Vereinsausflug planen – Schritt für Schritt

Die Gemeinschaft steht im Verein stets im Vordergrund. Das gilt aber nicht nur bei den Aktivitäten, die in direktem Zusammenhang mit dem Vereinszweck stehen. Auch abseits der eigentlichen „Arbeit“ ist es in Vereinen gerne gesehen, wenn Zeit zusammen verbracht wird. Das stärkt schließlich den Zusammenhalt und die Bindung der einzelnen Mitglieder, sprich das Risiko, dass diese den Verein eines Tages verlassen, sinkt. Möglichkeiten gibt es dafür viele, zum Beispiel einen Vereinsausflug. Allerdings erfordert dieser einen gewissen Organisationsaufwand und auch finanzielle Fragen müssen geklärt werden. Hier daher eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die bei der Planung hilft.

Schritt 1: Die Idee in den Raum werfen.

Der erste Schritt ist bekanntlich der schwierigste, aber oftmals auch der wichtigste. Um einen Vereinsausflug auf die Beine zu stellen, ist es also wichtig, diese Idee überhaupt zu kommunizieren. Eine Versammlung oder Sitzung ist dafür eine gute Gelegenheit. Bestenfalls wird sogar direkt jemand gefunden, der sich zur Organisation bereit erklärt. Dabei kann es sich um eine Einzelperson oder um eine Kleingruppe handeln. Hauptsache, die Aufgaben sind klar und fair verteilt. Auch kann so geprüft werden, ob bei den Mitgliedern überhaupt Interesse an einem gemeinsamen Ausflug besteht und diese Gelegenheit ist gut geeignet, um erste Ideen zu sammeln.

Schritt 2: Den groben Rahmen abstecken.

Sobald es an die konkrete Organisation geht, müssen nach und nach die Details geklärt werden. Zu Beginn ist es dabei wichtig, zumindest den groben Rahmen abzustecken, sprich wer kann am Ausflug teilnehmen, wie viel darf er kosten und welcher Zeitraum bietet sich an. Sobald dieser Rahmen steht, kann bei der Organisation immer mehr in die Tiefe gegangen werden.

Schritt 3: Die Finanzierung klären.

Eine der ersten Fragen, die von den potenziellen Teilnehmern gestellt werden, ist fast immer jene nach den Kosten. Die Finanzierung zu klären, ist deshalb ebenfalls frühzeitig wichtig – auch, um den Plan für den Vereinsausflug an das verfügbare Budget anpassen zu können. Prinzipiell ist der finanzielle Rahmen, in dem er sich bewegen kann, groß. Schon Tagesausflüge für wenig Geld können eine tolle Wahl sein, ebenso sind aber mehrtätige Gruppenreisen möglich, die schnell einen dreistelligen Betrag oder mehr kosten. Normalerweise werden die Kosten vom Verein übernommen, sodass es mit dem Vorstand zu klären gilt, ob das möglich ist und in welchem Ausmaß. Häufig reicht dieser Kostenrahmen jedoch nicht aus, um den Vereinsausflug vollständig zu finanzieren, sodass auch private Zuzahlungen möglich sind. Hierbei gibt es kein Richtig oder Falsch, doch prinzipiell ist es besser, einen günstigeren Ausflug zu organisieren, bei dem mehr Leute mitkommen können, als dass sich jemand aufgrund seiner knappen Finanzen ausgeschlossen fühlt. Zudem ist eine offene Kommunikation essentiell, sprich die Betroffenen sollten so früh wie möglich wissen, ob sie einen Kostenbeitrag leisten müssten sowie in welcher Höhe – um darauf basierend zu entscheiden, ob sie am Vereinsausflug teilnehmen möchten beziehungsweise können.

Schritt 4: Ein Brainstorming machen.

Im nächsten Schritt können konkrete Ideen gesammelt werden, wie der Vereinsausflug im Detail ablaufen soll. Wo soll es hingehen? Wie lange wird er dauern? Welche Aktivitäten sind geplant? Wo wird übernachtet? In diesem Schritt ist Kreativität und Recherche wichtig. Der Vereinsausflug kann an den Vereinszweck angelehnt sein. So könnte ein Tennisverein zum Beispiel als Zuschauer zu einem internationalen Tennisturnier fahren. Es ist aber auch möglich – und manchmal durch die Teilnehmer gewünscht – bewusst eine ganz andere Aktivität zu wählen, um für etwas Abwechslung zu sorgen. Wichtig ist in jedem Fall, dass möglichst alle mitkommen können, wie vorab erwähnt. Ebenso wie bei finanziellen Fragen, gilt es also individuelle Besonderheiten wie körperliche Einschränkungen zu beachten. Trotzdem ist es leider nicht immer machbar, alle Wünsche, Bedürfnisse & Co zu berücksichtigen. Gegebenenfalls gilt es also, Kompromisse zu finden. Am besten wird vom Planungsteam oder mit einigen weiteren Vereinsmitgliedern ein Brainstorming durchgeführt, um Ideen zu sammeln und diese auf ihre Vor- sowie Nachteile zu überprüfen, bis sich die beste Option herauskristallisiert hat.

Schritt 5: Externe Hilfe holen – wenn gewünscht.

