Hallo,
Ihre Frage kann ich, so wie sie gestellt ist, nur folgendermaßen beantworten.
Nach § 5 BDSG sollten die mit der Verarbeitung der Mitgliederdaten betrauten Personen schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet werden.
Und außerdem: wenn mehr als vier Mitarbeiter oder ehrenamtliche Vereinsmitglieder mit der automatisierten Verarbeitung personenbesogener Daten beschäftigt werden, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen (§4f BDSG)
Zur Vermeidung einer Interesenkollision dürfen die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten nicht vom Vereinsvorstand wahrgenommen werden.
Das sind die rechtlichen Vorgaben. nach denen Sie sich richten müssen.
Einen Vordruck gibt es, nach meinen Infos, nicht.
Gruß
mops