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Spendenbescheinigung: Was sich 2017 für Vereine geändert hat

Vereinswissen aktuell

Was sich für Sie seit dem 01.01.2017 bei Spendenbescheinigungen für Vereine geändert hat

Elektronische Spendenbescheinigung für Vereine: Nun hat also auch der Bundesrat zugestimmt – und das Gesetz zur „Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ wurde abgenickt. Darin enthalten: Eine wichtige Änderung in § 50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung. Diese ermöglicht ab 01.01.2017 auch die sogenannte „Elektronische Spendenbescheinigung“ für Vereine.

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Die elektronische Spendenbescheinigung soll Ihnen als Schatzmeister, dem Spender, aber auch den Finanzämtern in Sachen Spendenabzug das Leben erleichtern.

Und so funktioniert das Ganze:

 

  • Der Spender überweist Ihrem Verein die Spende unter Angabe seiner Steueridentifikationsnummer.
  • Als Schatzmeister übermitteln Sie die eingegangenen Spenden elektronisch an das Finanzamt – unter Angabe der Steueridentifikationsnummer des Spenders.
  • Dieser gibt seine Spende wie gehabt in seiner Steuererklärung an. Sein Finanzamt fragt dann elektronisch beim Finanzamt Ihres Vereins an, ob dort auch wirklich eine Spende gemeldet wurde. Wenn ja, wird der Steuerabzug gewährt. Falls nein, wird bei Ihnen nachgefragt, ob tatsächlich eine Spende vorliegt.

 

Vorteile der elektronischen Spendenbescheinigung

 

  • Ihr Verein als Spendenempfänger hat kein Haftungsrisiko, falls Sie als Schatzmeister versehentlich die Daten zur Zuwendung nicht oder falsch an das Finanzamt übermitteln.
  • Beim elektronischen Spendenverfahren brauchen Sie keine Kopie der Zuwendungsbestätigung aufbewahren.
  • Die Zuständigkeit liegt bei dem für Ihren Verein zuständigen Finanzamt. Das heißt, die Daten werden vom Finanzamt des Spenders direkt dort abgerufen.

 

Nachteile der elektronischen Spendenbescheinigung

Als Schatzmeister haben Sie es zukünftig mit zwei unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen zu tun:

 

  • Die nicht-elektronische Zuwendungsbestätigungen müssen Sie zehn Jahre aufbewahren.
  • Die rein elektronischen Zuwendungsbestätigungen müssen Sie hingegen nur sieben Jahre aufheben.

 

PRAXIS-TIPP: Eigentlich sollte es die „elektronische Spendenbescheinigung" für Vereine bereits 2009 geben – doch die Finanzämter haben es bislang nicht geschafft, die entsprechenden „organisatorischen und technischen Maßnahmen“ umzusetzen.

Es ist mit einem Holperstart zu rechnen, so dass zu empfehlen ist, vorerst beim alten Papierverfahren zu bleiben. Gehen Sie aber auf Nummer sicher, da der Fiskus hier verstärkt prüft. Worauf es dabei ankommt, zeigt die folgende Schnell-Übersicht.

Spendenhaftung: Hier versteht die Finanzverwaltung keinen Spaß!

Machen Sie als Schatzmeister oder einer Ihrer Vorstandskollegen hier Fehler und verwenden Spenden beispielsweise statt im ideellen im wirtschaftlichen Bereich, greift die Spendenhaftung.

2 Haftungsfallen drohen Ihnen im Zusammenhang mit Spenden

Ausstellerhaftung: Hier haben Sie mit Vorsatz oder grob fahrlässig eine Spendenbescheinigung unkorrekt ausgestellt. Das Finanzamt ist in der Beweispflicht.

Veranlasserhaftung: Verwenden Sie im Verein eine Spende falsch, also entweder nicht wie vom Spender vorgegeben oder nicht für den satzungsgemäßen Zweck, sind Sie und Ihre Vorstandskollegen ebenfalls in der Haftung. Ob schuldhaft oder nicht, spielt keine Rolle. Seien Sie deshalb besonders achtsam, wenn es um die Spendenverwendung geht.

