitragserhöhungen fiel, nutzte ein Mitglied diesen „Ladungsfehler“ aus, um den Beschluss rückgängig zu machen. Denn:

  • Wenn jemand anderes, als der in der Satzung genannte zur Mitgliederversammlung einlädt, sind alle Beschlüsse, die auf dieser Mitgliederversammlung gefasst wurden, nichtig. Konsequenz: Sie dürfen von Ihnen als Vorstand nicht vollzogen werden!

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Wer aber lädt ein, wenn die Satzung hierfür keine Vorgaben macht?

In diesem Fall ist der „Hauptvorstand“ des Vereins, sprich der BGB-Vorstand für die Einladung zu-ständig. Er muss dann aber beachten, dass eine „vertretungsberechtigte Zahl“ von Vorstandsmitgliedern einlädt. Wer den Verein wie nach außen vertritt, ist wiederum zwingend in der Satzung geregelt.

Eine weitere, entscheidende Frage im Vereinsleben lautet:

„Wie können wir zur Mitgliederversammlung einladen?“

Auch hier sind sie als Vorstand (bzw. das einladende Organ) streng an die Vorschriften der Satzung gebunden. Denn § 58 Nr. 4 BGB schreibt zwingend vor, dass eine Vereinssatzung die Form der Einladung regelt. Konsequenz: Was in der Satzung steht, ist maßgeblich.

Zum Glück aber haben die Väter des Grundgesetzes darauf verzichtet vorzuschreiben, in welcher Form der Verein einladen muss. Das heißt: Hier hat jeder Verein breiten Gestaltungsspielraum – um zum Beispiel bei einer anstehenden Satzungsänderung neue Formen der Einladung möglich zu machen. Wichtig dabei ist aber eines:

Sie müssen dabei eine Form wählen, die es jedem Mitglied des Vereins ermöglichst, von der anstehenden Mitgliederversammlung rechtzeitig zu erfahren! Was heißt das genau?

Brief, Rundschreiben, Fax und E-Mail sind erlaubt. Ebenso wie ein Aushang am Schwarzen Brett und die Veröffentlichung in der Vereinszeitung. Aber: Mitglieder, die beispielsweise keine E-Mail-Adresse haben, müssen auf anderem Weg benachrichtigt werden. Doch noch einmal: So lange Ihre Satzung zum Beispiel nur Brief oder nur Veröffentlichung am Schwarzen Brett vorsieht, dürfen Sie jetzt nicht alternativ nur per E-Mail einladen.

Und welche Frist gilt für die Einladung?

Hier hat der Gesetzgeber ebenfalls keine Vorgaben gemacht. Doch die Rechtsprechung verlangt, dass eine „angemessene Frist“ von Ihnen eingehalten wird. Falls Ihre Satzung keine konkrete Frist benennt, dann sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie mindestens zwei Wochen vorher einladen.

Achtung:
Gelegentlich wird in Satzungen eine konkrete Frist genannt. Zum Beispiel: „Die Einladung muss mindestens 20 Tage vor der Mitgliederversammlung erfolgen“ oder ähnliches. Dann müssen Sie beim Postversand auf eine wichtige Falle achten: Entscheidend für die Einhaltung der Frist ist nämlich nicht der Tag der Absendung (also das Datum des Poststempels), sondern der Tag, an dem die Einladung den Mitgliedern zugeht. Folge: Sie müssen den „normalen“ Postlauf (1 bis 2 Tage) berücksichtigen!

Und nicht vergessen: Ohne Tagesordnung geht es nicht!

Ihre Mitglieder müssen rechtzeitig wissen, „worum es auf der Jahreshauptversammlung geht“. Damit sie sich auf die Versammlung vorbereiten und insbesondere notwendige Informationen einholen können. Deshalb muss der Einladung zur Jahreshauptversammlung die Tagesordnung beigefügt sein.

Haben Mitglieder beantragt, bestimmte Beschlussgegenstände auf die Tagesordnung zu setzen (so genannte Sachanträge), müssen Sie im Vorstand prüfen und entscheiden, ob den Anträgen stattgegeben wird. Eventuell sind hier noch Rücksprachen mit den betreffenden Mitgliedern erforderlich, um den Sachverhalt oder beispielsweise auch den Hintergrund für den Antrag zu klären. Ebenso kann es erforderlich sein, dazu noch rechtlichen Rat einzuholen.

Tipp:
Sie können in der Satzung regeln, dass nur solche Sachanträge berücksichtigt werden, die innerhalb einer bestimmten Frist vor der Mitgliederversammlung gestellt worden sind. Ebenso kann die Satzung vorsehen, dass die Sachanträge schriftlich gestellt werden müssen.

Aber auch das ist möglich: In der Satzung kann geregelt werden, dass selbst nach Bekanntgabe der Tagesordnung noch zusätzliche Sachanträge zulässig sind. Solche Anträge werden als Dringlichkeits-anträge bezeichnet.

Machen Sie von der Zulassung von Dringlichkeitsanträgen nur sehr zurückhaltend Gebrauch. Denn die Zulassung solcher Anträge geht zulasten der Mitglieder, die von der neuen Situation überrascht werden und oft kaum in der Lage sind, über die zusätzlichen Anträge verantwortlich abzustimmen. Wenn Dringlichkeitsanträge nach der Satzung überhaupt zulässig sind, dann sollten sie zumindest für solche Beschlussgegenstände ausgeschlossen werden, die für den Verein von grundlegender Bedeutung sind.

Beispiele: Satzungsänderung, Beitragserhöhung, Vorstandswahlen.

Demgegenüber können so genannte Verfahrensanträge jederzeit gestellt werden, vor allem auch noch während der Jahreshauptversammlung. Denn es handelt sich um Anträge, die den Verfahrensablauf betreffen. Solche Anträge müssen in der Tagesordnung nicht angekündigt werden und können es meist auch gar nicht.

Tipp: Allerdings müssen Sie nur solche Verfahrensanträge eines Mitglieds zulassen, die tatsächlich auch in einem inneren Zusammenhang zu einem Tagesordnungspunkt stehen. Beispiel: Ein Mitglied beantragt, die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte zu ändern oder die Redezeit zu begrenzen.

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