Die Ehrenamtspauschale im Verein: Der umfassende Leitfaden für eine rechtssichere Auszahlung

Das ehrenamtliche Engagement ist das unersetzliche Fundament unserer Gesellschaft und das schlagende Herz unzähliger Vereine in Deutschland. Ob im Sport, in der Kultur, im sozialen Bereich oder im Tierschutz – ohne den freiwilligen Einsatz engagierter Mitglieder käme das Vereinsleben schnell zum Erliegen. Um dieses Engagement nicht nur ideell zu würdigen, sondern auch finanziell zu unterstützen, hat der Gesetzgeber die sogenannte Ehrenamtspauschale ins Leben gerufen. Für Sie als Vereinsvorstand oder Kassenwart bietet diese steuerliche Regelung ein hervorragendes Instrument, um Helfern und Funktionsträgern eine wertschätzende Aufwandsentschädigung zukommen zu lassen, ohne das Vereinsbudget mit Steuern und Sozialabgaben zu belasten.

Doch wo Geld fließt, schaut der Fiskus ganz genau hin. Die Auszahlung der Ehrenamtspauschale ist an strenge rechtliche und formale Vorgaben geknüpft. Werden diese missachtet, drohen nicht nur empfindliche Steuernachzahlungen, sondern im schlimmsten Fall sogar der Verlust der Gemeinnützigkeit Ihres Vereins sowie die persönliche Haftung des Vorstands. In diesem umfassenden SEO-optimierten Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um die Ehrenamtspauschale rechtssicher, strategisch klug und buchhalterisch korrekt in Ihrem Verein einzusetzen.

Was ist die Ehrenamtspauschale? Gesetzliche Grundlagen nach § 3 Nr. 26a EStG

Um die ehrenamtliche Arbeit in Deutschland zu fördern, hat der Staat steuerliche Privilegien geschaffen, die direkt den freiwilligen Helfern zugutekommen. Die wichtigste Säule für allgemeine Vereinstätigkeiten bildet hierbei die Ehrenamtspauschale, deren juristisches Fundament im Einkommensteuergesetz verankert ist.

Definition, gesetzlicher Zweck und aktuelle Freibetragsgrenze im Überblick

Die Ehrenamtspauschale ist ein persönlicher Steuerfreibetrag, der im § 3 Nr. 26a des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt ist. Der gesetzliche Zweck dieser Norm ist es, das bürgerschaftliche Engagement in gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Organisationen zu stärken. Durch diese Pauschale können Aufwandsentschädigungen, die ein Ehrenamtlicher für seine Zeit und Mühe erhält, komplett steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden.

Seit den jüngsten gesetzlichen Anpassungen, die das Steueränderungsgesetz 2025 mit sich brachte, liegt die Freibetragsgrenze ab dem Jahr 2026 bei 960 Euro pro Person und Kalenderjahr. Dies entspricht umgerechnet einem Betrag von 80 Euro pro Monat. Zuvor lag dieser Wert bei 840 Euro. Wichtig für Sie zu wissen: Es handelt sich um einen Jahresfreibetrag. Das bedeutet, die Auszahlung muss nicht zwingend in monatlichen Raten von 80 Euro erfolgen. Auch eine Einmalzahlung in Höhe von 960 Euro am Jahresende ist völlig legitim, sofern die Tätigkeit über einen entsprechenden Zeitraum hinweg erbracht wurde.

Wer in Ihrem Verein begünstigt ist: Vorstandsmitglieder, Kassenwarte und Helfer

Ein großer Vorteil der Ehrenamtspauschale ist ihre enorme Flexibilität. Im Gegensatz zu anderen Freibeträgen ist sie nicht auf pädagogische oder pflegerische Berufe beschränkt. Nahezu jede Tätigkeit, die dem Vereinszweck dient und nicht den Charakter einer Festanstellung hat, kann begünstigt sein.

