Wenn etwas wegkommt, haben Sie ein Problem.
Ansonsten wird es in Unternehmen und Organisationen im Prinzip auch so gemacht. Es gibt einen oder mehrere Postverantwortliche, die diese empfangen und in die Abteilungen bzw. zu Personen weiterleiten. Sofern sie die Post auch schon öffnen, sollten sie auf jeden Fall eine Erklärung unterschreiben, dass sie das Briefgeheimnis strikt einhalten. Es sollte auch gewährleistet sein, dass kein Unbefugter an die Post heran kommt.
Ansonsten ist es Ihrer Fantasie überlassen und natürlich auch von den konkreten Gegebenheiten in Ihrem Verein abhängig, wie Sie das organisieren. Manchmal ist es vielleicht auch ganz gut, wenn man nicht in allem gleich ein Problem sieht.
H. Baumann
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