Aufwandsentschädigung Ehrenamt: Was Vereine beachten müssen

Engagierte Mitglieder, unermüdliche Helfer und tatkräftige Vorstände bilden das unverzichtbare Rückgrat der deutschen Vereinslandschaft. Ohne diesen freiwilligen Einsatz wäre das gesellschaftliche, sportliche und kulturelle Leben in seiner heutigen Form undenkbar. Doch auch wenn das Ehrenamt per Definition unentgeltlich ausgeübt wird, entstehen den Engagierten in der Praxis häufig Kosten oder ein erheblicher Zeitaufwand. Viele Vereine möchten dieses Engagement würdigen und zumindest einen kleinen finanziellen Ausgleich schaffen.

An dieser Stelle rückt das Thema Aufwandsentschädigung Ehrenamt in den Fokus. Für Vereinsvorstände und Schatzmeister ist die finanzielle Honorierung ehrenamtlicher Arbeit jedoch oft ein Ritt auf der Rasierklinge. Das deutsche Steuer- und Gemeinnützigkeitsrecht knüpft strenge Bedingungen an Zahlungen, die aus der Vereinskasse an Mitglieder, Helfer oder Vorstände fließen. Ein kleiner Formfehler in der Satzung, eine unpräzise Abrechnung oder das Überschreiten gesetzlicher Grenzwerte kann im schlimmsten Fall zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit und zur persönlichen Haftung des Vorstands führen.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie im Detail, wie Ihr Verein eine Aufwandsentschädigung rechtssicher, transparent und für beide Seiten steuerfrei gestaltet. Wir beleuchten die aktuellen gesetzlichen Freibeträge nach dem Einkommensteuergesetz (EStG), zeigen Ihnen die Fallstricke in der Vertragsgestaltung auf und geben Ihnen eine praxiserprobte Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Vereinsverwaltung an die Hand.

Grundlagen der Aufwandsentschädigung: Was Vereine rechtlich beachten müssen

Bevor Ihr Verein das erste Mal Gelder an freiwillige Helfer oder Vorstandsmitglieder auszahlt, müssen die rechtlichen Grundbegriffe scharf voneinander abgegrenzt werden. Im Vereinsalltag wird der Begriff „Aufwandsentschädigung“ häufig als Sammelbegriff für jegliche Zahlung verwendet. Rechtlich und steuerlich gesehen verbergen sich dahinter jedoch völlig unterschiedliche Konzepte, die das Finanzamt bei einer Prüfung streng getrennt bewertet.

Unterschied zwischen tatsächlichem Auslagenersatz und pauschaler Aufwandsentschädigung

Der Ausgangspunkt für jede Tätigkeit im Verein ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Gemäß § 27 Abs. 3 BGB in Verbindung mit §§ 662 ff. BGB üben Vorstandsmitglieder und andere Ehrenamtliche ihr Amt grundsätzlich unentgeltlich im Rahmen eines sogenannten Auftragsverhältnisses aus. Dieses Gesetz sichert den Helfern jedoch ein wichtiges Grundrecht zu: den Anspruch auf Auslagenersatz (§ 670 BGB).

Der tatsächliche Auslagenersatz ist keine Vergütung für geleistete Arbeit oder investierte Zeit. Er stellt lediglich sicher, dass ein Ehrenamtlicher durch sein Engagement keinen eigenen Vermögensschaden erleidet. Streckt ein Mitglied Geld für den Verein vor – etwa für Briefmarken, Büromaterial, Reinigungsmittel oder konkrete Fahrtkosten zu einem Auswärtsspiel –, darf der Verein diese Kosten eins zu eins erstatten. Die zwingende Voraussetzung hierfür ist, dass die Ausgaben tatsächlich angefallen, für die Vereinsarbeit notwendig und durch Originalbelege (Quittungen, Rechnungen, Fahrkarten) lückenlos nachgewiesen sind. Ein solcher belegter Auslagenersatz ist in unbegrenzter Höhe steuerfrei (§ 3 Nr. 50 EStG) und bedarf keiner gesonderten Regelung in der Vereinssatzung.

Ganz anders verhält es sich bei der pauschalen Aufwandsentschädigung. Hierbei zahlt der Verein einen festen Geldbetrag, ohne dass der Empfänger einzelne Quittungen für entstandene Kosten vorlegen muss. In der Praxis wird über diese Pauschalen meist nicht nur ein vermuteter Sachaufwand, sondern vor allem die aufgewendete Arbeitszeit honoriert. Rechtlich gesehen verlässt der Verein hier den Bereich des reinen Aufwendungsersatzes und bewegt sich im Bereich der Vergütung. Sobald Pauschalen gezahlt werden, die den tatsächlich nachgewiesenen Aufwand übersteigen oder gänzlich ohne Belege fließen, greifen die strengen Vorgaben des Einkommensteuer- und Sozialversicherungsrechts sowie das Gemeinnützigkeitsrecht der Abgabenordnung (AO).

