Reisekosten

Regelungen wie bei Geschäftsreisen

Ehrenamtliche Arbeit macht nicht nur Spaß, sondern sie kostet auch Zeit. Und die Meisten, die ehrenamtlich arbeiten, kostet sie zusätzlich auch noch Geld. Denn oft lässt man sich nicht alle Ausgaben, die man für den Verein getätigt hat, auch vom Verein zurückerstatten.

Das ist zwar überaus ehrenwert, aber keinesfalls selbstverständlich und auch nicht unbedingt zu empfehlen. Denn im Laufe eines Jahres können durch privat angeschafftes Büromaterial, Briefmarken, Fahrtkosten  zu Vorstandssitzungen oder zu anderen Veranstaltungen im Interesse des Vereins usw. erhebliche Beträge  zusammenkommen. Daher lohnt es sich durchaus zu prüfen, welche Dinge Ihnen der Verein erstatten muss. Die Reisekosten gehören hier dazu.

Wenn Sie für Ihren Verein unterwegs sind, kann Ihnen Ihr Verein Ihre Reisekosten in dem Umfang erstatten, wie es bei Geschäftsreisen zulässig ist. Eine Erstattung der Aufwendungen auf Reisen bis zu Höhe der steuerlich anerkannten Reisekostensätze ist unproblematisch. Diese Aufwendungen sind Ausgaben des Vereins. Bei Vorstandsmitgliedern ist der Zufluss dieser Beträge als steuerfreie Reisekostenentschädigung einzustufen, die Sie nicht zu versteuern brauchen.

Bei Reisen im Inland gilt Folgendes:

    • Fahrtkosten sind in nachgewiesener Höhe erstattungsfähig. Bewahren Sie deshalb die Belege (Fahrkarten, Flugtickets, Taxi-Quittungen) sorgfältig auf. Benutzen Sie Ihren privaten Pkw für die Reise, können Sie pauschal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer absetzen.
    • Je nach Dauer der Geschäftsreise für den Verein können Sie bei Inlandsreisen folgende Verpflegungspauschalen geltend machen:

      Dauer der AbwesenheitPauschale/Tag
      mindestens 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden6 €
      mindestens 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden12 €
      24 Stunden24 €

  • Der Pauschbetrag von 24 € gilt praktisch nur noch für mehrtägige Geschäftsreisen. Bei einer Dauer der Geschäftsreise von weniger als acht Stunden können Sie Verpflegungsmehraufwand nicht geltend machen. Auch ein Einzelnachweis ist nicht möglich. Die Pauschbeträge von 6 € bzw. 12 € sind auch dann anzusetzen, wenn die Abwesenheit am ersten oder letzten Tag einer mehrtägigen Geschäftsreise unter 24 Stunden liegt.
  • Die Übernachtungskosten sind in tatsächlich entstandener Höhe erstattungsfähig. Außer bei Auslandsreisen werden keine Pauschbeträge gewährt. Die Höhe der Übernachtungskosten kann allerdings geschätzt werden, wenn ihre Entstehung zumindest dem Grunde nach eindeutig ist. Achtung: Zu den Übernachtungskosten zählen nur die Aufwendungen für die Unterkunft. Die Kosten für das Frühstück zählen nicht dazu. Letztere sind Aufwendungen für Verpflegung. Enthält die Hotelrechnung lediglich einen Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück, muss der Rechnungsbetrag um 4,50 € gekürzt werden.
  • Reisenebenkosten
    Die Ihnen entstandenen Reisenebenkosten können Sie in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe abziehen. Hierzu gehören beispielsweise Aufwendungen für: Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefongespräche, Telegramme, Porto, Autobahngebühren, Autofähre, Mautgebühren, Garagenkosten, Parkgebühren, Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen, Trinkgelder, kleinere Geschenke.

Praxis-Tipp: Wollen Sie die Vereinskasse nicht mit Ihren Aufwendungen als Vorsitzender belasten, Ihre Kosten aber zumindest steuerlich geltend machen, führt der Weg über die so genannte Aufwandsspende. Konkret bedeutet das: Sie machen die Aufwendungen, die Ihnen als Vorsitzender entstanden sind, gegenüber dem Verein geltend und verzichten anschließend auf die Erstattung.

Brauchen Sie hierzu eine Satzungsgrundlage?

Nicht zwingend, vorteilhaft aber ist es, in der Satzung das Thema Aufwendungsersatz eindeutig und unmissverständlich zu regeln. Beispielsweise so:

Formulierungsbeispiel:
Amtsträger, Mitglieder und Mitarbeiter des Vereins haben einen Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB für solche Aufwendungen, die ihnen durch die Tätigkeit für den Verein entstanden sind. Hierzu gehören insbesondere Fahrtkosten, Reisekosten, Porto- und Telefonkosten. Die Erstattung erfolgt in dem Umfang und in der Höhe, wie sie durch die gesetzlichen Vorschriften als steuerfrei anerkannt sind.

Praxis-Tipp: Die steuerlichen Höchstgrenzen können bezahlt werden – müssen aber nicht ausgeschöpft werden. Am einfachsten ist es, über die Mitgliederversammlung eine für alle gültige Spesenregelung zu treffen – und ein einheitliches Reisekostenformular zu entwickeln, dass die Abrechnung vereinfacht. Ihr Schatzmeister wird dankbar sein. Denn schließlich gilt der Grundsatz: Ohne schriftliche Abrechnung kein Geld. Wie sonst könnte er den Grund einer Zahlung belegen?

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