Voraussetzung ist stets die Nebenberuflichkeit. Die ehrenamtliche Tätigkeit darf zeitlich nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs in Anspruch nehmen (in der Regel maximal 14 Stunden pro Woche). Auch Rentner, Studenten, Hausfrauen oder Arbeitslose gelten steuerrechtlich in diesem Sinne als nebenberuflich tätig.

Zulässige Tätigkeitsfelder: Vom ideellen Bereich bis zum Zweckbetrieb

Damit die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 26a EStG greift, muss die vergütete Tätigkeit im Dienst einer gemeinnützigen Körperschaft erfolgen und dem ideellen Bereich oder dem Zweckbetrieb Ihres Vereins zuzuordnen sein.

Der ideelle Bereich umfasst alle Aktivitäten, die unmittelbar dem satzungsmäßigen Zweck dienen, wie etwa die Mitgliederverwaltung oder die Organisation von Vorstandssitzungen. Der Zweckbetrieb schließt Aktivitäten ein, die zur Erfüllung des Vereinszwecks notwendig sind und wirtschaftliche Züge tragen, aber steuerbegünstigt bleiben (z. B. sportliche Veranstaltungen oder kulturelle Aufführungen).

Achtung Falle: Tätigkeiten im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sind von der Ehrenamtspauschale kategorisch ausgeschlossen! Wenn Sie einem Mitglied 960 Euro im Jahr zahlen, damit es hauptverantwortlich den vereinseigenen Bratwurststand auf dem städtischen Volksfest betreibt (reine Gewinnerzielungsabsicht), so ist diese Tätigkeit nicht begünstigt. Diese Auszahlungen wären voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Voraussetzungen im Verein: So zahlen Sie die Ehrenamtspauschale rechtssicher aus

Die bloße Tatsache, dass jemand hart für Ihren Verein arbeitet und das Einkommensteuergesetz den Freibetrag von 960 Euro ermöglicht, reicht als rechtliche Basis für eine Auszahlung nicht aus. Das interne Vereinsrecht, vor allem das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und Ihre eigene Vereinssatzung, stellt strenge formale Anforderungen.

Die Vereinssatzung prüfen: Wann eine ausdrückliche Satzungsregelung zwingend erforderlich ist

Der wohl häufigste und gleichzeitig gefährlichste Fehler in der Vereinspraxis betrifft die Vergütung des Vorstands. Nach § 27 Abs. 3 BGB sind Mitglieder des Vereinsvorstands grundsätzlich unentgeltlich tätig. Dieser Grundsatz der Unentgeltlichkeit ist im deutschen Vereinsrecht tief verwurzelt. Wenn Sie als Verein nun beschließen, Ihrem Vorstand oder dem Kassenwart die Ehrenamtspauschale auszuzahlen, handeln Sie gegen das Gesetz, sofern Ihre Satzung dies nicht ausdrücklich erlaubt!

Damit Vorstandsmitglieder die Ehrenamtspauschale rechtssicher erhalten dürfen, benötigen Sie eine sogenannte Öffnungsklausel in der Satzung. Diese Klausel muss unmissverständlich klarstellen, dass Vorstandsämter auch gegen eine angemessene Vergütung (Aufwandsentschädigung) ausgeübt werden dürfen. Ein rechtssicherer Satzungspassus könnte beispielsweise lauten: „Die Vereinsämter werden grundsätzlich ehrenamtlich ausgeübt. Die Mitgliederversammlung kann jedoch bei Bedarf beschließen, dass Vorstandsmitglieder für ihre Tätigkeit eine angemessene Vergütung bis zur Höhe der gesetzlichen Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG erhalten.“ Fehlt dieser Passus, sind Zahlungen an den Vorstand illegal und gelten als Untreue gegenüber dem Vereinsvermögen.