Ehrenamtspauschale vs. Übungsleiterfreibetrag: Die gesetzlichen Grundlagen im Überblick

Um das bürgerschaftliche Engagement zu fördern und Vereine von komplizierten Lohnsteuerabrechnungen zu entlasten, hat der Gesetzgeber im Einkommensteuergesetz zwei zentrale Instrumente geschaffen: die Übungsleiterpauschale und die Ehrenamtspauschale. Beide ermöglichen es gemeinnützigen Organisationen, eine pauschale Aufwandsentschädigung im Ehrenamt zu zahlen, ohne dass hierfür Steuer oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Obwohl beide Freibeträge an ähnliche Grundvoraussetzungen geknüpft sind, unterscheiden sie sich fundamental in ihrem Anwendungsbereich:

• Der Übungsleiterfreibetrag (§ 3 Nr. 26 EStG): Diese Pauschale ist ausschließlich für spezifische, qualifizierte Tätigkeiten reserviert. Begünstigt sind pädagogische, ausbildende, erzieherische, betreuende oder künstlerische Aufgaben sowie die Pflege alter, kranker oder Menschen mit Behinderungen. Klassische Beispiele im Verein sind Sporttrainer, Jugendgruppenleiter, Chorleiter, Dirigenten oder Lehrkräfte bei Erste-Hilfe-Kursen.
• Die Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): Dieser Freibetrag ist deutlich breiter gefasst, fällt dafür aber in der Höhe geringer aus. Er dient als Auffangtatbestand für nahezu alle anderen Dienste, die in einem gemeinnützigen Verein anfallen und nicht die strengen Kriterien des Übungsleiterfreibetrags erfüllen. Hierunter fallen insbesondere verwaltende, organisatorische und handwerkliche Aufgaben – wie die Tätigkeit als Vereinsvorstand, Schatzmeister, Schriftführer, Platzwart, Zeugwart, Gerätewart oder Schiedsrichter im Amateurbereich.

Für beide Pauschalen gelten laut EStG drei gemeinsame Grundpfeiler, die zwingend erfüllt sein müssen:

1. Förderung begünstigter Zwecke: Die Tätigkeit muss im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer steuerbegünstigten Körperschaft (z. B. eines eingetragenen, gemeinnützigen Vereins) erfolgen und der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dienen. Das bedeutet: Der Einsatz muss im ideellen Bereich des Vereins oder im steuerbegünstigten Zweckbetrieb stattfinden. Tätigkeiten im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z. B. der reine Verkauf von Speisen und Getränken im Vereinsheim oder das Kassieren von Eintrittsgeldern bei geselligen Vereinsfesten) sind von den Freibeträgen ausgeschlossen!
2. Nebenberuflichkeit: Das Engagement muss nebenberuflich ausgeübt werden. Nach ständiger Rechtsprechung und den Lohnsteuerrichtlinien gilt eine Tätigkeit dann als nebenberuflich, wenn sie zeitlich nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs in Anspruch nimmt (in der Regel maximal 13 bis 14 Stunden pro Woche). Dabei können auch Personen nebenberuflich ehrenamtlich tätig sein, die im Hauptberuf keinen Job ausüben, wie etwa Studierende, Rentner, Hausfrauen und Hausmänner oder Arbeitssuchende.
3. Kein Zusammenhang mit dem Hauptberuf: Übt eine Person im selben Verein bereits eine hauptamtliche Tätigkeit aus, darf die nebenberufliche ehrenamtliche Arbeit nicht unmittelbarer Bestandteil der Haupttätigkeit sein.

Satzungserfordernis: Warum ohne Satzungsgrundlage keine Pauschalen gezahlt werden dürfen

Einer der gefährlichsten Stolpersteine für Vereine liegt nicht im Steuerrecht, sondern im Vereinsrecht des BGB und im Gemeinnützigkeitsrecht. Wie eingangs erwähnt, schreibt § 27 Abs. 3 Satz 2 BGB unmissverständlich vor: „Die Mitglieder des Vorstands sind unentgeltlich tätig.“

Da das Finanzamt jede pauschale Aufwandsentschädigung – also auch die Zahlung der Ehrenamtspauschale – als offene Vergütung für geleistete Arbeitszeit wertet, verstößt ein Verein gegen das BGB, wenn er seinem Vorstand solche Pauschalen ohne explizite Erlaubnis in der Vereinssatzung auszahlt. Zwar ist die Vorschrift des § 27 Abs. 3 BGB nachgiebiges Recht (dispositiv), das bedeutet, der Verein darf davon abweichen. Gemäß § 40 BGB ist eine solche Abweichung jedoch ausschließlich durch eine ausdrückliche Regelung in der Satzung möglich. Ein einfacher Beschluss der Mitgliederversammlung oder gar ein interner Vorstandsbeschluss reicht hierfür rechtlich nicht aus!

