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Kassenbericht: Das alles gehört in den Prüfbericht des Kassenprüfers

Vereinswissen aktuell

Inhalt eines Kassenberichts

April und Mai sind die Monate, in denen die meisten Jahreshauptversammlungen auf dem Programm stehen – und damit auch der Kassenbericht, den Sie als Schatzmeister vor den Mitgliedern präsentieren. Der Kassenbericht ist eine wichtige Grundvoraussetzung für die Entlastung des gesamten Vorstands. Warum das so ist, verrät ein Blick in § 666 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB): Nach dieser Regelung ist der Vorstand eines Vereins verpflichtet, den Vereinsmitgliedern Auskunft zu geben – und Rechenschaft abzulegen. Dummerweise regelt das Gesetz aber nicht, welche Form der Kassenbericht haben muss – und wie genau damit in der Praxis verfahren wird.

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Folge: Immer wieder kommt es zu Diskussionen und Streitigkeiten zwischen Vorstand und Mitgliedern.

Wie umfangreich muss der Kassenbericht des Kassenprüfers sein? Auch zu dieser häufig gestellten Frage gibt es auf den ersten Blick keine befriedigende Antwort. Denn: Es gibt keine Vorschriften darüber, wie umfangreich der Kassenbericht sein muss. Das hängt immer von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab und insbesondere auch von der Größe Ihres Vereins. Das heißt: Eigentlich stehen Sie als Schatzmeister mit diesen Fragen alleine dar. Ausnahme: Sie lesen Schatzmeister aktuell. Dann können Sie sich anhand des folgenden Beispiels und der Übersicht kompetent orientieren.

Faustregel für den Kassenbericht

Auf jede der in der folgenden Übersicht aufgeführten Fragen sollte der Bericht der Kassenprüfer (auch bei einer Kurzfassung) zumindest mit einem Satz eingehen – gerade auch dann, wenn es keine Beanstandungen gibt.

Denn die Kassenprüfer zeigen dadurch, dass sie ihre Aufgabe ernst genommen haben, und die Mitglieder werden in ihrem Gefühl bestätigt, dass die Vereinsfinanzen in guten Händen sind. Das wiederum stärkt Ihre Position als Schatzmeister.

An diesem Schema können Sie und der Kassenprüfer sich orientieren

Diese Fragen beantwortet der Bericht des Kassenprüfers - so könnte das in der Praxis aussehen:

1. Was wurde geprüft?

Geprüft wurde der Jahresabschluss für das Vereinsjahr 01.01.– 31.12.2016 für den Verein Musterhausen e. V.

2. Wer hat die Kassenprüfung vorgenommen?

Der Jahresabschluss wurde von den Kassenprüfern Andreas Hermann und Sandra Barthels geprüft

3. Welcher Auftrag liegt der Kassenprüfung zugrunde?

Andreas Hermann wurde auf der Jahreshauptversammlung 2014 zum Kassenprüfer gewählt. Sandra Barthel ist seit der Jahreshauptversammlung 2012 Kassenprüferin. Sofern die Satzung des Vereins Regelungen zur Kassenprüfung enthält, empfiehlt sich noch folgender Zusatz: Die Aufgaben der Kassenführer ergeben sich aus § 19 der Vereinssatzung.

4. Wann und wo hat die Kassenprüfung stattgefunden?

Die Kassenprüfung hat am Samstag, dem 27.2.2016 in der Geschäftsstelle des Vereins stattgefunden.

5. Wer hat daran teilgenommen

An der Kassenprüfung haben teilgenommen: Andreas Hermann und Sandra Barthel als Kassenprüfer, Stefan Meier als erster Vorsitzender, Anja Helmcke als zweite Vorsitzende, Gerd Thomsen als Kassenwart.

6. Wie lange hat sie gedauert?

Beginn der Kassenprüfung: 10.00 Uhr – Ende der Kassenprüfung: 17.30 Uhr

7. In welcher Form erfolgte die Buchführung im Verein?

Die Buchführung des Vereins für das Jahr 2016 erfolgte mithilfe des EDV-Programms „GS Vereinsverwaltung“, Version 1/2017.

8. Welche Unterlagen haben konkret vorgelegen?

§ Folgende Unterlagen haben vorgelegen:

§ Auszüge 1/15 bis 132/15 für Konto Nr. 135 498 bei der Stadtsparkasse Musterstadt (BLZ 999 777 88) und Auszüge 1/15 bis 86/15 für Konto Nr. 103 456 78 90 bei der A-Bank (BLZ 888 777 44), jeweils mit allen dazugehörigen Belegen;

§ Kassenbuch mit Eintragungen auf den Seiten 1 (erste Eintragung am 02.01.2016) bis 21 (letzte Eintragung am 31.12.2016);

§ Liste der ausstehenden Forderungen per 31.12.2016;

§ Übersicht über die in 2016 erzielten Einnahmen, getrennt nach Mitgliedsbeiträgen, Aufnahmegebühren und Spenden;

§ Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben anlässlich des Jubiläumsballs nebst Verweis auf die dazugehörigen Belege;

§ Buchführung mit Summen- und Saldenliste;

§ Anlagenverzeichnis/Anlagenspiegel;

§ Einnahmen-Ausgaben-Überschuss-Rechnung.

9. Wie haben die Kassenprüfer die Unterlagen geprüft?

§ Bei den Auszügen der Stadtsparkasse und der A-Bank wurden stichprobenartig die dazugehörigen Belege geprüft.