Beschlussfassung im Verein: Formale Vorgaben für Vorstand und Mitgliederversammlung

Auch wenn die Satzung die Auszahlung grundsätzlich erlaubt, darf der Schatzmeister das Geld nicht einfach eigenmächtig überweisen. Es bedarf eines formalen Beschlusses. Wer diesen Beschluss fassen darf, hängt vom Empfänger der Pauschale ab:

• Vergütung für Vorstandsmitglieder: Hier ist in der Regel das höchste Vereinsorgan, also die Mitgliederversammlung, zuständig. Die Versammlung muss transparent darüber abstimmen, ob und in welcher Höhe der Vorstand vergütet wird. Dies verhindert Interessenkonflikte (der Vorstand bewilligt sich nicht selbst sein Gehalt).
• Vergütung für Nicht-Vorstandsmitglieder (Helfer, Platzwarte): Sofern die Satzung nichts anderes vorschreibt, obliegt die Entscheidung über die Vergabe von Ehrenamtspauschalen an normale Mitglieder der Geschäftsführung des Vereins – also dem amtierenden Vorstand.

Der Grundsatz der Gemeinnützigkeit und das Gebot der Mittelverwendung

Die steuerlichen Vorteile, die Ihr Verein genießt, beruhen auf der Anerkennung der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt. Die Abgabenordnung (AO) legt den Vereinen das Prinzip der „Selbstlosigkeit“ auf. Das bedeutet, dass Vereinsmittel zeitnah und ausschließlich für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden dürfen.

Auszahlungen der Ehrenamtspauschale, die unverhältnismäßig hoch sind, für die es keinen entsprechenden Gegenwert (keine tatsächliche Arbeitsleistung) gibt oder die ohne rechtliche Grundlage (fehlende Satzungsregelung) getätigt werden, stellen eine Mittelfehlverwendung dar. Die Konsequenz ist drastisch: Das Finanzamt kann Ihrem Verein die Gemeinnützigkeit aberkennen. Dies würde zur Folge haben, dass Spendenbescheinigungen ungültig werden, Körperschafts- und Gewerbesteuer nachgefordert werden und der Verein in seiner Existenz massiv bedroht ist.

Ehrenamtspauschale vs. Übungsleiterpauschale: Unterschiede und Kombinationsmöglichkeiten

In der täglichen Vereinspraxis kommt es immer wieder zu Begriffsverwirrungen zwischen der Ehrenamtspauschale und der Übungsleiterpauschale. Beide sind Instrumente zur Förderung des Engagements, unterliegen jedoch unterschiedlichen gesetzlichen Voraussetzungen und dienen verschiedenen Zwecken.

Die Abgrenzung: § 3 Nr. 26a EStG (Ehrenamt) vs. § 3 Nr. 26 EStG (Übungsleiter)

Der zentrale Unterschied liegt in der Art der begünstigten Tätigkeit und in der Höhe des Freibetrags:

• Die Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): Wie bereits detailliert beschrieben, umfasst sie mit 960 Euro jährlich allgemeine, unterstützende und verwaltende Tätigkeiten (Vorstand, Kassenwart, Platzwart). Es bedarf keines direkten pädagogischen Bezugs.
• Die Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG): Dieser Freibetrag ist wesentlich höher und liegt seit 2026 bei 3.300 Euro pro Jahr. Er ist jedoch strikt an bestimmte Tätigkeitsmerkmale geknüpft. Begünstigt sind ausschließlich nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer, Künstler oder in der Pflege. Der Fokus liegt auf der direkten pädagogischen Arbeit mit Menschen (z.B. der Fußballtrainer, der Chorleiter, der Nachhilfelehrer im Verein).

Gleichzeitige Nutzung beider Freibeträge: Zulässige Konstellationen bei getrennten Tätigkeiten

Eine hervorragende Möglichkeit für Vereine, hoch engagierte Mitglieder zu binden, ist die Kombination beider Freibeträge. Der Gesetzgeber erlaubt es ausdrücklich, dass eine einzelne Person sowohl die Übungsleiterpauschale als auch die Ehrenamtspauschale beim selben Verein beansprucht – und somit auf einen steuerfreien Gesamtbetrag von 4.260 Euro im Jahr (3.300 Euro + 960 Euro) kommt.

Die zwingende Voraussetzung: Es muss sich um zwei inhaltlich, zeitlich und vertraglich völlig getrennte Tätigkeiten handeln.

