Mitgliederversammlung ohne gesonderte Einladung möglich?

  • Dieses Thema hat 3 Antworten und 2 Teilnehmer, und wurde zuletzt aktualisiert vor 6 days, 19 hours von  Tom.
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    Guten Tag,

    in unserem Verein ist es seit Jahren üblich, dass sich die Mitglieder einmal im Monat (fester Wochentag&Uhrzeit, jeweils erste Woche im Monat, sofern kein Feiertag) zu einer Versammlung treffen. Der Vorstand informiert die Mitglieder über neue Entwicklungen und es wird gemeinsam über die weitere Entwicklung des Vereins diskutiert und abgestimmt.
    Wenn es besonders wichtige Themen zu besprechen gibt erfolgt eine gesonderte Einladung/Erinnerung (per E-Mail), wenn es sich nur um gewöhnliche Tagesgeschäfte handelt wird diese auch schon mal ausgelassen.
    Im Prinzip handelt es sich um eine normale Mitgliederversammlung, nur dass diese mehr oder weniger inoffiziell ist, da keine gesonderte Satzungsgrundlage besteht.

    Nun steht für die nächsten Jahre an, die mehrere Jahrzehnte alte Satzung neu zu fassen. Wir sind da noch ganz am Anfang, aber es kam sozusagen die Frage auf, ob wir diese Versammlungen nicht auch offiziell hineinschreiben sollten.
    Prinzipiell ist die Frage nun: Die Satzung muss ja Angaben zur Form und Frist der Einladung zu einer Mitgliederversammlung enthalten. Wäre eine „es erfolgt keine gesonderte Einladung“-Regelung zulässig, wenn Zeit und Ort ohnehin bereits in der Satzung vorgeschrieben und somit für alle Mitglieder offensichtlich sind?

    Desweiteren noch eine grundsätzliche Frage zum Thema „Form und Frist“: Laut meinen Recherchen im Netz ist es wohl kein Problem, wenn eine Einladung per E-Mail als Form festgeschrieben wird. Aber wie verhält es sich, wenn dies nicht ganz so klar formuliert wird? Unsere aktuell gültige Satzung (die wie gesagt bereits Jahrzehnte alt ist) enthält lediglich die Formulierung „Der Vorstand lädt […] schriftlich mit Angabe der Tagesordnung zur Mitgliederversammlung ein.“ Genügt diese Formulierung überhaupt der Anforderung die Form? Die Einladungen zu den Jahreshauptversammlungen der letzten Jahre hat immer per Mail erfolgt.
    Was die Frist angeht, so habe ich quasi überall, wo ich nachgesehen habe, gelesen, dass eine Frist von zwei Wochen für Mitgliederversammlungen best-practice wäre. Als Minimum wurde an einer Stelle eine Frist von einer Woche genannt, mit dem Hinweis, dass die Frist sich an der Mitgliederstruktur orientieren sollte, also ein bundesweit tätiger Verein eine deutlich längere Frist angeben sollte, als einer, dessen Mitglieder alle innerhalb eines Ortes wohnen. Ich konnte jedoch nirgends eine verlässliche Angabe darüber finden, ob es eine gesetzlich vorgeschriebene Mindest-Frist gibt, die nicht unterschritten werden darf. Ich fand lediglich die Information, dass die Frist es den Mitgliedern ermöglichen muss sich angemessen auf die betreffende Veranstaltung vorzubereiten, also sowohl organisatorisch (Termin freischaufeln, Anreise organisieren etc.) als auch inhaltlich (Tagesordnung prüfen, sich eine Meinung zu den Themen bilden).
    Wenn ich jetzt also nochmal eine Versammlung annehme, die ohnehin regelmäßig und nachvollziehbar stattfindet (da fällt der organisatorische Vorbereitungsteil ja schon mal weg) und zu der per E-Mail eingeladen wird, wäre dann auch eine Einladungsfrist von deutlich unter einer Woche zulässig?

    Tom Tom

    Zu jeder ordentlichen Mitgliederversammlung ist satzungsgemäß und fristgerecht einzuladen.
    Darüber hinaus können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn der Beschlussgegenstand auch in der Einladung detailliert aufgeführt wurde und die MV auch, anhand der Erschienenen beschlussfähig ist. Dazu müsste aber näheres in der Satzung stehen.
    Jeden Monat eine MV? Befürchte da werden die Mitglieder schnell überdrüssig.

    Wir haben zzt. auch jeweils zum 1. Quartal (Jahreshauptversammlung) und im 4. Quartal eine Mitgliederversammlung. Da im 4. Quartal kaum Mitglieder erscheinen, sind wir am überlegen uns auf die MV im 1. Quartal zu beschränken. Dort wir der Jahresbericht, Kassenbericht und Bericht der Kassenprüfer vorgelegt.

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    Die Sache ist ja, dass es faktisch bereits seit Jahren so ist, dass die monatliche Versammlung stattfindet und dort auch Entscheidungen zum weiteren Kurs des Vereins getroffen werden. Aus rechtlicher Sicht ist das bisher halt nur inoffiziell, da die entsprechenden Treffen keine Satzungsgrundlage haben. Daher eben die Frage, ob es nicht sinnvoller wäre das auch offiziell zu regeln.

    Tom Tom

    Sorry, aber wenn auf den monatlichen Versammlungen Beschlüsse gefasst werden, ohne dass diese auf einer Einladung genau bezeichnet wurden (BGB §32 Abs. 1, Satz 2), sind diese Beschlüsse vom Grundsatz her alle nichtig. Sie können von Glück sprechen, das dies noch keiner dem Registergericht gesteckt hat. Das würde alle Beschlüsse sofort für nichtig erklären.
    Es ist allemal sinnvoll solche Treffen einen offiziellen Charakter zugeben und in der Satzung zu verankern. Aber auch denn sind, sollten Beschlüsse gefasst werden entsprechende Einladung mit denen des Beschlussgegenstandes zu versenden.

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