Zahlt ein Verein seinen Vorstandsmitgliedern die Ehrenamtspauschale aus, obwohl die Satzung schweigt oder sogar ausdrücklich regelt, dass der Vorstand „ehrenamtlich und unentgeltlich“ arbeitet, hat dies dramatische Konsequenzen: Der Verein verstößt gegen das Gebot der Selbstlosigkeit (§ 55 AO). Mittel des Vereins werden für Zwecke verwendet, die satzungsrechtlich nicht gedeckt sind. Das Finanzamt wertet dies als Mittelfehlverwendung, was im Rahmen einer Betriebsprüfung zum sofortigen Entzug der Gemeinnützigkeit führen kann.

Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit: Freibeträge optimal nutzen

Ist die satzungsrechtliche Grundlage geschaffen, bieten die gesetzlichen Pauschalen hervorragende Möglichkeiten, das Engagement im Verein finanziell zu honorieren. Weder der Verein noch der Ehrenamtliche müssen auf diese Zahlungen Steuern oder Sozialabgaben (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) abführen, solange die gesetzlichen Höchstgrenzen eingehalten werden. Zudem sind die Pauschalen auch in der gesetzlichen Unfallversicherung beitragsfrei.

Höhe der aktuellen Freibeträge nach § 3 Nr. 26 und § 3 Nr. 26a EStG

Der Gesetzgeber passt die steuerlichen Freibeträge regelmäßig an die wirtschaftliche Entwicklung an, um das Ehrenamt zu stärken. Durch das Steueränderungsgesetz 2025 wurden die Höchstbeträge für beide Pauschalen spürbar angehoben. Für Vereine und Engagierte gelten folgende gesetzliche Grenzwerte:

• Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG): Der steuerfreie Freibetrag beläuft sich auf 3.300 Euro pro Jahr. Bei einer gleichmäßigen monatlichen Auszahlung entspricht dies einem steuerfreien Betrag von 275 Euro pro Monat.
• Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): Die maximale Höhe für diesen Freibetrag liegt bei 960 Euro pro Jahr. Rechnet man dies auf zwölf Monate um, kann der Verein monatlich 80 Euro steuer- und sozialabgabenfrei an den Ehrenamtlichen überweisen.

Bei beiden Beträgen handelt es sich um Jahresfreibeträge. Das hat für die Vereinsbuchhaltung zwei entscheidende Konsequenzen:

Erstens: Es findet keine zeitanteilige Kürzung (Pro-rata-temporis-Regelung) statt. Beginnt ein neuer Jugendtrainer seine Tätigkeit erst im Oktober eines Jahres, darf er dennoch für die verbleibenden drei Monate den vollen Jahresfreibetrag von 3.300 Euro steuerfrei ausschöpfen, sofern der Verein ihm eine entsprechend hohe Vergütung zahlt.

Zweitens: Die Freibeträge sind personenbezogen, nicht vereinsbezogen. Engagiert sich ein Mitglied in zwei verschiedenen Vereinen als Kassenwart, steht ihm die Ehrenamtspauschale in Höhe von 960 Euro insgesamt für das gesamte Kalenderjahr nur ein einziges Mal zu – nicht etwa pro Verein.

Kombination beider Pauschalen: Wann mehrere Tätigkeiten im Verein getrennt abrechenbar sind

In vielen Vereinen übernehmen engagierte Mitglieder gleich mehrere Funktionen gleichzeitig. Ein klassisches Beispiel aus dem Sportverein: Eine Person trainiert zweimal pro Woche die B-Jugend und sitzt gleichzeitig als gewählter Schriftführer im Vereinsvorstand. Hier stellt sich für den Schatzmeister die Frage: Dürfen Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale miteinander kombiniert werden?

Das Gesetz (§ 3 Nr. 26a Satz 2 EStG) schließt eine Kombination für dieselbe Tätigkeit strikt aus. Wer ausschließlich als Trainer arbeitet, kann sein Honorar nicht künstlich aufteilen und 3.300 Euro über den Übungsleiterfreibetrag sowie weitere 960 Euro über die Ehrenamtspauschale abrechnen.

Übt die Person jedoch – wie in unserem Beispiel – zwei grundverschiedene Tätigkeiten aus, ist die gleichzeitige Nutzung beider Freibeträge im selben Jahr vollkommen legal und steuerlich anerkannt! Im Idealfall kann ein solches Multitalent im Verein also bis zu 4.260 Euro pro Jahr (3.300 Euro + 960 Euro) komplett steuerfrei und sozialversicherungsfrei erhalten.

