So gestalten Sie Ihren Aufnahmeantrag rechtssicher und datenschutzrechtlich korrekt

Seit Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutzverordnung. Auch für Vereine gelten strenge Datenschutzvorschriften, die von den Datenschutzbeauftragten der Länder immer schärfer geprüft werden. Mit dem Datenschutz-Check lässt sich prüfen, ob der Aufnahmeantrag oder das Aufnahmeformular des Vereins auf der Internetseite rechtssicher ist. Mit den folgenden Tipps ist das kein Problem!

Es gibt eine Menge Freiheiten bei der Gestaltung des Aufnahmeantrags, denn es existieren keine vereinsrechtlichen Vorgaben zum Aufnahmeverfahren und zur Form des Aufnahmeantrags. Laut § 58 Nr. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) soll die Satzung des Vereins lediglich Regelungen über den Eintritt und Austritt der Mitglieder enthalten.

Antrag und Aufnahme

Die Form des Beitritts und der Aufnahmeerklärung können beliebig geregelt werden. Das bedeutet, dass die Satzung bestimmen kann, wer überhaupt Mitglied werden kann – jede beliebige Person oder nur natürliche bzw. juristische Personen. Ebenso kann die Mitgliedschaft an bestimmte Eigenschaften geknüpft werden, etwa

  • Alter
  • Beruf
  • Geschlecht
  • Staatsangehörigkeit
  • Wohnsitz

Ein schriftlicher Aufnahmeantrag ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sinnvoll ist er aber allemal. Denn bei einem mündlichen Aufnahmeantrag hat der Verein ein Problem, wenn es zu einem späteren Zeitpunkt zum Beispiel Streit über die Verpflichtung zur Zahlung der Mitgliedsbeiträge gibt. Ohne einen schriftlichen Aufnahmeantrag lässt sich kaum beweisen, dass jemand die Mitgliedschaft im Verein beantragt hat. Die Satzungsregelung könnte so aussehen:

Formulierungsbeispiel:

Der Antrag auf Aufnahme in den Verein ist unter Verwendung des Aufnahmeantrags schriftlich an den Vorstand zu richten.

Die Mitgliedschaft beginnt mit dem ersten Tag des auf die positive Entscheidung des Vorstands über den Aufnahmeantrag folgenden Monats.

Eine ausdrückliche Aufnahmeerklärung ist nicht erforderlich. So kann beispielsweise geregelt werden, dass die Mitgliedschaft bereits durch den Zugang des Aufnahmeantrags beim Verein entsteht. Dadurch kann es allerdings zu einem unkontrollierten Zuwachs an Mitgliedern kommen.

Praxis-Tipp: Es empfiehlt sich, in die Satzung eine Regelung aufzunehmen, wonach ein bestimmtes Organ des Vereins über die Aufnahme entscheidet. Dass es sich dabei um die Mitgliederversammlung handelt, ist kaum praktikabel. Oftmals wird die Annahme der Beitrittserklärung dem 1. Vorsitzenden oder dem Schatzmeister übertragen. Aber auch das ist nur eingeschränkt geeignet, vor allem bei schnell wachsenden Vereinen: Ist nur eine Person dafür zuständig, über die Aufnahme neuer Mitglieder zu entscheiden, kann bereits ein Urlaub oder eine Krankheit die Abläufe ins Chaos stürzen. Am besten ist es, die Entscheidung über die Aufnahme in den Verein in die Hände des Vorstands allgemein zu legen. Dann kann der Vorstand intern und vor allem flexibel regeln, welche Vorstandsmitglieder zuständig sind.

Welche Punkte im Antrag nicht fehlen dürfen

Rechtlich gesehen ist die Aufnahme in den Verein ein Vertrag zwischen dem Aufnahmesuchenden und dem Verein. Der Aufnahmeantrag kann kurz gehalten sein und sollte sich durch ein einfaches “Ja“ (oder “Nein”) beantworten lassen. Er kann etwa so aussehen:

“Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich (Name, Anschrift, Kontaktdaten Geburtsdatum) meine Aufnahme in den Musterverein zum 1.10.2019.”

Neben Datum und Unterschrift können je nach Verein auch andere Informationen wichtig werden, wie die nächsten Punkte zeigen.“

Abfrage von Kontaktdaten

Auch Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse usw. dürfen selbstverständlich abfragt werden. Das sollte auch geschehen, um im Bedarfsfall eine schnelle Kommunikation zu ermöglichen. Allerdings darf der Bewerber die Angabe seiner E-Mail-Adresse und weiterer Kontaktdaten verweigern, wenn diese Daten nicht zur Erfüllung der Vereinsaufgaben erforderlich sind.

Die Wahl der Mitgliedsgruppen

In den meisten Vereinen sind verschiedene Mitgliedsgruppen vorgesehen, zum Beispiel aktive Mitglieder, Jugendliche, Fördermitglieder usw. In diesem Fall müssen im Aufnahmeantrag auch die zur Einteilung notwendigen Informationen abgefragt werden. Üblich und sinnvoll sind dann Formulierungen im Aufnahmeantrag wie die folgenden:

Formulierungsbeispiel:

Ich beantrage die Aufnahme in den XY-Verein als

☐ aktives Mitglied

☐ Fördermitglied

Wenn verschiedene Beitragsgruppen bestehen

In vielen Vereinen gibt es Beitragsermäßigungen für bestimmte Personengruppen, zum Beispiel für Studenten oder für Arbeitsuchende. Ist dem so, sollte der Aufnahmeantrag die für Beitragsermäßigungen relevanten Informationen am besten gleich mit abfragen.

