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Termin zur Mitgliederversammlung zu spät mitgeteilt - Versammlung verschoben

Vereinsrecht aktuell

Die Kreisjägerschaft Hildburghausen e.V. hat ausgerechnet die Jahreshauptversammlung und gleichzeitige Würdigung ihres 20-jährigen Bestehens verschieben müssen.
 
Nach der Eröffnungsmusik durch befreundete Bläsergruppen eröffnete der Vorsitzende die Jahreshauptversammlung, an der auch der Landrat und ein Mitglied des Landtags teilnahmen. Ordnungsgemäß verwies der Vorsitzende darauf, dass die Einladung zur Jahreshauptversammlung vier Tage zu spät erfolgt sei. Laut Satzung muss der Termin zur Sitzung in einer bestimmten Jägerfachzeitschrift bekannt gemacht werden. Die aber war erst 4 Tage nach der laut Satzung erforderlichen Einladungsfrist  erschienenen.
 
Trick half nicht
Zwar versuchte der Vorsitzende einen Beschluss der Mitgliederversammlung herbeizuführen, dass trotz der Verspätung die Versammlung ablaufen könne. Doch ein in Vereinsrecht offensichtlich erfahrenes Mitglied wies darauf hin, dass die Versammlung einen solchen Beschluss nicht zulässt. Folge: Die Versammlung wurde kurzerhand zur Festveranstaltung erklärt - und es wurde später eine neue Mitgliederversammlung einberufen,, zu der dann auch ordnungsgemäß eingeladen wurde.

Meine Empfehlung:
Die Vorgaben, die Ihre Satzung zur Einladung zur Mitgliederversammlung macht, sind für den Vorstand und die Mitglieder bindend. Wenn also in Ihrer Satzung bestimmt ist, dass Sie zur Mitgliederversammlung schriftlich 6 Wochen vor der Mitgliederversammlung durch eine Veröffentlichung in einem Verbandsorgan einzuladen haben, so müssen Sie auch zwingend dafür sorgen,  dass die Einladung den Mitgliedern auch wirklich 6 Wochen vorher zugeht. 
 
Verschiebt sich zum Beispiel aus redaktionellen Gründen der Erscheinungstermin der Zeitschrift,  können Sie in der ursprünglich anberaumte Mitgliederversammlung keine Beschlüsse fassen, die nicht noch nachträglich von nicht anwesenden Mitgliedern angefochten werden können.

Es stellt sich aber auch die Frage: Ist die Einladung durch eine Veröffentlichung in einer Fach- oder Verbandszeitschrift heute noch zeitgemäß? Wohl eher nicht - zumal die meisten Mitglieder heute auch über eine E-Mail-Adresse verfügen.
 
Da Sie frei bestimmen können, in welcher Form die Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgen muss, sind Sie in der Auswahl der einladungsform und Frist recht frei. Es kommt „nur“ darauf an, dass wirklich jedes Mitglied von der bevorstehenden Versammlung Kenntnis erhalten kann - weshalb die meisten Vereine heute Brief und E-Mail bevorzugen. Ihr Vorteil:
 
Spricht die Satzung von „schriftlicher Einladung“ ist davon nach gefestigter Rechtsprechung auch die Einladung per E-Mail umfasst. Doch um deutlich zu machen, dass Sie auch auf diesem Wg einladen, können Sie den Hinweis auf E-Mail mit in die Satzung aufnehmen.
 
Formulierungsbeispiel
Die Mitgliederversammlung wird vom Vorstand schriftlich unter Angabe der Tagesordnung
durch Einzeleinladung einberufen. Als schriftliche Einladung gilt auch die Einladung per E-Mail an die dem Verein zuletzt vom Mitglied mitgeteilten E-Mail-Adresse. Die einladungsfrist beträgt (z.B.) 4 Wochen.

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