Welche Dokumente man während der Kassenprüfung einsehen darf

Das Einsichtsrecht orientiert sich an den Aufgaben der Kassenprüfer – deswegen ist es ratsam, einen Blick auf die originären Aufgaben während der Kassenprüfung im Verein zu werfen, um ein konkreteres Verständnis vom Einsichtsrecht zu gewinnen:

Das sind die Aufgaben Ihres Kassenprüfers:

  • Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege (Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg)
  • Prüfung der Konten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
  • Prüfung, ob die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß eingegangen sind
  • Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Prüfung des ordnungsgemäßen Jahresabschlusses
  • Prüfung des Vereinsvermögens
  • Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften
  • Prüfung, ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden
  • Prüfung, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit getätigt wurden
  • Prüfung der Finanzlage des Vereins allgemein, auch im Hinblick auf die Zahlungsfähigkeit in der Zukunft

Aus dieser Übersicht wird schon deutlich, in welche Unterlagen der Kassenprüfer zwangsläufig einsehen muss – und das betrifft übrigens auch die Lohnunterlagen. Dazu kommt es in der Praxis nämlich immer wieder während der Kassenprüfung zu Streit. Doch wie soll der Prüfer sehen, ob der Verein seinen steuerlichen Verpflichtungen nachkommt, wenn ihm die Einsicht in die Lohnunterlagen unter – meist sehr abenteuerlichen – Begründungen, verweigert wird?

Bleibt die Frage: Wie weit reicht eigentlich das Prüfungsrecht?

Es erstreckt sich, vereinfacht gesprochen, auf alle Unterlagen, die  für die Zusammenstellung des Jahresabschlusses gebraucht werden. Das gilt für ALLE Belege und Dokumente.

Selbstverständlich erstreckt sich die Arbeit Ihres Kassenprüfers auch auf die Kassen- und sonstigen Vermögensbestände des Vereins. Dabei sind eine Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben ebenso erforderlich wie eine Summenkontrolle sämtlicher Einnahmen und Ausgaben.

Wichtig: Ist Ihr Verein steuerlich als gemeinnützig anerkannt, sollte sich die Prüfung weiterhin darauf erstrecken, ob die Einnahmen zum ideellen Bereich, zur Vermögensverwaltung, zum Zweckbetrieb oder zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehören.

Und nicht vergessen: Die bzw. der Kassenprüfer muss/müssen auch den Jahresabschluss bzw. die Einnahmen/Überschuss-Rechnung selbst überprüfen. Dabei sind je nach Einzelfall Stichproben ausreichend, soweit sich nicht Anhaltspunkte für die Notwendigkeit einer umfassenderen Prüfung ergeben.

Die Pflichten während der Kassenprüfung im Verein

Der Kassenprüfer hat bei Bewältigung seiner Aufgabe stets „im Rahmen pflichtgemäßen Ermessens“ zu handeln. Das heißt: Die ursprüngliche Stichprobenprüfung muss dann zu einer vollständigen und lückenlosen Überprüfung werden, wenn aufgrund der Stichproben eine erhebliche Anzahl von Fehlern festgestellt wird.

Doch was tun, wenn der Kassenprüfer Fehler übersieht?

Bspw. beantragt der Kassenprüfer nach seiner Prüfung in der Mitgliederversammlung Entlastung für den Vorstand – hat aber Fehler übersehen. Muss er dann auch die Verantwortung dafür übernehmen, dass die Geschäftsführung des Vorstands einwandfrei war?

Antwort: Es kommt darauf an – denn: Handelt es sich bei dem Kassenprüfer um einen außenstehenden „Profi“, also um einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsberater, sieht die Haftungsfrage anders aus als bei einem ehrenamtlichen Kassenprüfer.

Wenn ein professioneller Prüfer Fehler begeht oder zum Schaden der Mitglieder gar mit dem Vorstand „gemeinsame Sache“ macht, haftet er entsprechend.

Der ehrenamtliche Kassenprüfer dagegen haftet nur dann, wenn ihm grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz unterstellt werden kann. Beispiele:

  • Der Kassenprüfer prüft erst gar nicht und sagt: „Alles in Ordnung“, obwohl genau das Gegenteil der Fall ist. Oder:
  • Der Kassenwart lässt sich vom Vorstand „schmieren“, damit Unregelmäßigkeiten nicht aufgedeckt werden.

Doch wenn dem ehrenamtlichen Kassenwart nur „fahrlässig“ ein Fehler durchgeht (sprich: er einfach einen Teil der Checkliste übersehen hat), steht ihm grundsätzlich ein Freistellungsanspruch gegen seinen Verein zu. Das heißt, er darf nicht mit dem vollen Risiko der ausgeübten Tätigkeit belastet werden. Im Klartext: Er haftet also nicht.

Kassenprüfung im Verein
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