Häufige Praxisfehler bei der Tätigkeitszuordnung und wie Sie diese vermeiden

Trotz der klaren theoretischen Abgrenzung tappen viele Vereine in Haftungsfallen. Vermeiden Sie zwingend die folgenden Praxisfehler:

1. Vermischung von Tätigkeiten in einem Vertrag: Wenn Sie einen Trainer engagieren und ihm pauschal 4.000 Euro im Jahr zahlen mit der mündlichen Absprache, dass er „nebenbei noch ein bisschen die Trikots wäscht und den Platz kehrt“, wird das Finanzamt die komplette Kombination ablehnen. Die Tätigkeiten sind nicht sauber getrennt. Erstellen Sie stattdessen zwei separate schriftliche Verträge und führen Sie getrennte Stundennachweise.
2. Falsche Etikettierung: Nennen Sie den Platzwart in den Verträgen nicht „Übungsleiter für die Rasenpflege“, nur um den höheren Freibetrag von 3.300 Euro nutzen zu können. Ein Platzwart leistet keine pädagogische Arbeit an Menschen und fällt daher ausschließlich unter die Ehrenamtspauschale (max. 960 Euro).
3. Überschreitung der „Ein-Drittel-Regel“: Wird aus dem ehrenamtlichen Engagement faktisch ein Vollzeitjob, entfällt das Merkmal der Nebenberuflichkeit.

Steuer- und Sozialversicherungsrecht: Pflichten für die Vereinsbuchführung

Die formelle Beschlussfassung im Verein ist der erste Schritt; die korrekte steuerliche und buchhalterische Abwicklung der zweite. Der Fiskus verlangt absolute Transparenz. Sie als Kassenwart oder Vorstand sind in der Pflicht, nachzuweisen, dass sämtliche Auszahlungen rechtmäßig steuerfrei behandelt wurden.

Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit korrekt nachweisen

Zahlt Ihr Verein einem Mitglied eine Vergütung im Rahmen der 960-Euro-Grenze, fallen dafür weder Lohnsteuer noch Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung an. Damit Ihr Verein bei einer Lohnsteueraußenprüfung oder einer Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) auf der sicheren Seite ist, reicht eine bloße Überweisung jedoch nicht aus.

Der wichtigste Buchführungsbeleg ist die schriftliche Erklärung des Ehrenamtlichen. Da die Ehrenamtspauschale ein personenbezogener Freibetrag ist, der über alle Tätigkeiten hinweg nur einmal pro Jahr voll ausgeschöpft werden darf (jemand darf also nicht in Verein A 960 Euro und in Verein B nochmals 960 Euro steuerfrei erhalten), müssen Sie sich schriftlich absichern. Lassen Sie den Empfänger zwingend ein Formular unterschreiben, das folgenden Inhalt hat: „Ich bestätige hiermit, dass ich den steuerlichen Freibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG im laufenden Kalenderjahr bei keinem anderen Verein oder Arbeitgeber in Anspruch nehme, beziehungsweise nur in Höhe von X Euro in Anspruch genommen habe.“ Liegt Ihnen dieser Nachweis nicht vor, haftet der Verein im Zweifel für nicht abgeführte Steuern und Sozialabgaben.

Freibetrag überschritten: Regelungen bei Kombination mit Minijob oder Hauptberuf

Was passiert, wenn die Aufwandsentschädigung die magische Grenze von 960 Euro im Jahr (bzw. 80 Euro im Monat) übersteigt? In diesem Fall verfällt die Steuerfreiheit nicht komplett. Die ersten 960 Euro bleiben unangetastet steuer- und sozialabgabenfrei. Jeder Euro, der darüber hinaus ausgezahlt wird, ist jedoch grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Um die Abgabenlast dennoch gering zu halten, nutzen viele Vereine die Kombination der Ehrenamtspauschale mit einem klassischen Minijob (geringfügige Beschäftigung). In der Praxis sieht das so aus: Ein Vereinsmitarbeiter erhält ein Gehalt, das monatlich die Minijob-Grenze erreicht. Zusätzlich wird anteilig die Ehrenamtspauschale angerechnet. Dies erfordert jedoch eine exakte vertragliche Gestaltung, die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale und die Abführung der pauschalen Abgaben für den Anteil, der die 960-Euro-Grenze im Jahr übersteigt. Besprechen Sie solche Konstrukte idealerweise immer im Vorfeld mit einem Steuerberater, da die Berechnung der Grenzwerte komplex ist.

