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Protokoll

Vereinswissen aktuell

Protokolle bilden die Grundlage für die Bearbeitung der in der Sitzung oder Versammlung erörterten Sachverhalte und getroffenen Beschlüsse. Gleichzeitig stellen sie eine wichtige Informationsquelle für alle Personen dar, die an der Sitzung oder Versammlung nicht teilgenommen haben. Und: Sie dienen auch als Urkunde bei gesetzlich vorgeschriebenen Veranstaltungen und wichtigen Rechtsgeschäften.

Die Unterschiedlichen Protokollarten

  • Ausführliches Protokoll
    In diesem Protokoll werden die einzelnen Beiträge, die Redner, alle wichtigen Argumente und Beispiele sinngemäß wiedergegeben. Der Verlauf der Besprechung bzw. Debatte und die Wege zu den Ergebnissen werden klar dargelegt. Die Ergebnisse werden am Ende des Protokolls besonders hervorgehoben, indem sie als Beschlüsse gekennzeichnet werden.
  • Ergebnisprotokoll
    Dies ist die kürzeste Form eines Protokolls. Es hält – neben den formalen Angaben – nur die Ergebnisse oder Beschlüsse der Besprechung fest. Das bedeutet: Aus diesem Protokoll ist nicht ersichtlich, wie die Beschlüsse zustande gekommen sind.
  • Kurzprotokoll
    Dieses Protokoll gibt außer den formalen Angaben nur die wichtigsten Beiträge innerhalb der Besprechung in kurzer und prägnanter  Formulierung wieder. Das geschieht allerdings ohne Namensnennung. Beispiel: Statt „Herr Müller erläuterte ...“ heißt es „Die Teilnehmer diskutierten ...“.
  • Wörtliches Protokoll
    Im wörtlichen Protokoll sind sämtliche Redebeiträge enthalten, und zwar die der Redner, auch die von Zwischenrufern, und alle besonderen Vorkommnisse. Dieses Protokoll wird bei Versammlungen mit parlamentarischem Charakter erstellt. Im Vereinsalltag hat diese Art von Protokoll keine praktische Bedeutung, sondern findet nur Anwendung im Bundestag und in Landtagen

Praxis-Tipp: Welche Protokollart auch immer in der Satzung vorgeschrieben oder in Ihrem Verein üblich ist, stellen Sie sicher, dass die Protokolle den Verlauf der Sitzung/Versammlung und die gefassten Beschlüsse richtig wiedergeben. Voraussetzung dafür ist, dass die Aufzeichnungen während der Sitzung oder Versammlung konzentriert und sorgfältig erfolgen und vor allem auch die Abstimmungsergebnisse richtig notiert werden. Außerdem empfiehlt es sich, das Protokoll nach Abschluss der Sitzung oder Versammlung zügig fertigzustellen.

 
 
 
 
 
 
 
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