Damit das Finanzamt diese Kombination bei einer Prüfung problemlos anerkennt, muss folgende Voraussetzung erfüllt sein: Die beiden Aufgabenbereiche müssen inhaltlich, organisatorisch und vertraglich strikt voneinander getrennt sein. Schließen Sie als Verein zwingend zwei separate schriftliche Vereinbarungen ab (einen Übungsleitervertrag für das Training und eine Ehrenamtsvereinbarung für das Vorstandsamt) und überweisen Sie die Beträge getrennt mit eindeutigen Verwendungszwecken. Zudem können zusätzlich zu beiden Pauschalen auch noch tatsächliche Auslagen (z. B. Einzelnachweise über Fahrtkosten zu Auswärtsspielen) steuerfrei erstattet werden.

Überschreiten der Freibeträge: Wann Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht entstehen

Da es sich bei den genannten Summen um echte Freibeträge (und nicht um Freigrenzen) handelt, führt ein Überschreiten der Höchstbeträge nicht dazu, dass die gesamte Zahlung steuerpflichtig wird. Lediglich der Betrag, der über die 3.300 Euro bzw. 960 Euro hinausgeht, unterliegt der regulären Einkommensteuer und gegebenenfalls der Sozialversicherungspflicht.

Für den Verein als Auszahlenden hat das Überschreiten der Freibeträge jedoch erhebliche administrative Folgen. Es muss geprüft werden, ob der Ehrenamtliche als selbstständiger Honorarkraft (freier Mitarbeiter) oder als abhängig Beschäftigter (Arbeitnehmer) einzustufen ist:

• Bei selbstständiger Tätigkeit: Liegt eine echte Selbstständigkeit vor (was im Vereinsvorstand fast nie, bei spezialisierten Kursleitern aber durchaus möglich ist), muss sich der Empfänger selbst um die Versteuerung des übersteigenden Betrags in seiner Einkommensteuererklärung kümmern. Er trägt dort die Gesamteinnahmen ein, zieht den Freibetrag ab und versteuert die Differenz mit seinem persönlichen Steuersatz.
• Bei abhängiger Beschäftigung (Regelfall im Verein): Ist der Helfer in die Vereinsorganisation eingebunden, entsteht für den den Freibetrag übersteigenden Teil ein reguläres Arbeitsverhältnis. In der Vereinspraxis bietet sich hier die Kombination mit einem Minijob (geringfügige Beschäftigung) an. Der Clou: Im Sozialversicherungsrecht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 SGB IV) zählen die steuerfreien Aufwandsentschädigungen nach § 3 Nr. 26 und 26a EStG nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt.

Das bedeutet in der Praxis: Ein Verein kann einen Trainer auf Minijob-Basis anstellen und dabei den monatlichen Übungsleiterfreibetrag (275 Euro) mit der geltenden Minijob-Grenze kombinieren. Erst für den Teil der Vergütung, der über den monatlichen Freibetrag (oder bei jährlicher Betrachtung über die 3.300 Euro am Stück) hinausgeht, muss der Verein den Mitarbeiter bei der Minijob-Zentrale anmelden und die pauschalen Arbeitgeberabgaben (ca. 30 Prozent für Kranken- und Rentenversicherung sowie Pauschalsteuer und Umlagen) abführen. Gleichzeitig greift ab dem ersten Euro, der den steuerfreien Freibetrag im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses übersteigt, das gesetzliche Mindestlohngesetz (MiLoG) inklusive aller Dokumentationspflichten für die geleisteten Arbeitsstunden!

Rechtssichere Vertragsgestaltung und Dokumentation für Vereinsvorstände

Vertrauen ist im Vereinsleben gut, eine lückenlose Dokumentation ist gegenüber dem Finanzamt und der Deutschen Rentenversicherung jedoch überlebenswichtig. Werden Gelder für eine Aufwandsentschädigung im Ehrenamt ohne schriftliche Grundlage ausgezahlt, tappen Vorstände schnell in teure Beweisfallen.

Wichtige Bestandteile einer schriftlichen Ehrenamtsvereinbarung

Schließen Sie mit jedem Empfänger einer Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale vor Beginn der Tätigkeit eine schriftliche Vereinbarung ab. Diese dient als Nachweis für die korrekte Zuordnung zum ideellen Bereich oder Zweckbetrieb und schützt vor Missverständnissen. Eine rechtssichere Ehrenamtsvereinbarung sollte mindestens folgende Punkte umfassen:

