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Fragen & Antworten

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Interne Rechnung bei Vorschusszahlungen

gefragt von bastiankarsten
am 10.03.2011
um 10:56 Uhr
Wenn ein VSt.-Mitglied einen Vorschuss erhält muss ja die Buchung zeitnah erfolgen. Wie kann ich denn eine interne Rechung gestalten, damit der Schatzmeister zeitnah buchen kann und die später folgenden Belege der internen Rechnung zuordnen kann? Gerade im Hinblick auf eine Kassenprüfung am Ende des Jahres.

Antworten & Kommentare

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Antwort von i_cziudaj
am 13.03.2011
um 22:23 Uhr
Hallo,
bei dem von Ihnen erwähnten Vorschuss handelt es sich sehr wahrscheinlich um einen so genannten Handvorschuss.Dieser dient zur Bezahlung kleiner in der Regel einfach anfallender Ausgaben, wie z.B. Postwertgebühren, Frachtgelder oder Kleinartikelwaren.
Um dem Kassierer nicht allzuviel Arbeit zu machen und die Anzahl der gesammelten Belege nicht unnötig anschwellen zu lassen, ist es sinnvoll, dass der Vorschussempfänger, sprich Vorschussverwalter, eine Liste führt, mit der in einfachster Art die Rechnungen mit Datum und Gesamtbetrag aufgeführt sind. Wenn der Zeitpunkt der Abrechnungen mit dem Kassierer nicht durch Satzung festgelegt ist, bietet sich ein vierteljährlicher Turnus an, in der die Abrechnungen des Vorschussverwalters mit der Kasse eingetragen werden. In dieser Liste ist bei allen Quittungen auf den entsprechenden Ausgabetag mit Datum und Begründung zu verweisen. Der entsprechende Ausgabebeleg wird ja in der Barkasse verwahrt. Bis spätestens zum Jahresende (31.12.) sind offene Handvorschüsse abzurechnen. Das ließe sich mit dem Kassierer mit Hilfe der o.a. Liste über die letzten vier Quartale bewerkstelligen. Sollten sich, allerdings nur in Ausnahmefällen, noch nicht abgerechnete Vorschüsse zum Jahresende feststellen, sind sie nicht dem Kassenbestand zuzurechnen, sondern unter dem Stichwort "sonstige Vermögensgegenstände", auszuweisen.
Viele Grüße
I.C.
 
 
 
 
 

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