Dokumentations- und Nachweispflichten bei Prüfungen durch das Finanzamt oder die Rentenversicherung

Die Prüfer der Deutschen Rentenversicherung kontrollieren Vereine regelmäßig und äußerst penibel. Ihre Vereinsbuchführung muss so organisiert sein, dass ein sachverständiger Dritter den Sachverhalt sofort nachvollziehen kann. Legen Sie für jeden Empfänger der Pauschale eine Personalakte an, in der Sie folgende Dokumente aufbewahren:

• Den Vorstandsbeschluss oder das Protokoll der Mitgliederversammlung, das die Auszahlung autorisiert.
• Einen schriftlichen Ehrenamtsvertrag (oder eine detaillierte Funktionsbeschreibung).
• Die unterschriebene Erklärung über die Nicht-Inanspruchnahme des Freibetrags bei anderen Stellen.
• Stundenzettel oder Tätigkeitsnachweise, die dokumentieren, wann und in welchem Umfang die Person für den Verein tätig war (um die Angemessenheit zu belegen).

Vereinsbudget schonen: Die Aufwandsspende (Rückspende) richtig umsetzen

Eine strategisch äußerst kluge Möglichkeit für Vereine mit begrenzten finanziellen Mitteln stellt die sogenannte Aufwandsspende dar. Hierbei macht der ehrenamtliche Helfer seinen vertraglichen Anspruch auf die Ehrenamtspauschale geltend, verzichtet jedoch auf die tatsächliche Überweisung des Geldes. Im Gegenzug stellt der Verein dem Helfer eine Zuwendungsbestätigung (Spendenbescheinigung) über den entsprechenden Betrag aus, die dieser steuerlich geltend machen kann.

Damit das Finanzamt dieses Vorgehen anerkennt, müssen strenge Bedingungen erfüllt sein: Der Vergütungsanspruch muss durch Satzung, Beschluss oder Vertrag vor Beginn der Tätigkeit rechtlich bindend vereinbart worden sein. Ein nachträglich konstruierter Verzicht am Jahresende ist unzulässig. Zudem darf die Aufwandsspende nicht nur auf dem Papier existieren – der Verein muss theoretisch wirtschaftlich in der Lage sein, die Pauschale auch tatsächlich auszuzahlen. Eine Spendenbescheinigung darf keinesfalls ausgestellt werden, wenn die Vereinskasse ohnehin leer ist.

Die Perspektive des Ehrenamtlichen: Einkommensteuererklärung und staatliche Leistungen

Während der Verein hauptsächlich für die korrekte Satzungsgestaltung und Buchführung verantwortlich ist, löst der Bezug der Ehrenamtspauschale auch beim Empfänger bestimmte Pflichten und Rechte aus. Gerade im Umgang mit den eigenen Steuerdaten und staatlichen Behörden gibt es wichtige Regeln, die Helfer kennen müssen.

Pflichtangaben in der Steuererklärung und Nachweise gegenüber dem Finanzamt

Auch wenn Einnahmen bis zur Grenze von 960 Euro nach § 3 Nr. 26a EStG steuerfrei bleiben, dürfen sie in der privaten Einkommensteuererklärung des Ehrenamtlichen nicht einfach unter den Tisch fallen. Die Einkünfte müssen zwingend deklariert werden. Dies dient den Finanzämtern zur Kontrolle, ob der jährliche Gesamtfreibetrag durch Tätigkeiten bei mehreren Vereinen eventuell überschritten wurde.

