Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen und weiteren Fragen zu Spendenbescheinigungen

Als gemeinnütziger Verein mit Freistellungsbescheinigung dürfen Sie Spendenbescheinigungen – offiziell „Zuwendungsbestätigungen“ –  ausstellen. Hierfür gibt es offizielle Vorlagen, die Sie zwingend verwenden müssen. Eine besonders oft falsch interpretierte Option “Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen ” ist dabei sehr wichtig..

Das hat es mit dem Feld Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen auf sich

Immer wieder kommt es vor, dass Berechtigte auf die Auszahlung von Aufwandsentschädigungen oder Honorar verzichten und den Betrag an den Verein spenden. Dafür können Sie dann eine Zuwendungsbestätigung ausstellen. Es müssen aber folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Verein muss dem Spender den Anspruch eingeräumt haben. (Die Einräumung erfolgte entweder durch Satzungsbestimmung oder Vorstandsbeschluss, der den Mitgliedern in geeigneter Weise bekannt gegeben wurde).
  • Der Anspruchsberechtigte muss seinen Anspruch detailliert in schriftlicher Form (z.B. Auflisten von Fahrten für den Verein oder Übungsstunden) geltend machen.
  • Der Verzicht muss freiwillig sein und zeitnah, d. h. innerhalb von drei Monaten nach Entstehung des Anspruchs, schriftlich erklärt werden.
  • Der Verein muss finanziell in der Lage sein, den Betrag auszahlen zu können.

Damit nun aus der Zuwendungsbestätigung, also der Spendenquittung, deutlich wird, dass es sich um einen Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt, müssen Sie auf der Bestätigung für Geldzuwendungen bei dem Satz „Es handelt sich um den Verzicht auf die Geltendmachung von Aufwendungen“ das „Ja“ ankreuzen. Denn der Verzicht auf Aufwendungen stellt eine Geldspende dar.

Doch wie sieht das bei Spendenbescheinigungen für Sachspenden aus?

Auch der Fall kommt ja häufig vor: Der Verein erhält keine Geld- sondern ein Sachspende. Auch hierfür können Sie natürlich eine Zuwendungsbestätigung ausstellen. Doch Achtung: Das Finanzamt schaut hier sehr genau hin. Achten Sie deshalb darauf, dass die folgenden Voraussetzungen zum Ausstellen der Zuwendungsbestätigung auch wirklich erfüllt sind:

  • Der Spender muss dem Verein Eigentum an der Sache verschaffen.
  • Die Sachspende muss beim Verein unmittelbar zur Förderung des gemeinnützigen Satzungszwecks verwendet werden (bei Verwendung im Bereich wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb kann keine Sachzuwendungsbestätigung erstellt werden).
  • Der zu bescheinigende Wert der Sachspende ist der Rechnungsbetrag zzgl. Umsatzsteuer (Bruttorechnungsbetrag). Bei Gebrauchtspenden ist eine Schätzung vorzunehmen – z.B. Verkaufspreise bei Ebay oder laut amtlicher Abschreibungstabelle.

Wichtig: Der Spender muss Ihnen mitteilen, ob die Sachspende aus dem Privatvermögen oder aus dem Betriebsvermögen stammt!

Spende aus  BetriebsvermögenSpende aus Privatvermögen
Stammt die Sachspende aus dem Betriebsvermögen, muss Ihnen der Spender mitteilen, ob das gespendete Wirtschaftsgut mit dem Teilwert bewertet wurde oder mit dem Buchwert aus dem Betriebsvermögen entnommen wurde.

Unterlagen, die zur Wertermittlung dienen (Kaufbelege, Quittungen), bitte unbedingt aufbewahren.

Lassen Sie sich nach Möglichkeit den Kaufbeleg geben – oder nehmen Sie eine realistische Schätzung des Wertes vor. Zum Beispiel durch Vergleich bei ebay und Co. – und bei wertvollen Spenden auch durch Gutachten. Auch hier gilt:

Unterlagen, die zur Wertermittlung dienen (Kaufbelege, Quittungen), bitte unbedingt aufbewahren.

