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Kassenprüfung: Was darf ein Kassenprüfer sehen und wo sind ihm Grenzen gesetzt?

Vereinswissen aktuell

Kassenprüfung - Einsichtsrecht der Prüfer

Zwei besonders häufig gestellte Fragen in der Redaktionssprechstunde lauten: „Welche Unterlagen darf ein Kassenprüfer überhaupt einsehen?“ und „Muss ein Kassenprüfer für seine Fehler haften?“

Eine erste „Ahnung“ davon, wie weit das Einsichtsrecht des Kassenprüfers reicht, hat Ihnen bereits das Stichwort „Prüfungsumfang“ in der A-Z-Liste der Seiten 1 und 2 dieser Ausgabe gegeben. Darauf wird auch deutlich: Das Einsichtsrecht orientiert sich an den Aufgaben der Kassenprüfer. Konkret sind dies folgende:

§ Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege (keine Buchung ohne Beleg)

§ Prüfung der Konten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)

§ Prüfung, ob die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß eingegangen sind

§ Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten*      

§ Prüfung des ordnungsgemäßen Jahresabschluss

§ Kassenprüfung des Vereinsvermögens

§ Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften

§ Prüfung, ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden

§ Prüfung, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit getätigt wurden

§ Prüfung der Finanzlage des Vereins allgemein, auch im Hinblick auf die Zahlungsfähigkeit in der Zukunft 

Prüfungsumfang

Dieser kann in der Satzung Ihres Vereins explizit geregelt sein. Falls nicht, können Sie sich an § 317 HGB orientieren. Dieser § 317 HGB sieht (unter anderem) vor, dass ein Abschlussprüfer die wesentlichen Auswirkungen bei festgestellten Unrichtigkeiten oder Verstößen gegen buchhalterische/steuerliche Grundsätze auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage von Kapitalgesellschaften nicht verschweigen darf und zu benennen hat.

Wie weit das Prüfungsrecht reicht

Zunächst wird der Kassenprüfer die Unterlagen für die Zusammenstellung der Jahresrechnung überprüfen – und feststellen wollen, dass diese mit den Aufzeichnungen der vorhandenen Bücher übereinstimmt. Ebenso selbstverständlich erstreckt sich eine Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben, die ebenso erforderlich wie eine Summenkontrolle sämtlicher Einnahmen und Ausgaben ist. Gleiches gilt für den Jahresabschluss bzw. die Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbst.

PRAXIS-TIPP: Je nach Einzelfall sind Stichproben ausreichend. Ergeben sich Unstimmigkeiten, weitet der Prüfer seine Kassenprüfung aus. Denn: Er hat bei Bewältigung seiner Aufgabe stets im Rahmen pflichtgemäßen Ermessens zu handeln. Das heißt: Die ursprüngliche Stichprobenprüfung muss er dann zu einer vollständigen und lückenlosen Überprüfung ausweiten, wenn er aufgrund seiner Stichproben eine erhebliche Anzahl von Fehlern feststellt.

Wenn der Kassenprüfer aber einen Fehler übersieht?

Beantragt der Kassenprüfer nach seiner Kassenprüfung in der Mitgliederversammlung Entlastung für den Vorstand, stellt sich die Frage, ob er letztlich auch die Verantwortung dafür übernehmen muss, dass die Geschäftsführung des Vorstands einwandfrei war. Hier gibt es zwei Fallkonstellationen:

Konstellation 1:

Prüfer ist vom Verein beauftragter „Profi“, z. B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer

Wenn ein professioneller Prüfer Fehler begeht oder zum Schaden der Mitglieder gar mit dem Vorstand „gemeinsame Sache“ macht, haftet er entsprechend.

Konstellation 2:

Prüfer ist ehrenamtlich tätig

Prüfer haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Er hat ansonsten dem Verein gegenüber einen Freistellungsanspruch.

Wie ehrenamtlich tätige Kassenprüfer haften

Der ehrenamtliche Kassenprüfer wird von der Mitgliederversammlung gewählt, also bestellt (= Auftragsverhältnis). Er hat alles zu unterlassen, was den Vereinszweck gefährdet oder die Vereinsmitglieder schädigen könnte. Er muss die Mitgliederversammlung über wichtige Umstände aufklären und sie vor besonderen Risiken warnen.

Beispiel: Ist dem ansonsten zuverlässigen ehrenamtlichen Kassenprüfer z. B. einmal entgangen, dass entgegen den Satzungsbestimmungen Aufwandsentschädigungen an den Vorstand gezahlt worden sind, haftet er streng genommen für die Differenz. Jetzt werden Sie selbstverständlich sagen: „Ein derartiges Risiko geht doch kein Vereinsmitglied ein!“

Darum hat der ehrenamtliche Kassenprüfer einen Freistellungsanspruch

Um genau dies zu verhindern, hat die Rechtsprechung folgendermaßen entschieden: Dem ehrenamtlich tätigen Kassenprüfer steht ein Freistellungsanspruch gegen seinen Verein zu. Er darf also nicht mit dem vollen Risiko der ausgeübten Tätigkeit belastet werden.

Etwas anderes gilt nur, wenn er in Schädigungsabsicht gehandelt oder aber grob fahrlässig alle Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung missachtet hat. Sollte das nicht gegeben sein, haftet der Kassenprüfer nicht.

Es ist nicht die Aufgabe eines Kassenprüfers, eine Buchhaltung aufzubauen, Einzelbuchungen vorzunehmen oder gar Abschlüsse vorzubereiten. Der Kassenprüfer hat sich von der Richtigkeit Ihrer Arbeit zu überzeugen.

Erleichterung durch Vorjahresvergleich

Sie können sich und dem Prüfer das Leben erleichtern, wenn zunächst eine Prüfung im Rahmen eines Soll-Ist-Vergleichs erfolgt. Gibt es einen Haushaltsplan für das zu prüfende Jahr? Wenn ja, kann der Prüfer auf einen Blick erkennen, wo es bei den tatsächlichen Zahlen Abweichungen gibt, und braucht nur hier gezielt einzusteigen. Das verkürzt die Prüfungszeit.

 
 
 
 
 
 
 
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