• Genaue Tätigkeitsbeschreibung: Definieren Sie präzise, welche Aufgaben der Ehrenamtliche übernimmt. Nur so kann ein Prüfer später nachvollziehen, ob die Voraussetzungen für die Übungsleiterpauschale (pädagogisch) oder die Ehrenamtspauschale (organisatorisch/ideell) tatsächlich vorlagen.
• Zeitlicher Umfang: Halten Sie fest, wie viele Stunden pro Woche oder Monat das Engagement durchschnittlich umfasst, um das Kriterium der Nebenberuflichkeit (maximal ein Drittel einer Vollzeitstelle) schriftlich zu untermauern.
• Höhe und Auszahlungsmodalitäten: Geben Sie den genauen Betrag an und verweisen Sie explizit auf die gesetzliche Grundlage (z. B. „pauschale Aufwandsentschädigung im Sinne des § 3 Nr. 26a EStG in Höhe von monatlich 80 Euro“).
• Ausschluss eines Arbeitsverhältnisses: Stellen Sie klar, dass es sich um ein unentgeltliches Auftragsverhältnis nach §§ 662 ff. BGB handelt und die Pauschale lediglich zur Abgeltung des entstehenden Zeit- und Sachaufwands dient, ohne dass hierdurch ein arbeitsrechtliches Beschäftigungsverhältnis begründet wird.
• Regelung zum Auslagenersatz: Definieren Sie, ob mit der Pauschale sämtliche Auslagen abgegolten sind oder ob konkret nachgewiesene Reisekosten und Sachauslagen zusätzlich gegen Beleg erstattet werden.

Pflichten für Schatzmeister: Anforderungen an Belegführung und Nachweise für das Finanzamt

Da die steuerfreien Freibeträge personenbezogen pro Kalenderjahr gelten, weiß Ihr Schatzmeister zunächst nicht, ob ein neuer Trainer oder Helfer seinen Freibetrag im laufenden Jahr vielleicht schon bei einem anderen Verein oder einer anderen Organisation (z. B. der Freiwilligen Feuerwehr oder der Kirche) ausgeschöpft hat.

Um den Verein hier vor Haftungsrisiken für nicht abgeführte Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu schützen, ist die sogenannte Negativerklärung (Befreiungserklärung) Pflicht. Lassen Sie sich von jedem Ehrenamtlichen zu Beginn der Tätigkeit – und danach zwingend jedes Jahr neu – schriftlich bestätigen, ob und in welcher Höhe er den jeweiligen Freibetrag nach § 3 Nr. 26 oder § 3 Nr. 26a EStG bei anderen Auftraggebern in Anspruch nimmt.

Sobald Ihnen diese unterschriebene Erklärung vorliegt, genießt der Verein Vertrauensschutz. Das bedeutet: Selbst wenn der Ehrenamtliche in diesem Formular falsche Angaben macht und tatsächlich in drei Vereinen gleichzeitig die volle Pauschale kassiert, kann das Finanzamt oder der Sozialversicherungsträger bei einer späteren Betriebsprüfung nicht Ihren Verein in Regress nehmen. Die Steuernachforderung richtet sich in diesem Fall ausschließlich gegen den unehrlichen Empfänger. Nehmen Sie diese jährlichen Erklärungen zwingend zu den Lohn- bzw. Vereinsunterlagen!

Die Aufwandsspende: Voraussetzungen und Fallstricke beim Verzicht auf Auszahlung

Viele engagierte Mitglieder möchten dem Verein finanziell unter die Arme greifen. Sie haben zwar Anspruch auf eine Aufwandsentschädigung oder einen Auslagenersatz, möchten sich das Geld aber gar nicht erst auszahlen lassen, sondern es dem Verein im Gegenzug für eine steuermindernde Spendenbescheinigung (Zuwendungsbestätigung) überlassen. Dieses Konstrukt nennt sich Aufwandsspende (§ 10b Abs. 3 Satz 5 und 6 EStG).

So attraktiv dieses Modell für die Liquidität des Vereins ist, so streng wird es von den Finanzämtern geprüft. Denn eine Spende setzt immer eine freiwillige Vermögensminderung voraus, während ein Ehrenamtlicher ja ohnehin unentgeltlich arbeitet. Damit das Finanzamt eine Aufwandsspende anerkennt, müssen folgende Kriterien lückenlos erfüllt sein:

