Kassenwart

Funktionsträger Kassenwart

Der Kassenwart gehört in der Vereinspraxis zu den wichtigsten Funktionsträgern.

Abhängig von der Vereinsgröße und -struktur umfassen die Aufgaben des Kassenwarts insbesondere folgende Tätigkeiten:

  • Führung der Vereinskasse,
  • Abwicklung oder Delegation des Zahlungsverkehrs,
  • Berichte über Finanz- und Vermögenslage,
  • Erstellung der Steuererklärung,
  • Einnahmen- und Ausgabenverwaltung,
  • Verantwortung für die Buchführung.

Wird dem Kassenwart von der Mitgliederversammlung Entlastung erteilt, können Schadenersatzansprüche gegen ihn nicht mehr geltend gemacht werden. Allerdings kann nur eine richtig und vollständig informierte Mitgliederversammlung die Entlastung des Kassenwarts beschließen.

Wichtig: Beachten Sie aber eine äußerst wichtige Einschränkung dieser Entlastungsgrundsätze: Die Mitgliederversammlung kann selbstverständlich dem Kassenwart Ihres Vereins nur dann Entlastung erteilen, wenn sie weiß, worüber diese erfolgen soll. Über Vorgänge, die der Mitgliederversammlung unbekannt sind, kann diese natürlich auch keine Entlastung erteilen.

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Fehlerhafte Buchführung ist Grund zur Abberufung

Gehört der Kassenwart dem Vorstand an, besteht ein wichtiger Grund für seine Abberufung immer dann, wenn es infolge grober Fahrlässigkeit zu Unstimmigkeiten in der Buchführung oder Fehlbeständen in der Vereinskasse kommt. Denn in diesen Fällen ist das Vertrauensverhältnis zerstört und es ist regelmäßig auch nicht zu erwarten, dass es wiederhergestellt werden kann. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Kassenwart pflichtwidrig oder schuldhaft gehandelt hat. Ebenso ist unerheblich, ob dem Verein bereits ein Schaden entstanden ist.

Im Hinblick auf die haftungsbefreiende Wirkung der Entlastung des Kassenwarts ist dabei also von erheblicher Bedeutung, ob eine Kassenprüfung durchgeführt wurde oder nicht.

Fall 1: Kassenprüfung findet statt

Hat ein Kassenprüfer die Richtigkeit und Vollständigkeit von Kasse und Rechnungswesen bestätigt und wird dem Kassenwart daraufhin Entlastung seitens der Mitgliederversammlung erteilt, können auch dann keine Ansprüche mehr gegen ihn geltend gemacht werden, wenn sich nachträglich Fehler in der Kassenführung herausstellen.

Praxis-Tipp: In einem derartigen Fall können Sie aber etwaige Schadensersatzansprüche gegen den oder die Kassenprüfer geltend machen.

Fall 2: Kassenprüfung findet nicht statt

Wurde die Kasse beziehungsweise Buchführung nicht von einem Kassenprüfer geprüft, kann dem Kassenwart bei Fehlbeständen keine Entlastung erteilt werden. Das gilt gerade auch dann, wenn die Fehlbestände zunächst nicht entdeckt werden, weil der Kassenwart seinen eigenen Bericht „frisierte“. Erstattet also der Kassenwart anlässlich der Mitgliederversammlung seinen Bericht und stellen sich danach Fehlbestände der Kasse oder aber Unstimmigkeiten in der Buchführung heraus, so können entsprechende Ansprüche gegen den Kassenwart auchdann noch geltend gemacht werden, wenn die Mitgliederversammlung ihm bereits Entlastung erteilt hat.

Die 11 Hauptaufgaben eines Schatzmeisters im Detail sind:

1. Aufgabenbereich: Beiträge

  • Beitragswesen und -erhebung
  • Kontrolle ausstehender Beiträge und Durchführung des Mahnwesens
  • Bearbeitung von Anträgen auf Beitragsermäßigung, -stundung und -erlass

2. Aufgabenbereich: Finanzverwaltung

  • Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
  • Verantwortung für die Buchführung
  • Beachtung der Grundsätze nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit sowie der Sparsamkeit Finanzbuchhaltung nach Kontenrahmen
  • Aufstellung des Jahresabschlusses/Erstellung Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Führen der Inventarliste
  • Erstellung des Kassenberichts
  • Ständige Information des Vorstands über die finanzielle Situation des Vereins

3. Aufgabenbereich: Haushaltswesen

  • Aufstellung des jährlichen Haushaltsplans
  • Beschaffung von Betriebsmitteln und Gerätschaften
  • Abrechnung der Betriebskosten
  • Abrechnung vermieteter Vereinsgebäude
  • Abrechnung aller Vereinsveranstaltungen
  • Erstattung von Auslagen usw.

4. Aufgabenbereich: Mitgliederverwaltung

  • Neuaufnahme und Abmeldung von Mitgliedern sowie Änderungen
  • Überwachung der Mitgliederverwaltung
  • Eventuell auch Überwachung der Mitgliedererfassung in den Abteilungen

5. Aufgabenbereich: Spenden

  • Entgegennahme von Spenden
  • Ausstellung von Spendenbescheinigungen

6. Aufgabenbereich: Steuern

  • Vorbereitung und Bearbeitung aller Steuerangelegenheiten des Vereins
  • Erstellung von Steuererklärungen
  • Abführung von Steuern

7. Aufgabenbereich: Vermögensverwaltung

  • Verwaltung und Aufbewahrung der Finanzunterlagen
  • Verwaltung der vereinseigenen Liegenschaften (sofern vorhanden)

8. Aufgabenbereich: Terminüberwachung

  • Überwachung und Abrechnung der Betriebskosten
  • Überwachung der von der Mitgliederversammlung beschlossenen Ausgaben
  • Überwachung und Prüfung von Abrechnungen gegenüber Behörden und Organisationen

9. Aufgabenbereich: Vorstandstätigkeit

  • Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen
  • Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen einschließlich der finanziellen Leistungen

10. Arbeitgeberpflichten

  • Abrechnung und Zahlung von Gehältern, Übungsleiterfreibetrag, Ehrenamtspauschale etc.
  • Meldung und Zahlung von Beiträgen an Berufsgenossenschaften
  • Abführung der Arbeitgeberanteile

11. Aufgabenbereich: Zuschüsse

  • Bearbeitung der Zuschussanträge an Dachorganisationen und Kommune
  • Erschließung von Fördermöglichkeiten
  • Erstellung der Verbandsstatistik

Rechenschaftspflicht

Ihr Schatzmeister ist rechenschaftspflichtig gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern, gegenüber der Mitgliederversammlung sowie dem Finanzamt.

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