Formulierungsbeispiel:

Ich beantrage eine Beitragsermäßigung als

☐ Student

☐ Arbeitssuchender

Einen entsprechenden Nachweis füge ich dem Aufnahmeantrag bei.

Datum und Unterschrift sind wichtig

Datum und Unterschrift unter dem Aufnahmeantrag werden aus Nachweisgründen benötigt. Bei Minderjährigen sind die Unterschriften der gesetzlichen Vertreter (im Regelfall beide Elternteile) erforderlich. Das gilt selbst dann, wenn der Minderjährige die Beiträge von seinem Taschengeld bezahlen könnte. Denn oft begründet die Mitgliedschaft im Verein noch weitere Verpflichtungen, wie etwa die Verpflichtung, Vereinsarbeit zu leisten, oder die Unterwerfung unter die Schiedsordnung des Vereins. Hat zunächst nur der Minderjährige den Beitritt erklärt, so können die Eltern den Beitritt nachträglich auch genehmigen. Auch dafür sollte der Verein aus Beweisgründen auf einer schriftlichen Erklärung bestehen.

Formulierungsbeispiel:

Hiermit genehmigen wir gemäß § 108 Abs. 1 BGB den von unserem Sohn/unserer Tochter … (Name) am … erklärten Beitritt zum XY-Verein.

Datenschutzhinweise und Erlaubnis

Die datenschutzrechtlichen Vorgaben sind auch für Vereine relativ streng. Personenbezogene Daten darf der Verein grundsätzlich nur dann erheben, verarbeiten oder nutzen, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift erlaubt ist oder der Betroffene eingewilligt hat. Idealerweise erscheint daher der folgende Hinweis im Aufnahmeantrag.

Formulierungsbeispiel:

Wir weisen gemäß § 33 Bundesdatenschutzgesetz darauf hin, dass zum Zweck der Mitgliederverwaltung und -betreuung folgende Daten der Mitglieder in automatisierten Dateien gespeichert, verarbeitet und genutzt werden: Namen, Adressen, Telefonnummern, …

Wichtig: Diese Zeilen müssen im Aufnahmeantrag fett gedruckt werden, denn das Gesetz verlangt eine Hervorhebung! Und weil es ohne Daten in der Vereinsverwaltung nicht geht, muss das angehende Mitglied im Aufnahmeantrag auch gleich sein Einverständnis zur Datenerhebung und -verarbeitung geben, zum Beispiel mit dieser Formulierung:

Formulierungsbeispiel:

Ich bin mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung folgender personenbezogener Daten durch den Verein zur Mitgliederverwaltung im Wege der elektronischen Datenverarbeitung einverstanden: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Übungsleiterlizenz, … Mir ist bekannt, dass dem Aufnahmeantrag ohne dieses Einverständnis nicht stattgegeben werden kann.

Weitergabe von Daten ermöglichen

Viele Vereine müssen Daten der Mitglieder an Dach- oder Fachverbände weitergeben, etwa zur Feststellung der Spielberechtigung oder auch weil der Vorstand die Versicherung der Mitglieder übernimmt. Die Weitergabe dieser Daten wird durch diese Klausel möglich:

Formulierungsbeispiel

Unser Verein ist verpflichtet, folgende mitgliedsbezogene Daten an den Fachverband XY zu übermitteln: Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum … Mit dieser Übermittlung im Rahmen des Vereinszwecks bin ich einverstanden.

Veröffentlichung von Daten und Fotos

Die Internetseiten und die Zeitungen von Vereinen leben von Fotos. Dabei ist die Veröffentlichung von Fotos und anderen persönlichen Daten nicht unproblematisch und bedarf in der Regel der vorherigen Erlaubnis durch den Betroffenen.

Formulierungsbeispiel:

Ich bin damit einverstanden, dass der Verein im Zusammenhang mit dem Vereinszweck sowie satzungsgemäßen Veranstaltungen personenbezogene Daten und Fotos von mir in der Vereinszeitung und auf der Homepage des Vereins veröffentlicht und diese ggf. an Print- und andere Medien übermittelt. Dieses Einverständnis betrifft insbesondere folgende Veröffentlichungen: Ergebnislisten, Mannschaftslisten, Kontaktdaten von Vereinsfunktionären, Berichte über Ehrungen und Geburtstage, …

Veröffentlicht werden ggf. Fotos, der Name, die Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, die Funktion im Verein, ggf. die Einteilung in Wettkampf- oder andere Klassen inklusive Alter und Geburtsjahrgang. Mir ist bekannt, dass ich jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos und persönlichen Daten widersprechen kann. In diesem Fall wird die Übermittlung/Veröffentlichung unverzüglich für die Zukunft eingestellt. Etwa bereits auf der Homepage des Vereins veröffentlichte Fotos und Daten werden dann unverzüglich entfernt.

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Datenschutz im Verein
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