• Rechtsgültiger Anspruch vorab: Der Anspruch auf die Aufwandsentschädigung (z. B. die Ehrenamtspauschale) oder den Auslagenersatz muss vor Aufnahme der Tätigkeit rechtswirksam eingeräumt worden sein. Dies geschieht durch eine Satzungsregelung, eine gültige Vereinsordnung (z. B. Reisekostenordnung) oder einen schriftlichen Einzelvertrag.
• Kein Vorab-Verzicht: Der Ehrenamtliche darf keinesfalls schon bei Vertragsabschluss oder vor Ausübung der Tätigkeit erklären, dass er auf die Auszahlung verzichtet! Ein solcher Vorab-Verzicht ist steuerlich schädlich.
• Zeitnaher Verzicht nach Entstehung: Erst nachdem die Tätigkeit geleistet bzw. der Anspruch fällig geworden ist, muss der Verzicht schriftlich erklärt werden. Laut Bundesfinanzministerium (BMF) muss diese Verzichtserklärung zeitnah erfolgen: bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten nach Entstehen des Anspruchs, bei einer regelmäßigen (z. B. monatlichen) Tätigkeit mindestens einmal pro Jahr.
• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Vereins: Dies ist der Punkt, an dem die meisten Vereine scheitern. Der Verein muss sowohl zum Zeitpunkt der Einräumung des Anspruchs als auch zum Zeitpunkt des Verzichts wirtschaftlich überhaupt in der Lage gewesen sein, die vereinbarte Summe tatsächlich bar oder per Überweisung auszuzahlen! Ist die Vereinskasse leer und werden an zwanzig Helfer Ehrenamtspauschalen von je 960 Euro vertraglich zugesichert, nur um anschließend Spendenquittungen über 19.200 Euro auszustellen, wertet das Finanzamt dies als Gestaltungsmissbrauch. Die Konsequenz: Spendenhaftung des Vorstands (pauschal 30 Prozent des Spendenbetrags aus eigener Tasche) und drohender Verlust der Gemeinnützigkeit!

Typische Risiken vermeiden: Gemeinnützigkeit und Vorstandshaftung schützen

Die Verwaltung eines Vereins ähnelt heute in vielen Bereichen der Führung eines kleinen mittelständischen Unternehmens. Wer bei der Abrechnung von Geldern im Ehrenamt fahrlässig handelt, setzt nicht nur den Status des Vereins aufs Spiel, sondern riskiert auch sein eigenes Privatvermögen.

Gefahr der Scheinselbstständigkeit und verdeckte Arbeitsverhältnisse im Verein

Insbesondere im Bereich der Übungsleiterpauschale arbeiten viele Vereine mit Trainern, Kursleitern oder Dozenten auf vermeintlicher Honorarbasis zusammen, deren jährliche Vergütung den Freibetrag von 3.300 Euro übersteigt. Der Verein lässt sich Rechnungen schreiben und geht davon aus, dass es sich um selbstständige freie Mitarbeiter handelt.

Bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) folgt dann oft das böse Erwachen: Die Prüfer stufen die Trainer als scheinselbstständig und damit als sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer ein. Maßgeblich für diese Einstufung ist nicht das, was als Überschrift auf dem Vertrag steht, sondern wie die Tätigkeit in der Praxis gelebt wird (§ 7 Abs. 1 SGB IV).

Indizien für ein verdecktes, abhängiges Arbeitsverhältnis im Verein sind unter anderem:

• Der Übungsleiter ist fest in die Vereinsorganisation eingegliedert (er nutzt die Sporthallen, Plätze und Trainingsgeräte des Vereins kostenfrei).
• Zeit, Ort und Inhalt des Trainings werden vom Vorstand oder Abteilungsleiter detailliert vorgegeben.
• Der Trainer trägt keinerlei eigenes unternehmerisches Risiko (er erhält ein festes Stundenhonorar, unabhängig davon, ob drei oder zwanzig Vereinsmitglieder zum Training erscheinen).
• Er tritt nach außen hin (z. B. in Vereinskleidung) als Repräsentant des Vereins auf und nicht als eigener Unternehmer am Markt.

Stellt die Rentenversicherung im Nachhinein eine Scheinselbstständigkeit fest, muss der Verein für bis zu vier Jahre rückwirkend (bei bedingtem Vorsatz sogar bis zu 30 Jahre!) sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmeranteile zur gesamten Sozialversicherung nachzahlen – zuzüglich empfindlicher Säumniszuschläge. Sobald Zahlungen die steuerfreien Freibeträge überschreiten, sollten Vereine daher im Zweifel immer den sicheren Weg über eine Anmeldung als Minijobber wählen oder ein offizielles Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der DRV einleiten.

Verlust der Gemeinnützigkeit durch unzulässige Begünstigungen oder überhöhte Zahlungen

Das Gemeinnützigkeitsrecht der Abgabenordnung ist von einem strengen Grundsatz geprägt: Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden (§ 55 Abs. 1 Nr. 1 AO). Mitglieder dürfen in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine Zuwendungen aus Mitteln der Körperschaft erhalten, und es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden (§ 55 Abs. 1 Nr. 3 AO).

