Unterschriftenregelung im Verein: alle Möglichkeiten im Blick
Bei der Unterschriftenregelung im Verein gibt es einige Punkte zu beachten. Denn eine intelligente Regelung kann im Zweifel viel Zeit und Nerven sparen.
Wer darf im Namen des Vereins unterschreiben?
Oft stellt sich die Frage, wer eigentlich im Namen des Vereins unterschreiben darf. Wie bei fast allen Vereinsangelegenheiten kommt es dabei auf die Satzung an. Hier ist in der Regel festgehalten, wer unterschriftsberechtigt ist.
Welche Gefahr besteht bei der Unterschriftenregelung?
Praxisbeispiel: Stellen Sie sich vor, Sie legen in Ihre Satzung fest, dass für sämtliche Rechtsgeschäfte immer die Unterschrift der Schatzmeisters und des ersten Vorsitzenden nötig ist.
Nun fällt Ihr Schatzmeister aus, Sie möchten aber unbedingt den Vertrag mit dem Caterer für die nächste Hauptversammlung abschließen. Blöd gelaufen, denn ohne seine Unterschrift sind Ihnen die Hände gebunden.
Welche Möglichkeiten der Unterschriftenregelung eignen sich für Vereine?
Wir stellen Ihnen nun zwei Varianten der Unterschriftenregelung vor, mit denen Ihr Verein flexibel bleibt.
- Unterschrift durch eine Person
- Unterschrift durch mindestens zwei Vorstandsmitglieder
Was sind die Vor- und Nachteile einer alleinigen Unterschriftenregelung?
Eigentlich ist es simpel: Je weniger Personen Ihre Unterschriften setzen müssen, desto schneller können Entscheidungen getroffen werden.
Es kann also sinnvoll sein, Ihre Unterschriftenregelung ganz auf eine Person zuzuschneiden, typischerweise den ersten Vorsitzenden.
Dies bedeutet dann, dass diese eine Person alleine Unterschriften tätigen kann.
Wie bei der Einzelvertretungsbefugnis auch, steigt nämlich die Gefahr des missbräuchlichen Handelns, wenn nur eine Person alleine entscheiden kann.
So verhindern Sie, dass problematisches und nicht abgesprochenes Vorstandshandeln über Monate unbemerkt bleibt und ersparen sich unnötigen Ärger.
Wann eignet sich das Vier-Augen-Prinzip bei der Unterschriftenregelung im Verein?
Wie erwähnt ist es nicht immer gut, wenn nur eine Person für Ihren Verein unterschreiben darf.
In vielen Fällen ist es auch glaubhafter, wenn immer mindestens zwei Personen für Ihren Verein unterschreiben müssen. Zum Beispiel wenn Fördergelder fließen sollen oder ein Sponsor sich engagieren möchte.
Bewährt hat sich hier ein simples Vier-Augen-Prinzip innerhalb des Vorstands.
Das heißt nichts anderes als dass immer mindestens zwei Vorstandsmitglieder unterschreiben müssen, damit die Unterschriften gültig sind.
Das geht natürlich nur, wenn Ihr Vorstand auch mindestens zwei Mitglieder hat.
Gerade bei größeren Vorständen kann Sie diese Regelung aber sehr flexibel machen. Denn so können immer diejenigen Vorstandsmitglieder unterschreiben, die sich mit der Materie am besten auskennen.
Letztlich können und müssen Sie das je nach Art und Aktivität Ihres Vereins selbst entscheiden.
Was passiert ohne Unterschriftenregelung in der Satzung?
Wenn Sie die Unterschriftenregelung in der Satzung nicht näher ausführen, ist grundsätzlich der gesamte Vorstand berechtigt, im Namen des Vereins zu unterschreiben.
Empfehlenswert ist dies aber nicht.
Denn wo alle zuständig sind, fühlt sich in der Praxis oft niemand so richtig verantwortlich.
Daher sollten Sie darauf Wert legen, eine Unterschriftenregelung in die Satzung aufzunehmen.
Wann ist eine Unterschrift per Vollmacht möglich?
Wie in jedem Unternehmen auch werden in vielen Vereinen die alltäglichen Geschäftsvorgänge von Assistenzen in Vertretung abgewickelt. Damit stellt sich die Frage, wer in Vollmacht für den zur Unterschrift berechtigen Vorstand unterzeichnen darf.
So können Sie beispielsweise festlegen, dass die Büroleitung Ihres Vereins im Namen des Vorstands Aufträge erteilen kann, etwa für das Catering beim nächsten Vereinsfest.
Die wichtigsten Kürzel für Unterschriften im Verein
- i.A. – („Im Auftrag“)
Dieser Zusatz signalisiert, dass Sie mit der Vollmacht des vertretungsberechtigten Vorstands handeln und Papiere unterzeichnen. Dabei unterscheidet man Einzel-, Sonder- und Gattungsvollmacht.
- i.V. – („In Vollmacht“)
Dieses Kürzel zeigt an, dass Sie über eine klassische Handlungsvollmacht verfügen.
Dafür brauchen Sie auf jeden Fall eine schriftliche Vollmachtserteilung.
Dann können Sie alle Rechtsgeschäfte ausüben, die der Vorstand üblicherweise auch ausübt.
- ppa. – („Per Prokura“)
Diese in der GmbH übliche Art der Bevollmächtigung ist mit dem Vereinsrecht nicht vereinbar (OLG München, Urteil vom 27.9.1989, Az: 7 U 24389/89). Ein Verein darf also keine Prokuristen ernennen.
Welche Dokumente müssen zwingend unterschrieben werden?
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Ist Ihre Unterschriftenregelung erst einmal in der Satzung verankert, stellt sich nur noch die Frage, welche Dokumente Sie überhaupt unterschreiben müssen und welche nicht. Viele Vereine und Vorstände verzichten nämlich aus Bequemlichkeitsgründen auf eigentlich obligatorische Unterschriften. Als Vereinsvorstand sollten Sie also wissen, wann Ihre Unterschrift nötig wird und wann nicht.
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, welche Dokumente obgligatorisch eine Unterschrift erfordern. Grundsätzlich gibt es aber zwei Formen des Schriftverkehrs, die sich voneinander unterscheiden
- Innenverhältnis – alle internen Schreiben wie Beitragsrechnungen oder Einladungen zur Mitgliederversammlung müssen nicht unterschrieben werden
- Außenverhältnis – Schreiben an externe Firmen, Dienstleister oder das Finanzamt sollten unterschrieben werden, um rechtskräftig zu sein
Warum sollten Sie Unterschriftenregelung unbedingt in die Satzung aufnehmen?
Eine Unterschriftenregelung gehört auf jeden Fall in Ihre Satzung. Nur so können Sie feste Verantwortlichkeiten schaffen und Ihren Verein im Fall des Falles vor der Handlungsunfähigkeit bewahren.
Je nach Größe und Mitgliederstruktur des Vereins sollten Sie sich für die Eine-Person-Regelung oder das Vier-Augen-Prinzip entscheiden.