 

Hier können Sie sich das Leben leichter machen:

Im Laufe meines Lebens habe ich verschiedene Vorstandsämter inne gehabt – unter anderem das des Schatzmeisters/Kassenwarts. Daher weiß ich, dass viele Mitglieder für Ihre Mitgliedsbeiträge, die sie als Spende absetzen wollen (Achtung: nicht Sportverein!), oder für Kleinspenden eine Spendenbescheinigung wollen. Doch die Arbeit ist natürlich horrend und kostenträchtig.

Mein Tipp: Weisen Sie solche Spender und Mitglieder daraufhin, dass für Einzelspenden bis 200 Euro der vereinfachte Spendennachweis nach § 50 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung gilt.

In diesem Fall reicht als Nachweis beim Finanzamt ein Bareinzahlungsbeleg oder eine Buchungsbestätigung der Bank (Kontoauszug). Auf dem Bareinzahlungsbeleg oder auf der Buchungsbestätigung der Bank müssen dann folgende Angaben enthalten sein:

  • Name und Kontonummer des Auftraggebers = Spender
  • Buchungstag
  • Zuwendungsempfänger = Verein
  • Begünstigter Zweck (z.B. „Förderung des Sports“)
  • Angaben über die Steuerfreistellung des Empfängers (Art der Freistellung, Steuernummer und Datum des Freistellungsbescheides )
  • Angabe darüber, dass die Zuwendung eine Spende darstellt.

Wichtig: Auch ein Buchungsbeleg muss die Angaben enthalten, die standardmäßig auf den Zuwendungsbestätigungen vorgeschrieben sind. Ihr Verein kann von der Hausbank hierfür vorgefertigte Überweisungsträger erstellen lassen.

Damit bin ich auch schon beim letzten Punkt, den ich heute anspreche möchte. Auch ein Dauerbrenner. Es geht um das Thema: Rechnungsverzicht.

So handeln Sie beim Rechnungsverzicht richtig

Denken Sie einmal an folgenden Fall: Ihr Verein erhält für ein Treffen seiner jugendlichen Mitglieder eine Brötchenspende vom Bäcker. Der möchte für die 100 Brötchen kein Geld, sondern eine Spendenbescheinigung. In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor: Der Bäcker macht seinen Anspruch gegenüber dem Verein dadurch geltend, dass er eine Rechnung über die Brötchen zzgl. Umsatzsteuer ausstellt. Auf dieser Rechnung kann der Bäcker anschließend vermerken, dass er auf die Bezahlung der Rechnung freiwillig – gegen Erteilung einer Zuwendungsbescheinigung – verzichtet. Im Gegenzug stellen Sie die Zuwendungsbescheinigung über den Bruttorechnungsbetrag, also mit MwSt. aus.

Achtung: Der Bäcker darf für seinen Verzicht vom Verein keine Gegenleistung erhalten, z.B. eine Werbung in der Vereinszeitung. Eine Danksagung (z.B. im Rahmen des Treffens) ist erlaubt.

Achtung auch bei der Ausstellung einer Spendenbescheinigung bei Rechnungsverzicht

Auch hier gilt: Zuwendungsbescheinigungen dürfen Sie nur dann ausstellen, wenn die Spende NICHT dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zugeordnet wird. Auch hierzu ein Beispiel: Ihr Verein führt eine Altpapiersammlung durch. Der Fuhrunternehmer Bernd Bleifuß stellt dafür einen LKW mit Fahrer zur Verfügung. Für die Bereitstellung möchte Herr Bleifuß eine Zuwendungsbescheinigung.

Folge: Da die Einnahmen aus Altmaterialsammlungen in eigener Regie dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zugerechnet werden, dürfen Sie keine Zuwendungsbestätigung ausstellen.

Sichere Buchführung und perfektes Rechnungswesen für Ihren Verein
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