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Vereinsprotokoll: Machen Sie Ihre Protokolle ab sofort unangreifbar

Vereinswissen aktuell

Rechtssichere Vereinsprotokolle - diese Punkte sind entscheidend

Gleich mehrfach haben mir in den letzten vier Wochen Vereinsvorsitzende berichtet, dass sie erhebliche Probleme mit dem Registergericht haben, weil dieses die Protokolle zu Satzungsänderungen oder Wahlen zurückgewiesen habe. Damit Ihnen das nicht passiert, habe ich Ihnen hier die wichtigsten Punkte zum Thema „rechtssicheres Protokoll“ zusammengestellt.

Die Krux bei Vereinsprotokollen ist: Nirgends ist im Gesetz geregelt, ob und wie Protokoll zu führen ist. Es gibt nur eine Ausnahme: Für die Protokollierung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung gibt es gesetzliche Bestimmungen. Angesichts der fehlenden gesetzlichen Vorgaben ist es also umso wichtiger, dass Sie in Ihrer Vereinssatzung auch Regelungen über die Protokollführung treffen. Dies sollten Sie schon aus einem einfachen Grund tun: Das Vereinsprotokoll hat eine sogenannte Beweisfunktion. Das bedeutet konkret: Handelt es sich um ein ordnungsgemäß erstelltes Vereinsprotokoll, gilt sein Inhalt so lange als richtig und vollständig, bis das Gegenteil bewiesen wird.

Diese Angaben dürfen im Vereinsprotokoll nicht fehlen

Auch wenn es keine gesetzlichen Vorgaben gibt, müssen Ihre Protokolle, die sie schon aus Beweiszwecken immer führen sollten, bestimmte Mindestangaben enthalten. Das gilt selbst dann, wenn Ihre Vereinssatzung oder Ihre Geschäftsordnung (noch) keine Regelungen zur Protokollierung von Mitgliederversammlungen und Vorstandsbeschlüssen enthalten. Diese Mindestangaben sind nötig, damit später überprüft werden kann, ob die Beschlüsse rechtlich einwandfrei zustande gekommen sind oder angefochten werden können.

Das gilt für Beschlüsse der Mitgliederversammlung

Was die Beschlüsse der Mitgliederversammlung angeht, müssen Sie Folgendes im Vereinsprotokoll festhalten:

  1. Ort und Tag der Versammlung,
  2. Bezeichnung des Versammlungsleiters und des Protokollführers,
  3. Zahl der erschienenen Mitglieder,
  4. Wortlaut der gefassten Beschlüsse.

WICHTIG: Achten Sie auf konkrete Angaben, allgemeine Formulierungen reichen grundsätzlich nicht. Unzureichend ist es beispielsweise zu schreiben: „Zum zweiten Vorsitzenden wurde unser langjähriges Mitglied Martin Maletzke gewählt.“ Richtig ist dagegen folgende Formulierung: „Gewählt zum zweiten Vorsitzenden: Martin Maletzke, Malermeister in Musterstadt, Nachtigallenweg 17.“

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