Wie und wo die Angaben erfolgen, hängt von der Natur des Ehrenamts ab. Handelt es sich um ein engagementähnliches Angestelltenverhältnis, gehört der Betrag üblicherweise in die Anlage N, wo oftmals direkt nach steuerfreien Aufwandsentschädigungen gefragt wird. Ist das Ehrenamt als selbstständige Nebentätigkeit deklariert, sind die Anlage S oder die Anlage SO (Sonstige Einkünfte) die korrekten Formulare. Es ist für jeden Helfer essenziell, den vom Verein geschlossenen Ehrenamtsvertrag, die Gehalts- oder Auszahlungsbelege sowie die schriftliche Bestätigung über die Höhe der erhaltenen Pauschale sorgfältig aufzubewahren. Das Finanzamt fordert diese Dokumente bei der Bearbeitung der Steuererklärung regelmäßig als Nachweis an.

Auswirkungen und Anrechnung auf Bürgergeld, Grundsicherung oder BAföG

Ein herausragender sozialpolitischer Vorteil der Ehrenamtspauschale ist ihre nahtlose Kompatibilität mit dem Bezug diverser staatlicher Sozialleistungen. Der Gesetzgeber möchte explizit verhindern, dass sich gesellschaftliches Engagement für Bedürftige finanziell negativ auswirkt.

Für Bezieher von Bürgergeld oder Grundsicherung gilt: Die Aufwandsentschädigungen aus ehrenamtlicher Tätigkeit bleiben bis zu einem Betrag von umgerechnet 250 Euro im Monat anrechnungsfrei (§ 11b SGB II). Da die Ehrenamtspauschale ohnehin maximal 960 Euro im Jahr (also 80 Euro monatlich) beträgt, wird sie zu 100 Prozent vor einer Anrechnung auf den Regelsatz geschützt. Ähnlich unbürokratisch verhält es sich bei Studierenden, die BAföG erhalten. Auch hier führt die Zahlung bis zur gesetzlichen Freibetragsgrenze zu keinerlei Kürzungen der Förderung. In allen Fällen gilt jedoch die unbedingte Mitwirkungspflicht: Die Einnahmen müssen dem zuständigen Jobcenter, Sozialamt oder BAföG-Amt trotz ihrer Anrechnungsfreiheit proaktiv gemeldet und nachgewiesen werden.

Haftungsrisiken und Stolperfallen für Vereinsvorstände vermeiden

Das Amt des Vereinsvorstands bringt eine hohe rechtliche Verantwortung mit sich. Fehler bei der Auszahlung der Ehrenamtspauschale betreffen nicht nur den Verein als Institution, sondern können im Rahmen der Vorstands- und Organhaftung direkt auf das Privatvermögen des Vorstands durchschlagen. Es ist daher unerlässlich, präventiv zu handeln.

Gefahr für die Gemeinnützigkeit: Unzulässige Auszahlungen und Mittelfehlverwendung

Wie bereits im zweiten Kapitel angerissen, steht die Gemeinnützigkeit Ihres Vereins auf dem Spiel, wenn Gelder nicht satzungsgemäß verwendet werden. Dies ist nicht nur bei der Auszahlung an den Vorstand ohne Satzungsgrundlage der Fall. Eine Mittelfehlverwendung liegt auch vor, wenn die gezahlte Ehrenamtspauschale in keinem plausiblen Verhältnis zur erbrachten Leistung steht. Zahlt ein Verein beispielsweise einem Helfer 960 Euro im Jahr aus, dieser Helfer taucht aber im ganzen Jahr nur bei einem einzigen Fest auf, um zwei Stunden Bier auszuschenken, wird das Finanzamt dies als verschleierte Gewinnausschüttung oder ungerechtfertigte Zuwendung werten. Sorgen Sie deshalb stets dafür, dass Leistung und Gegenleistung (Vergütung) dokumentiert und angemessen sind.