Die Planung von Vereinsausflügen oder Gruppenreisen erfordert durchaus einigen Aufwand sowie spezielles Know-how. Es ist zwar problemlos möglich, auch ohne viel Erfahrung einen gelungenen Ausflug zu planen, doch dies bedarf dann umso mehr Zeit. Deshalb kann es sinnvoll sein, im Einzelfall einen externen Dienstleister wie ein Reisebüro einzuschalten. Solche Experten können die gesamte Planung übernehmen oder nur einzelne Schritte, wie die Buchung der Anreise oder die Organisation der Aktivitäten vor Ort. Wem aber die richtige Idee fehlt, der kann sich auch Inspiration holen und die Planung des Vereinsausflugs vollständig auslagern.

Schritt 6: Unterkunft und Transport klären.

Diese ist eine der wichtigsten Fragen bei der Planung von Vereinsausflügen. Ob es sich um einen Tagesausflug oder eine Gruppenreise handelt, macht nämlich einen großen Unterschied. Das gilt finanziell, zeitlich und bei der Teilnehmeranzahl der Gruppe. Tendenziell nehmen weniger Leute teil, je länger der Vereinsausflug dauert. Gleichzeitig bietet sich aber mehr Gestaltungsfreiheit, weil auch weiter entfernte Ziele angesteuert oder mehr verschiedene Aktivitäten geplant werden können. Um die Kosten dennoch überschaubar zu halten, bietet sich die Wahl einer günstigen Unterkunft speziell für Gruppenreisen an. Diese bringen oft Kosten- sowie weitere Vorteile und sind quasi speziell auf die Bedürfnisse größerer Reisegruppen zugeschnitten, was die Planung vereinfacht. Außerdem liegen sie meist zentral, sodass die Gruppe vor Ort keine weiten Strecken mehr zurückgelegen muss. Bestenfalls kann die An- und Rückreise bequem mit den öffentlichen Verkehrsmitteln stattfinden. Alternativ gibt es für Vereinsausflüge die Möglichkeit, einen Reisebus zu mieten, wenn sich ausreichend Teilnehmer anmelden. Auch hierbei sollte stets ein sinnvoller Kompromiss aus Kosten und Komfort gefunden werden.

Schritt 7: Verbindliche Informationen herausgeben.

Sobald die wichtigsten Entscheidungen gefallen sind, vom Termin über den Transport und die Aktivitäten bis zur Unterkunft, müssen diese den Vereinsmitgliedern mitgeteilt werden. So können sie überlegen, ob sie teilnehmen möchten und sich um private Fragen klären, zum Beispiel die Finanzierung oder die Kinderbetreuung. Am besten ist es, diese Informationen schriftlich mitzuteilen, in einem Brief oder einer E-Mail, damit sie jederzeit nachgelesen werden können und auch garantiert bei allen Personen ankommen. Darin empfiehlt sich außerdem eine Frist, bis wann die Empfänger eine Rückmeldung geben sollen, ob sie auf den Vereinsausflug mitkommen oder nicht. Schließlich müssen rechtzeitig alle Buchungen getätigt werden.

Schritt 8: Geld einsammeln.

Bevor dies möglich ist, muss manchmal noch das Geld eingesammelt oder bewilligt werden – je nachdem, ob die Kosten durch den Verein oder (teilweise) privat getragen werden. Denn einige Zahlungen werden bereits bei der Buchung fällig und es ist in der Regel nicht möglich oder erwünscht, die Kosten aus eigener Tasche vorzustrecken. Somit sollte auch hierfür eine Frist gesetzt werden, bis wann das Geld überwiesen werden muss, damit die Planungen abgeschlossen werden können. In diesem Schritt kommt es unter Umständen zu Konflikten, wenn jemand nicht oder nicht rechtzeitig bezahlt. Somit ist es wichtig, auch für solche Fälle einen Plan zu entwickeln, um sie souverän zu lösen, aber ohne bleibenden Schaden wie eine Kündigung der Vereinsmitgliedschaft. Auch eine Art „Mediator“ sollte daher zum Planungsteam für einen Vereinsausflug gehören. Er kann den Prozess von der Ideenfindung bis zum tatsächlichen Aufenthalt deutlich erleichtern.

Schritt 9: Endgültige Buchungen tätigen.

Nun können die Buchungen endlich abgeschlossen werden. Damit ist die Planungsphase für den Vereinsausflug erfolgreich beendet und es folgt die nächste Phase, nämlich die Durchführung. Es sollte für jede Aufgabe einen festen Verantwortlichen geben, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Einer kümmert sich beispielsweise um die Kommunikation mit der Unterkunft und hat alle wichtigen Dokumente dabei, einer übernimmt die Koordination der Ausflüge vor Ort und ein anderer kümmert sich um die Verpflegung. Durch eine solche Arbeitsteilung fühlt sich niemand überfordert oder ausgeschlossen und sie fördert zugleich das „Wir-Gefühl“ im Verein. So wird der Ausflug hoffentlich zum vollen Erfolg und kann als Referenz für zukünftige Vereinsausflüge dienen. Es lohnt sich somit auch, die Planungen zu dokumentieren und am Ende eine Auswertung zu machen, was gut war und was in Zukunft besser sein könnte. So lassen sich alle weiteren Gruppenreisen mit weniger Aufwand umsetzen – aber mit noch größerem Erfolg.