Dieses Begünstigungsverbot zieht klare Grenzen für die Zahlung von Aufwandsentschädigungen:

• Angemessenheit der Zahlung: Eine pauschale Aufwandsentschädigung muss immer in einem plausiblen Verhältnis zur tatsächlich erbrachten Leistung stehen. Zahlt ein Verein die volle Ehrenamtspauschale von 960 Euro an ein Beiratsmitglied aus, das im gesamten Jahr lediglich an einer einzigen zweistündigen Sitzung teilgenommen hat, liegt ein krasses Missverhältnis vor. Das Finanzamt wertet dies als verdeckte Gewinnausschüttung bzw. unzulässige Begünstigung.
• Verbot von pauschalen Sitzungsgeldern ohne Arbeitsleistung: Zahlungen für die bloße Teilnahme an regulären Mitgliederversammlungen sind gemeinnützigkeitsrechtlich unzulässig. Die Ehrenamts- und Übungsleiterpauschalen setzen immer eine aktive Tätigkeit für den Verein voraus.
• Aufmerksamkeiten und Geschenke: Werden Ehrenamtliche nicht mit Geld, sondern mit Sachgeschenken zu persönlichen Anlässen (z. B. runder Geburtstag, Hochzeit) bedacht, darf der Wert dieser Aufmerksamkeiten die steuerliche Grenze von 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) pro Anlass nicht überschreiten, um die Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden.

Persönliche Haftungsrisiken des Vorstands bei fehlerhafter steuerlicher Einordnung

Viele ehrenamtliche Vorstände wiegen sich in dem Glauben, bei Fehlern in der Vereinsführung hafte ausschließlich das Vereinsvermögen. Zwar sieht § 31a BGB (das sogenannte Haftungsprivileg für Ehrenamtliche) vor, dass Vorstandsmitglieder, die unentgeltlich tätig sind oder für ihre Tätigkeit maximal eine Vergütung in Höhe der Ehrenamtspauschale (960 Euro jährlich) erhalten, gegenüber dem Verein und dessen Mitgliedern nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit haften.

Dieses zivilrechtliche Schutzschild versagt jedoch im Außenverhältnis – insbesondere gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern – nahezu vollständig!

• Steuerliche Haftung (§ 69 AO): Die gesetzlichen Vertreter eines Vereins (der Vorstand nach § 26 BGB) haben die steuerlichen Pflichten der Körperschaft zu erfüllen. Werden durch vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen Steuern (insbesondere Lohnsteuer bei Überschreiten der Freibeträge) nicht oder nicht rechtzeitig abgeführt, haftet der Vorstand mit seinem gesamten Privatvermögen für den Steuerausfall.
• Sozialversicherungsrechtliche Haftung und Strafbarkeit (§ 266a StGB): Noch schärfer ist das Recht bei Sozialabgaben. Das Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt (also das Nichtabführen von Sozialversicherungsbeiträgen, etwa bei unerkannter Scheinselbstständigkeit oder falsch abgerechneten Pauschalen) ist ein Straftatbestand. Da den Vorstand hier weitreichende Erkundigungs- und Prüfpflichten treffen, bejahen Gerichte bereits bei leichtfertigem Ignorieren der Rechtslage schnell einen sogenannten bedingten Vorsatz, der zu einer persönlichen Schadensersatzpflicht nach § 823 Abs. 2 BGB in Verbindung mit § 266a StGB führt.

Wichtig für die Aufgabenverteilung im Vorstand: Grundsätzlich gilt das Prinzip der Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder. Zwar kann die Zuständigkeit für Steuern und Finanzen intern (z. B. durch Geschäftsordnung) klar auf den Schatzmeister übertragen werden, wodurch sich die Haftung der übrigen Vorstandsmitglieder reduziert. Dennoch verbleibt bei den anderen Vorständen immer eine Überwachungspflicht. Bei unklaren Zahlungsströmen oder offensichtlichen Unregelmäßigkeiten müssen auch der 1. Vorsitzende oder der Schriftführer sofort einschreiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Aufwandsentschädigungen im Verein fehlerfrei auszahlen

Um die genannten Risiken auszuschließen und den administrativen Aufwand im Vereinsalltag so gering wie möglich zu halten, empfiehlt sich die Einführung standardisierter Prozesse. Mit den folgenden drei Schritten stellen Sie die Auszahlung einer Aufwandsentschädigung im Ehrenamt auf ein rechtssicheres Fundament.

Erstellung einer vereinsinternen Vergütungs- und Aufwandsordnung

Während die Vereinssatzung lediglich die grundsätzliche Erlaubnis (Öffnungsklausel) enthalten sollte, dass Pauschalen gezahlt werden dürfen, gehören die konkreten Details und Beträge nicht in die Satzung. Würden Sie dort feste Euro-Beträge verankern, müssten Sie bei jeder Anpassung oder Gesetzesänderung eine aufwendige Satzungsänderung über das Notariat und das Vereinsregister durchführen.

Verankern Sie die Details stattdessen in einer flexiblen Finanz-, Vergütungs- oder Aufwandsordnung, die je nach Satzungsvorgabe von der Mitgliederversammlung oder dem Vorstand beschlossen wird. In dieser Ordnung regeln Sie transparent:

• Welche Ämter und Funktionen im Verein Anspruch auf die Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG) oder die Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG) haben.
• Nach welchem Schlüssel die Höhe der Zahlung bemessen wird (z. B. Pauschale pro gehaltener Trainingsstunde, fester Jahresbetrag für bestimmte Vorstandsressorts).
• Wie hoch die internen Erstattungssätze für den tatsächlichen Auslagenersatz sind (z. B. Festlegung der steuerfreien Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer bei Dienstfahrten mit dem Privat-Pkw nach dem Bundesreisekostengesetz).
• Bis zu welchem Stichtag Abrechnungen beim Schatzmeister eingereicht werden müssen, damit sie im laufenden Geschäftsjahr noch berücksichtigt werden.