Risiko Scheinselbstständigkeit: Abgrenzung zwischen Ehrenamt, Honorarvertrag und Anstellung

Ein weiteres massives Risiko in der Vereinspraxis ist das Thema Scheinselbstständigkeit. Wenn Sie einem ehrenamtlichen Mitarbeiter die Pauschale zahlen, dieser aber de facto wie ein Angestellter behandelt wird, drohen horrende Nachforderungen der Sozialversicherungsträger.

Die Abgrenzung ist fließend. Ein echtes Ehrenamt liegt vor, wenn die Person in ihrer Zeiteinteilung frei ist, nicht in die feste Arbeitsorganisation des Vereins eingebunden ist und keine Weisungsgebundenheit hinsichtlich Arbeitsort und Arbeitszeit besteht. Sobald Sie einem „Ehrenamtlichen“ feste Dienstpläne diktieren, ihm Urlaub gewähren oder ihm im Krankheitsfall das Geld weiterzahlen, mutiert das Ehrenamt rechtlich zu einem Arbeitsverhältnis. Behandeln Sie Ehrenamtliche daher wie Freiwillige – sie spenden dem Verein ihre Zeit aus Idealismus, die Pauschale ist lediglich eine Anerkennung, kein Gehalt.

Checkliste und Vereinbarungsmuster: Schritt-für-Schritt zur rechtssicheren Auszahlung

Um Sie als Vereinsvorstand vor unangenehmen Überraschungen zu bewahren, haben wir abschließend eine kompakte Checkliste erstellt. Gehen Sie diese Punkte chronologisch durch, bevor Sie auch nur einen Euro als Ehrenamtspauschale anweisen:

1. Satzungs-Check: Erlaubt Ihre Satzung die Zahlung von pauschalen Vergütungen an den Vorstand? (Nur notwendig, wenn Organmitglieder bedacht werden sollen).
2. Beschlussfassung: Liegt ein gültiger Beschluss der Mitgliederversammlung oder des Vorstands vor, der die Vergütung der Höhe nach und personell legitimiert?
3. Schriftliche Vereinbarung: Setzen Sie einen formlosen, aber schriftlichen „Vertrag über ehrenamtliche Tätigkeit“ auf. Nennen Sie darin exakt die Aufgaben (z. B. „Verwaltung der Mitgliederdatei“ oder „Instandhaltung des Vereinsgeländes“).
4. Doppelbezug ausschließen: Lassen Sie den Ehrenamtlichen schriftlich versichern, dass er den Freibetrag von 960 Euro (§ 3 Nr. 26a EStG) im laufenden Jahr nicht bereits bei anderen Organisationen ausschöpft.
5. Zahlungsfluss: Überweisen Sie das Geld mit einem eindeutigen Verwendungszweck (z. B. „Ehrenamtspauschale 2026, Name, Zeitraum“) und buchen Sie es im korrekten Kontenrahmen Ihres Vereins (z. B. SKR 49).
6. Laufende Überwachung: Fordern Sie in regelmäßigen Abständen (z. B. quartalsweise) Tätigkeitsberichte oder Stundennachweise an, um die tatsächliche Erbringung der Arbeitsleistung bei einer Steuerprüfung zweifelsfrei belegen zu können.

Die Ehrenamtspauschale ist und bleibt ein fantastisches Mittel, um die wertvollen Stützen Ihres Vereinslebens zu motivieren und ihre Unkosten abzufedern. Wenn Sie die gesetzlichen Rahmenbedingungen, insbesondere die formale Trennung von Tätigkeiten und die lückenlose Dokumentationspflicht, verinnerlichen und streng befolgen, steht einer rechtssicheren und konfliktfreien Nutzung dieses Freibetrags nichts mehr im Wege. Ihr Verein profitiert durch Rechtssicherheit, und Ihre ehrenamtlichen Helfer fühlen sich in ihrem wichtigen gesellschaftlichen Engagement wertgeschätzt.

Möchten Sie mehr zum Thema Ehrenamtspauschale erfahren? Dann klicken Sie hier und testen Sie  „Schatzmeister aktuell“ 30 Tage kostenlos!