Hohe Spritpreise: Dürfen Sie jetzt höhere Reise- und Fahrtkosten erstatten?

Ein ungewöhnliches Problem hat ein Vereins-Vorsitzender aus Nordrhein-Westfalen: Aufgrund der stark gestiegenen Spritpreise verlangen mehrere Helfer höhere Erstattungen für mit dem Privatauto für den Verein durchgeführte Fahrten. 

Der Verein erstattet bislang 30 Cent pro Kilometer. Ein Wert, der sich seit Jahren nicht geändert hat. Aus gutem Grund: Die Pauschalen stammen aus dem Reisekostenrecht für Beamte (BRKG) und werden für Vereine analog angewendet. Der steuerfreie Pauschbetrag für Reisekosten bei Pkw-Fahrten liegt auch 2026 weiterhin bei 30 Cent pro Kilometer (gemäß BRKG/EStG). Auch die Klimawende im Verein wird steuerlich flankiert: Für Fahrten mit dem Motorrad, Motorroller oder S-Pedelec (E-Bike) sieht der Fiskus aktuell pauschal 20 Cent vor.

Deshalb ist es auch nicht unbedingt ratsam, bei pauschalen Erstattungen pro gefahrenem Kilometer diesen gesetzlichen Satz von 30 Cent zu verlassen.

Wenn Sie mehr zahlen, kann das in einem gemeinnützigen Verein als unzulässige Begünstigung von Mitgliedern oder als unverhältnismäßig hohe Vergütung problematisch werden (§ 55 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 3 AO). Je nach Status des Helfers kann der übersteigende Betrag außerdem steuerlich als Vergütung einzuordnen sein. 

Fahrtkosten und Ehrenamtspauschale: Was Vereine wissen müssen

Oftmals stellt sich die Frage, ob Fahrtkosten überhaupt zusätzlich zu anderen Vergütungen erstattet werden dürfen. Die Antwort ist ein klares Ja: Die Erstattung von tatsächlichen, belegten Fahrtkosten darf zusätzlich zur Ehrenamtspauschale (seit dem 1. Januar 2026 beträgt diese 960 Euro jährlich) oder der Übungsleiterpauschale (seit dem 1. Januar 2026 beträgt diese 3.300 Euro jährlich) steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden. Die Reisekosten mindern diese Freibeträge nicht, solange sie sauber getrennt abgerechnet werden.

Höhere Fahrtkosten abrechnen: Wann sich der Einzelnachweis lohnt

Eine sichere, aber aufwändige Lösung: Sie lassen den Helfer ermitteln und belegen, welche Kosten das Fahrzeug tatsächlich verursacht. Also etwa Abschreibung bzw. Wertverlust, Kfz-Versicherung, Leasingraten, Kraftstoff, Wartung und Reparaturen. Sind die Jahresgesamtkosten ermittelt, teilen Sie diese durch die im Jahr gefahrenen Gesamtkilometer. Dann haben Sie eine belastbare Basis für die Abrechnung. Aber: Diese Berechnung ist in der Praxis für Privatpersonen oft kaum sauber zu führen. 

30 Cent pro Kilometer bleiben die praktikable Standardlösung

Das 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ist für Fahrten mit dem privaten Pkw der steuerlich anerkannte und in der Praxis sicherste Pauschalsatz. Damit vermeiden Sie aufwendige Einzelnachweise und bewegen sich auf der sicheren Seite. Eine pauschale Anhebung über den gesetzlichen Satz hinaus sollten Sie nur dann vornehmen, wenn der Helfer seine tatsächlich höheren Fahrzeugkosten vollständig nachweist – und wenn eine eventuell im Verein bestehende Reisekostenordnung die Erstattungen nicht per se deckelt.

Fahrtkosten im Verein korrekt dokumentieren und abrechnen

Ganz gleich, für welche Abrechnungsvariante Sie sich entscheiden: Ohne eine saubere Dokumentation riskieren Sie die Gemeinnützigkeit Ihres Vereins. Das Finanzamt stellt strikte Anforderungen an die Belege. Eine formlose Notiz genügt nicht. Jede Abrechnung oder das geführte Fahrtenbuch muss zwingend die folgenden Mindestangaben aufweisen: Das genaue Datum, den Start- und Zielort, den konkreten Vereinszweck der Fahrt, die exakt gefahrenen Kilometer sowie die Unterschrift des Mitglieds. Am besten stellen Sie Ihren Helfern hierfür eine standardisierte Muster-Vorlage für die Reisekostenabrechnung zur Verfügung, um Formfehler von vornherein auszuschließen.

Aufwandsspende statt Fahrtkostenerstattung: Die clevere Alternative

Besonders bei klammen Vereinskassen ist die sogenannte Aufwandsspende ein zentrales Instrument im Vereinswesen, das von beiden Seiten hoch geschätzt wird. Anstatt sich die Fahrtkosten auszahlen zu lassen, verzichtet das Mitglied auf die Erstattung und erhält im Gegenzug vom Verein eine Spendenbescheinigung über genau diesen Betrag. Diese Rückspende kann der Helfer dann in seiner privaten Steuererklärung geltend machen. Wichtig dabei für das Jahr 2026: Der Anspruch auf Erstattung muss vorab vertraglich oder durch die Satzung zweifelsfrei geregelt sein. Zudem muss der Verein zum Zeitpunkt des Verzichts finanziell auch tatsächlich in der Lage sein, das Geld theoretisch auszuzahlen (Zahlungsfähigkeit).

Fazit

Mehr als die heute gültigen 30 Cent pro Kilometer sollten Sie nicht einfach wegen hoher Spritpreise pauschal zahlen. Der sichere Weg lautet: Den gesetzlichen Satz pauschal abrechnen – oder mehr nur gegen Nachweis der tatsächlichen Fahrzeugkosten. Unschön – aber so ist es!

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