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Haben Sie bei der Abrechnung der Reisekosten im Verein hieran gedacht?

Vereinsrecht aktuell

Ehrenamtliche Arbeit macht nicht nur Spaß, sondern sie kostet auch Zeit. Und die Meisten, die ehrenamtlich arbeiten, kostet sie zusätzlich auch noch Geld. Denn oft lässt man sich nicht alle Ausgaben, die man für den Verein getätigt hat, auch vom Verein zurückerstatten.
 
Das ist zwar überaus ehrenwert, aber keinesfalls selbstverständlich und auch nicht unbedingt zu empfehlen. Denn im Laufe eines Jahres können durch privat angeschafftes Büromaterial, Briefmarken, Fahrtkosten  zu Vorstandssitzungen oder zu anderen Veranstaltungen im Interesse des Vereins usw. erhebliche Beträge  zusammenkommen. Daher lohnt es sich durchaus zu prüfen, welche Dinge Ihnen der Verein erstatten muss. Die Reisekosten gehören hier dazu.
 
Eine Erstattung der Aufwendungen auf Reisen bis zu Höhe der steuerlich anerkannten Reisekostensätze ist unproblematisch. Diese Aufwendungen sind Ausgaben des Vereins. Bei Ihnen als Vorstandsmitglied ist der Zufluss dieser Beträge als steuerfreie Reisekostenentschädigung einzustufen, die Sie nicht zu versteuern brauchen.
 
Erstattet werden können:

  • bei einer Reisedauer von mindestens 8-24 Stunden: 12 Euro
  • bei einer Reisedauer von mehr als 24 Stunden: 24 Euro
  • An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: je 12 Euro, unabhängig von der Reisedauer.

 
Fahren Sie mit dem eigenen Pkw können Sie 0,30 Euro/km pauschal abrechnen. Fahren Sie mit der Bahn oder dem Flugzeug, kann der Verein die tatsächlichen Ticketkosten erstatten, besser noch: Er bucht das Ticket gleich für Sie.
 
Brauchen Sie hierzu eine Satzungsgrundlage?
 
Nicht zwingend, vorteilhaft aber ist es, in der Satzung das Thema Aufwendungsersatz eindeutig und unmissverständlich zu regeln. Beispielsweise so:
 
Formulierungsbeispiel:
Amtsträger, Mitglieder und Mitarbeiter des Vereins haben einen Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB für solche Aufwendungen, die ihnen durch die Tätigkeit für den Verein entstanden sind. Hierzu gehören insbesondere Fahrtkosten, Reisekosten, Porto- und Telefonkosten. Die Erstattung erfolgt in dem Umfang und in der Höhe, wie sie durch die gesetzlichen Vorschriften als steuerfrei anerkannt sind.
 
Tipp:
Die steuerlichen Höchstgrenzen können bezahlt werden - müssen aber nicht ausgeschöpft werden. Am einfachsten ist es, über die Mitgliederversammlung eine für alle gültige Spesenregelung zu treffen - und ein einheitliches Reisekostenformular zu entwickeln, dass die Abrechnung vereinfacht. Ihr Schatzmeister wird dankbar sein. Denn schließlich gilt der Grundsatz: Ohne schriftliche Abrechnung kein Geld. Wie sonst könnte er den Grund einer Zahlung belegen?

 

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