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Fragen & Antworten

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Übernahme Schatzmeister

gefragt von Alecsia
am 12.06.2014
um 16:26 Uhr
Hallo,

ich habe vor kurzem das Amt des Kassenwart/Schatzmeister in unserem Verein übernommen. Und leider muss ich zugeben, dass ich ein wenig entsetzt bin.
Ich habe die Unterlagen nach erfolgreicher Kassenprüfung (und damit der Entlastung der alten Kassenwartin) übergeben bekommen. Jetzt musste ich feststellen, dass es Buchungen ohne Beleg gab. Okay, da kann man sich noch drum kümmern, allerdings hätte dann die Kassenprüfung doch nicht positiv sein dürfen. Also habe ich mir den Kram mal genauer angeschaut:
a.) Es fehlen Kopien der Spendenbescheinigungen
b.) Rechnungen an den Verein wurden nicht gebucht (stattdessen als Schwarzkasse geführt)
c.) Der Strom- und Gasvertrag wurde jeweils nicht auf den Verein abgeschlossen, aber vom Verein bezahlt
d.) die fehlenden Mitgliedsbeiträge wurden nicht eingefordert
Mittlerweile habe ich nach sehr viel Ärger die PDF-Dateien von einigen (aber nicht allen) Spendenbescheinigungen bekommen
e.) Etwa 20% wurden falsch ausgestellt (falsche Spendensumme, zu hoch und zu niedrig)
f.) Ein Mitglied hat uns Räume besorgt, für die gab es kein Mietvertrag. Das Mitglied hat die Miete gezahlt und eine entsprechende Spendenbescheinigung (mehr als 2000€) bekommen. Dazu gibt es aber rein gar nichts. Nur das PDF mit der Summe.
g.) alles, was die Spendenbescheinigungen betrifft ist zu spät zum Ändern, da teilweise schon aus 2012...
h.) es gibt keine Dokumentation der Vorstandsbeschlüße
i.) Ein Projekt wurde vom Vorstand eingegliedert und hat eine Spende bekommen, obwohl wir das laut Satzung nur in der MV dürfen

Habt ihr einen Rat, wie ich damit umgehen soll? Die alte Kassenwartin ist leider alles andere als nett oder kooperativ. Weiß jemand, wie das so rechtlich aussieht?
Kann man die Kassenprüfung "anfechten"? Macht das Sinn?Oder habt ihr einen Tipp, an wen ich mich wenden kann, ohne schlafende Hunde zu wecken?
Ich bin da echt sowas von planlos, denn so ein Chaos habe ich nicht erwartet.

Danke schonmal für die Antworten...!

Antworten & Kommentare

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Antwort von hbaumann
am 13.06.2014
um 13:08 Uhr
Zunächst einmal muss festgestellt werden, dass der Verein wahrscheinlich kurz vor einem Abgrund steht, der da heißt "Verlust der Gemeinnützigkeit". Sollte das Finanzamt evtl. durch eine Betriebsprüfung davon Wind bekommen, endet das garantiert in einer Katastrophe.

Das Einzige, was Sie machen können, ist dem Restvorstand "die Pistole auf die Brust zu setzen". Stellen Sie ihn vor die Alternative, dass er entweder ab sofort kooperativ mit Ihnen zusammenarbeitet oder Sie das Amt wieder niederlegen. Auch der ehemaligen Kassenwartin können Sie sagen, dass sie noch nicht aus der Verantwortung ist. Sollte der Verein durch dieses Chaos einen finanziellen Schaden erleiden, ist sie durchaus noch in der persönlichen Haftung, da die Ursachen für diese Missstände in ihre Amtszeit fallen.

Für mich ist nicht ganz verständlich, wie die Spender ihre Spenden steuerlich geltend gemacht haben, wenn es keine Spendenbescheinigungen gibt. Normalerweise will das Finanzamt diese sehen.

Die Kassenprüfung können Sie nicht anfechten, da die Kassenprüfer nur Vorschlagsrecht haben. Die Entscheidung über die Entlastung trifft die Mitgliederversammlung. Sie sollten aber für die nächste MV einen gepfefferten Bericht vorbereiten und den Mitgliedern klarmachen, auf welchem Vulkan der Verein tanzt, was letztendlich auch Auswirkungen auf jedes Mitglied haben kann. Nämlich dann, wenn Schäden evtl. durch eine Beitragserhöhung oder eine Umlage ausgeglichen werden müssen.
Sollte die nächste reguläre MV noch in weiter Ferne liegen, fordern Sie in der Vorstandssitzung die Einberufung einer außerordentlichen. Davor sollten die Kassenprüfer auch noch einmal aktiv werden.

Zu Ihrer persönlichen Sicherheit sollten Sie sowohl in der nächsten Vorstandssitzung als auch der MV erklären, dass Sie mit diesen Missständen nichts zu tun haben und Sie sollten auch darauf bestehen, dass das in die jeweiligen Protokolle aufgenommen wird.

H. Baumann
www.vorstandswissen.de
 
 
 
 
 

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