30 Prozent plus zusätzlich eventuell 15 Prozent Spendenhaftung sind nicht ohne

Fehler bei Spendenbescheinigungen können Ihnen oder anderen Ausstellern schnell passieren. Das Thema ist zudem kompliziert, vor allem wenn es um Sachspenden geht. Denn deren Wert müssen Sie ganz genau ermitteln, bevor Sie eine Zuwendungsbestätigung ausstellen.

Verwendung des amtlichen Musters

Der Grundsatz lautet: Kein Spendenabzug ohne Zuwendungsbestätigung – aus diesem Grund sind auch die Spender Ihres Vereins darauf angewiesen, von Ihnen eine korrekt ausgefüllte Zuwendungsbestätigung zu erhalten. Verwenden Sie deshalb zwingend und ausschließlich die Formulierungen aus den amtlichen Mustern (www.vereinswelt.de).

Wichtig bei der Zuwendungsbestätigung

 

  • Sie müssen nicht nur die Wortwahl, sondern auch die Reihenfolge des amtlichen Musters beibehalten.
  • Sie dürfen weder etwas umformulieren, noch Zusätze anfügen, dürfen aber einzelne Textpassagen auf der Vorderseite hervorheben, also beispielsweise fett drucken.
  • Für werbliche Hinweise oder ein „Dankeschön“ ist die Vorderseite Ihrer Zuwendungsbestätigung absolut tabu.

 

PRAXIS-TIPP: Diese Einschränkung betrifft aber nur die Vorderseite. Die Rückseite dürfen Sie für werbliche Aufdrucke oder Terminhinweise des Vereins verwenden. Dort können Sie also beispielsweise ohne Gefahr „Danke für Ihre Spende, Herr Mustermann“ schreiben – was ich Ihnen auch empfehle. Denn jeder Spender möchte ein persönliches Dankeschön hören und nicht nur mit einer (fast) anonymen Spendenbescheinigung „abgespeist“ werden.

Erlaubt ist es Ihnen aber, die Vorderseite der Zuwendungsbestätigung als Adressträger zu verwenden.

Wichtig: Die Zuwendungsbescheinigung darf zwingend die Größe einer DIN-A4-Seite nicht überschreiten – und der Betrag, den Sie bescheinigen, muss von Ihnen sowohl in Ziffern, als auch in Buchstaben benannt werden.

Beispiel: Sie bescheinigen eine Spende über 1.246 Euro. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. 1.246 Euro – eintausendzweihundertsechsundvierzig – oder
  2. 1.246 Euro – Xeins – zwei – vier – sechsX

Die „X“ vorne und hinten sind Pflicht.

PRAXIS-TIPP: Prüfen Sie anhand der folgenden Checkliste, ob Ihre Zuwendungsbescheinigungen den amtlichen Vorgaben entsprechen. Falls nein, passen Sie diese schnellstmöglich an.

Checkliste: Vorgaben für Sammelbestätigungen

 

  • Sie enthält das Wort „Sammelbestätigung“. 
  • Der konkrete Zeitraum ist anzugeben.
  • Auf der Vorderseite geben Sie nur die Gesamtsumme an, einmal in Buchstaben und einmal in Ziffern.
  • Auf der Rückseite geben Sie jede einzelne Zuwendung mit Datum, Betrag und Art (also z. B. Mitgliedsbeitrag, Geldspende) an.
  • Auch in dieser Aufstellung geben Sie die Gesamtsumme am Ende an – und zwar genau die, die Sie auch auf der Vorderseite bescheinigen. Zu jeder Spende verlangt das BMF die Angaben, ob es sich bei der Geldspende um den Verzicht auf Erstattungen von Aufwendungen handelt oder nicht.
  • Nach der Bestätigung, dass die Zuwendungen zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke verwendet werden, müssen Sie nun noch folgenden Satz einfügen: „Es wird bestätigt, dass über die in der Gesamtsumme enthaltenen Zuwendungen keine weiteren Bestätigungen, weder formelle Zuwendungsbestätigungen noch Beitragsquittungen oder ähnliches erstellt wurden und werden.“

 

Nicht vergessen: Ihre Zuwendungsbestätigungen müssen einem gesetzlich vorgeschriebenen Format entsprechen. Für sie haben wir hier eine Sammlung aller wichtigen Formulare.

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