Implementierung von standardisierten Abrechnungsbögen und Nachweiserfassungen

Schaffen Sie jegliche „Zettelwirtschaft“ ab. Kein Euro sollte die Vereinskasse ohne einen standardisierten internen Buchungsbeleg verlassen. Stellen Sie Ihren Übungsleitern, Vorständen und Helfern einheitliche Formulare (digital oder als PDF-Vorlage) zur Verfügung:

1. Stundennachweis für Übungsleiter: Auch wenn Pauschalen gezahlt werden, sollte jeder Trainer monatlich oder quartalsweise eine Liste einreichen, aus der das Datum, die Uhrzeit, die betreute Gruppe und die Dauer der Übungseinheit hervorgehen. Dies beweist gegenüber dem Finanzamt, dass die Zahlung tatsächlich für eine begünstigte pädagogische Tätigkeit im Zweckbetrieb geflossen ist und nicht als verdecktes Geschenk gewährt wurde.
2. Formular für Reisekosten und Auslagenersatz: Für die Erstattung tatsächlicher Kosten muss das Formular das genaue Datum, den konkreten Anlass der Fahrt (z. B. „Fahrt zum Verbandstag nach Musterstadt“), die gefahrenen Kilometer sowie Felder für das Anheften von Originalquittungen (Parktickets, Materialkäufe) enthalten.
3. Vordruck für die jährliche Befreiungserklärung: Integrieren Sie den Text der Negativerklärung direkt auf dem Abrechnungsbogen oder koppeln Sie die erste Auszahlung des Jahres zwingend an die Rückgabe des unterschriebenen Formulars zur anderweitigen Nutzung der Freibeträge.

Prüf-Checkliste für den Vorstand vor Durchführung der Überweisungen

Bevor der Schatzmeister die Banküberweisung für eine pauschale Aufwandsentschädigung freigibt, sollte jeder Vorgang anhand der folgenden kurzen Checkliste überprüft werden. Nur wenn alle Fragen mit „Ja“ beantwortet werden können, ist die Auszahlung zu 100 Prozent rechtssicher:

• Satzungscheck (bei Vorständen): Enthält unsere aktuell im Vereinsregister eingetragene Satzung eine ausdrückliche Öffnungsklausel, die die Zahlung von Vergütungen bzw. der Ehrenamtspauschale an Vorstandsmitglieder erlaubt?
• Beschlusscheck: Liegt ein ordnungsgemäß protokollierter Beschluss des zuständigen Vereinsorgans (Mitgliederversammlung oder Vorstand) sowie ein gültiger Haushaltsplan vor, der die Auszahlung dieser Beträge im laufenden Jahr genehmigt?
• Bereichscheck: Findet die honorierte Tätigkeit zweifelsfrei im ideellen Bereich oder im steuerbegünstigten Zweckbetrieb statt (Ausschluss von Tätigkeiten im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb wie Vereinsgastronomie oder geselligen Festen)?
• Vertragscheck: Existiert eine beidseitig unterschriebene Ehrenamts- oder Übungsleitervereinbarung, die Art und Umfang (Nebenberuflichkeit!) der Tätigkeit genau definiert?
• Freibetragscheck: Werden die gesetzlichen Höchstgrenzen von 960 Euro (Ehrenamtspauschale) bzw. 3.300 Euro (Übungsleiterpauschale) im laufenden Kalenderjahr eingehalten, und liegt uns die aktuell gültige, unterschriebene Erklärung des Empfängers vor, dass er den Freibetrag nicht bereits bei anderen Vereinen ausgeschöpft hat?
• Trennungsgebot (bei Kombination): Falls eine Person beide Pauschalen erhält: Liegen zwei getrennte Verträge für zwei klar voneinander abgrenzbare Tätigkeiten vor, und werden die Summen separat überwiesen?

Wenn Sie diese strukturierten Vorgaben in Ihrem Verein konsequent umsetzen, verwandelt sich das vermeintliche Minenfeld des Steuerrechts in ein wirkungsvolles Instrument zur Mitgliederbindung und Motivation. Sie würdigen den unbezahlbaren Einsatz Ihrer Ehrenamtlichen fair und transparent, schützen das Vereinsvermögen sowie den Vorstand vor Haftungsrisiken und stellen sicher, dass die Gemeinnützigkeit Ihrer Organisation langfristig unangetastet bleibt.

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Fragen und Antworten