Inventur im Verein: mit Praxis-Tipps & Checkliste für den Vorstand
Wenn Sie in einem Verein tätig sind, ist Ihnen folgende Frage bestimmt nicht fremd:
Muss ein Verein eine Inventur machen?
Klare Antwort: JA!
Denn: Schon am 5. Mai 2006 gab es eine wichtige Gesetzesänderung.
Damals trat nämlich das Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen in Kraft.
In § 4 Absatz 3 Satz 5 und § 52 Absatz 10 des Einkommensteuergesetzes (EStG) wurde festgeschrieben, dass ab dem 05.05.2006 für angeschaffte, hergestellte oder in das Betriebsvermögen eingelegte Wirtschaftsgüter des Anlage-/Umlaufvermögens unter Angabe
- des Tages der Anschaffung oder Herstellung
- der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder
- des an deren Stelle getretenen Wertes (Zeitwert, Wert nach Abschreibung usw.)
Verzeichnisse zu erstellen und laufend zu führen sind.
Die Inventurpflicht für Vereine war geboren.
Wie sich im Laufe der Jahre jedoch herausgestellt hat, ist die Inventur am Ende des jeweiligen Geschäftsjahres (oft ist dieses identisch mit dem Kalenderjahr) nicht unbedingt als gängige Praxis in Vereinen etabliert worden.
Wir haben für Sie 3 Schritte aufgelistet und eine praktische Checkliste vorbereitet, mit deren Hilfe Sie die Inventur im Verein strategisch durchführen können und dabei nichts auslassen.
[Schritt 1] Körperliche Bestandsaufnahme
Wie beginnen Sie also damit, eine Inventur im Verein zu machen?
Ermitteln Sie (zur Not mit Hilfe von Inventurhelfern) zuerst alle infrage kommenden Vermögensgegenstände und Vorräte des Vereins, die in Ihr Inventurverzeichnis einfließen.
Das sind zum Beispiel die vom Verein gekauften und in seinem Besitz befindlichen
- Sportgeräte
- Instrumente
- Getränkevorräte im Vereinsheim usw.
Und nun?
- Berechnen Sie für jeden Gegenstand die Anschaffungs- oder Herstellungskosten.
- Haben sie den Gegenstand gekauft, ist der auf der Eingangsrechnung ausgewiesene Nettobetrag (Einkaufspreis ohne Umsatzsteuer) maßgeblich.
- Sind alle Gegenstände gezählt und bewertet, fassen Sie gleiche Gegenstände zu einer Position zusammen und addieren die Werte.
- Der so errechnete Betrag ohne die Umsatzsteuer ist der Inventurwert, den sie ins Inventurverzeichnis eintragen.
Praxis-Tipp:
Natürlich gibt es viele Gegenstände, die für den eigenen Verbrauch bestimmt sind (z. B. Stifte, Kopierpapier). Manche unterliegen einem höheren Verschleiß (Trainingsbälle), andere sollen verkauft werden.
Diese werden naturgemäß oft in größeren Mengen eingekauft. Trotzdem bleiben sie nicht lange im Vermögen.
Steuerlich heißt das: Sie sind im Umlauf. Folglich gehören diese Gegenstände zum Umlaufvermögen und werden von Ihnen deshalb nur dann in der Inventur erfasst, wenn sie sich zum Stichtag noch im Verein befinden. Sie setzen Sie dann mit dem ursprünglichen Wert (Einkaufspreis) an.
[Schritt 2] Für die Inventur ist auch das Anlagevermögen wichtig
Gegenstände, die sich im Anlagevermögen befinden, stehen Ihrem Verein längerfristig zur Verfügung.
Diese Güter gehören in ein Anlageverzeichnis. Da sie in der Regel über die Zeit der Nutzung an Wert verlieren, werden sie abgeschrieben (in der Regel nach dem amtlichen Afa-Tabellen) – und verlieren entsprechend an Wert. Auch das wird im Anlageverzeichnis dokumentiert.
Deshalb enthält das Anlageverzeichnis Folgendes:
- Zeitpunkt und Kosten der Anschaffung,
- Wertverlust über den gesamten Nutzungszeitraum
- Gewinnermittlungszeitraum
Tipp 1:
Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (bis 410 Euro) fahren Sie in der Regel mit der Sofort-Abschreibung am besten. Bei Wirtschaftsgütern zwischen 150,01 und 1.000 Euro können Sie aber auch jährlich einen Sammelposten bilden, der über 5 Jahre abgeschrieben wird.
Tipp 2:
Für das Anlageverzeichnis ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Es gibt online jedoch verschiedene Muster für das Anlageverzeichnis zur Verfügung.
Für Wirtschaftsgüter, die nicht an Wert verlieren (Grundstücke, Beteiligungen usw.) brauchen Sie keine Angaben über die Nutzungsdauer zu machen. Sie führen Sie einfach nur im Verzeichnis der Anlagegüter mit ihrem Kaufpreis auf.
[Schritt 3] Das Vereinsvermögen
Im nächsten Schritt ermitteln Sie alle Guthaben, Forderungen sowie Kredite des Vereins
und machen dann eine Gesamtaufstellung
- des Umlaufvermögens,
- des Anlagevermögens,
- des Guthabens und
- der Schulden
Schon haben Sie ein echtes Bild des aktuellen Vereinsvermögens.
[Checkliste] Damit Sie bei der Inventur im Verein nichts auslassen
Mit der unteren Checkliste sind Sie gut für die Inventur im Verein gewappnet, denn Sie umfasst wichtige Fragen, mit denen Sie keinen Schritt auslassen werden.
- Haben Sie alle infrage kommenden Einrichtungsgegenstände und Vorräte gesucht?
- Haben Sie diese Einrichtungsgegenstände und Vorräte mengenmäßig erfasst (gezählt, gewogen, gemessen)?
- Haben Sie für jeden Gegenstand die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ermittelt?
- Haben Sie alle Gegenstände – nachdem Sie sie erfasst und bewertet haben – zusammengefasst und deren Werte betragsmäßig addiert?
- Haben Sie den auf diese Weise errechneten Betrag (ohne Umsatzsteuer) als Inventurwert ins Inventurverzeichnis eingetragen?
- Haben Sie die Gegenstände des Anlagevermögens auch in einem eigenen Anlageverzeichnis zusammengefasst?
- Haben Sie aus diesem Anlageverzeichnis den Zeitpunkt, die Kosten der Anschaffung vermerkt und den aktuellen Wert verzeichnet?
- Haben Sie den Sonderfall „nicht abnutzbares Anlagevermögen” berücksichtigt?
Fazit: Inventur im Verein macht viel Arbeit, doch sie verschafft Überblick
Wie Sie gesehen haben, ist die Inventur im Verein mit ziemlich viel Aufwand verbunden.
Aber daran führt leider kein Weg vorbei.
Denn zum einen ist sie laut Gesetz vorgeschrieben und zum anderen erhalten Sie mit Hilfe einer Inventur stets ein aktuelles Bild, wo Ihr Verein finanziell wirklich steht!