§ Beim Kassenbuch wurde bei den Ausgaben zu jeder zehnten Eintragung (beginnend mit der fünften) der dazugehörige Beleg geprüft.

§ Bei den Belegprüfungen ergaben sich keinerlei Beanstandungen, auch nicht bei den Eigenbelegen, die nur in erfreulich geringer Zahl vorhanden sind.

Eine Alternative, die erfahrungsgemäß für viele Vereine gilt:

Bei den Fremdbelegen ergaben sich keinerlei Beanstandungen. Verbesserungsbedürftig ist jedoch die Handhabung der Eigenbelege. Die Anzahl der Eigenbelege ist nach Auffassung der Kassenprüfer zu hoch. Überdies sollten die Eigenbelege nach einem einheitlichen Muster erstellt werden, um so zu gewährleisten, dass die Mindestanforderungen an einen Eigenbeleg gewahrt werden. Soweit die Eigenbelege für 2017 Anlass zu Nachfragen ergaben, konnte der Kassenwart diese vollständig und zur Zufriedenheit der Kassenprüfer beantworten.

10. Wurden bestimmte Unterlagen / Vorgänge besonders intensiv geprüft, wenn ja,
warum?

Der im Vergleich zu den Vorjahren hohe Anteil an Sachzuwendungen an den Zuwendungen insgesamt wurde zum Anlass genommen, zu prüfen, ob die Zuwendungsbestätigungen korrekt ausgestellt wurden. Alle Bestätigungen für Sachzuwendungen wurden geprüft. Es ergaben sich keinerlei Beanstandungen.

Auch dies wird häufig vorkommen:

Die Ausgaben für Kopierpapier und sonstiges Büromaterial wurden Position für Position geprüft. Sämtliche Ausgaben sind korrekt nachgewiesen. Es fällt aber auf, dass jede Abteilung für sich Büromaterial kauft und gegenüber der Vereinskasse abrechnet. Es empfiehlt sich, das Sparpotenzial durch einen zentralen Einkauf zu nutzen. Der Kassenwart hat zugesagt, diese Empfehlung kurzfristig umzusetzen.

11. Enthält der Kassenbericht sonstige Erklärungen der Kassenprüfer?

Nach dem Jahresabschluss ergibt sich ein Überschuss in Höhe von 2.419,21 Euro. Wie die bei der Kassenprüfung anwesenden Vorstandsmitglieder erklärt haben, soll dieser Betrag den Rücklagen zugeführt werden. Ein entsprechender Antrag soll auf der Mitgliederversammlung gestellt werden.

12. Zu welchem Ergebnis hat die Kassenprüfung geführt?

Die Kassenprüfer konnten alle von ihnen gewünschten Unterlagen einsehen und prüfen. Die Belege der Buchführung werden übersichtlich aufbewahrt. Die an der Kassenprüfung teilnehmenden Vorstandmitglieder standen für Fragen der Kassenprüfer zur Verfügung. Alle an sie gerichteten Fragen der Kassenprüfer zu einzelnen Vorgängen und Belegen konnten sofort geklärt werden. Die Buchführung und der Jahresabschluss entsprechen den Vorgaben der Vereinssatzung, den Beschlüssen der Mitgliederversammlung sowie den steuerlichen und sonstigen gesetzlichen Vorschriften. Alternative bei Problemen, die im Vereinsalltag immer wieder vorkommen: Die Kassenprüfer haben wiederholt um eine frühzeitige Abstimmung des Termins für die Kassenprüfung gebeten. Darauf ist der Vorstand nicht eingegangen. Die Kassenprüfung war erst am Abend des … (Datum), mithin erst … Tage vor der Mitgliederversammlung möglich. Überdies standen für die Kassenprüfung nur …Stunden zur Verfügung. Unter diesen Umständen war eine ordnungsgemäße Kassenprüfung nicht möglich.

13. Empfehlen die Kassenprüfer der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands?

Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand die Entlastung zu erteilen.

Mögliche Alternativen:

Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand keine Entlastung zu erteilen, weil eine ordnungsgemäße Kassenprüfung nicht möglich war. Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand keine Entlastung zu erteilen, soweit folgende Einnahmen/ Ausgaben betroffen sind: … (typische Fälle aus dem Betriebsalltag: Verwendung von Spenden, Erstattung von Reisekosten an Vorstandsmitglieder, Finanzierung eines bestimmten Vereinsprojekts, Beauftragung von Dienstleistern, nicht geltend gemachte Schadenersatzansprüche gegen Dritte).

PRAXIS-TIPP: Wollen die Kassenprüfer keine Entlastung empfehlen, können Sie vereinbaren, dass diejenigen Punkte, die zu Beanstandungen geführt haben, aus der Entlastung herausgenommen werden – so wie hier bei Alternative 2. Ihr

Vorteil: Für alle übrigen Punkte kann die Mitgliederversammlung dann aber auf jeden Fall Entlastung beschließen. Die anderen Punkte arbeiten Sie dann in Ruhe nach, damit die Entlastung bei der darauffolgenden Mitgliederversammlung erfolgen kann.

Vieles hängt von Ihrem Kassenbericht ab. Damit dieser am Ende selbst Aufgabe gerecht wird, haben wir hier das optimale Prüfschema für Ihre Kassenprüfer.

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