Aufnahmeantrag für Ihren Verein: Form & Inhalte
Seit Mai 2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Auch für Vereine gelten strenge Datenschutzvorschriften, die von den Datenschutzbeauftragten der Länder immer schärfer geprüft werden. Mit dem Datenschutz-Check lässt sich prüfen, ob der Aufnahmeantrag (bzw. Aufnahmeformular auf der Internetseite), den Ihr Verein einsetzt, rechtssicher ist. Es gibt eine Menge Freiheiten bei der Gestaltung des Aufnahmeantrags, denn es existieren keine vereinsrechtlichen Vorgaben zum Aufnahmeverfahren und zur Form des Aufnahmeantrags.
Laut § 58 Nr. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) soll die Satzung des Vereins lediglich Regelungen über den Eintritt und Austritt der Mitglieder enthalten. Wir haben die wichtigsten Fakten rund ums Thema für Sie zusammengefasst und geben Ihnen hilfreiche Tipps, damit Sie einen rechtssicheren Aufnahmeantrag für Ihren Verein aufsetzen können.
Wer darf Mitglied in einem Verein werden?
Die Form des Beitritts und der Aufnahmeerklärung können wie gesagt beliebig geregelt werden. Das bedeutet, dass die Satzung bestimmen kann, wer überhaupt Mitglied werden kann – jede beliebige Person oder nur natürliche bzw. juristische Personen.
Ebenso kann die Mitgliedschaft an bestimmte Eigenschaften geknüpft werden, etwa
- Alter
- Beruf
- Geschlecht
- Staatsangehörigkeit
- Wohnsitz
In welcher Form ist der Aufnahmeantrag beim Verein zu stellen?
Ein schriftlicher Aufnahmeantrag ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sinnvoll ist er aber allemal.
Denn bei einem mündlichen Aufnahmeantrag hat der Verein ein Problem, wenn es zu einem späteren Zeitpunkt zum Beispiel Streit über die Verpflichtung zur Zahlung der Mitgliedsbeiträge gibt.
Ohne einen schriftlichen Aufnahmeantrag lässt sich kaum beweisen, dass jemand die Mitgliedschaft im Verein beantragt hat.
Muster der Satzungsregelung zur Schriftform des Aufnahmeantrages
Die Satzungsregelung könnte so aussehen:
Der Antrag auf Aufnahme in den Verein ist unter Verwendung des Aufnahmeantrags schriftlich an den Vorstand zu richten. Die Mitgliedschaft beginnt mit dem ersten Tag des auf die positive Entscheidung des Vorstands über den Aufnahmeantrag folgenden Monats.
Eine ausdrückliche Aufnahmeerklärung ist nicht erforderlich. So kann beispielsweise geregelt werden, dass die Mitgliedschaft bereits durch den Zugang des Aufnahmeantrags beim Verein entsteht. Dadurch kann es allerdings zu einem unkontrollierten Zuwachs an Mitgliedern kommen.
Wer entscheidet über die Aufnahme in einen Verein?
Es empfiehlt sich, in die Satzung eine Regelung aufzunehmen, wonach ein bestimmtes Organ des Vereins über die Aufnahme entscheidet. Dass es sich dabei um die Mitgliederversammlung handelt, ist kaum praktikabel. Oftmals wird die Annahme der Beitrittserklärung dem 1. Vorsitzenden oder dem Kassenwart übertragen.
Aber auch das ist nur eingeschränkt geeignet, vor allem bei schnell wachsenden Vereinen: Ist nur eine Person dafür zuständig, über die Aufnahme neuer Mitglieder zu entscheiden, kann bereits ein Urlaub oder eine Krankheit die Abläufe ins Chaos stürzen.
Am besten ist es, die Entscheidung über die Aufnahme in den Verein in die Hände des Vorstands allgemein zu legen. Dann kann der Vorstand intern und vor allem flexibel regeln, welche Vorstandsmitglieder zuständig sind.
Welche Inhalte muss ein Aufnahmeantrag enthalten?
Rechtlich gesehen ist die Aufnahme in den Verein ein Vertrag zwischen dem Aufnahmesuchenden und dem Verein. Der Aufnahmeantrag für den Verein kann kurz gehalten werden, zudem sollte er sich durch ein einfaches “Ja“ (oder “Nein”) beantworten lassen.
Er kann etwa so aussehen:
“Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit beantrage ich (Name, Anschrift, Kontaktdaten Geburtsdatum) meine Aufnahme in den Musterverein zum 1.10.20xx.”
Neben Datum und Unterschrift können im Aufnahmeantrag je nach Verein auch andere Informationen wichtig werden, wie die nächsten Punkte zeigen.
Abfrage von Kontaktdaten
Auch Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse usw. dürfen selbstverständlich abgefragt werden.
Das sollte auch geschehen, um im Bedarfsfall eine schnelle Kommunikation zu ermöglichen.
Allerdings darf der Antragsteller die Angabe seiner E-Mail-Adresse und weiterer Kontaktdaten verweigern, wenn diese Daten nicht zur Erfüllung der Vereinsaufgaben bzw. der Mitgliedschaft erforderlich sind.
Die Wahl der Mitgliedsgruppen
In den meisten Vereinen sind verschiedene Mitgliedsgruppen vorgesehen, zum Beispiel
- aktive Mitglieder,
- Jugendliche,
- Fördermitglieder usw.
In diesem Fall müssen im Aufnahmeantrag auch die zur Einteilung notwendigen Informationen abgefragt werden.
Üblich und sinnvoll sind dann Formulierungen im Aufnahmeantrag wie die folgenden:
Ich beantrage die Aufnahme in den XY-Verein als
☐ aktives Mitglied
☐ Fördermitglied
Wenn im Verein verschiedene Beitragsgruppen bestehen
In vielen Vereinen gibt es Beitragsermäßigungen für bestimmte Personengruppen, zum Beispiel für
- Studierende
oder
- Arbeitsuchende
Ist dem so, sollte der Aufnahmeantrag die für Beitragsermäßigungen relevanten Informationen am besten gleich mit abfragen.
Formulierungsbeispiel:
Ich beantrage eine Beitragsermäßigung als
- Studierende/-r
- Arbeitssuchende/-r
Einen entsprechenden Nachweis füge ich dem Aufnahmeantrag bei.
Welche Rolle spielen Datum und Unterschrift im Aufnahmeantrag eines Vereins?
Datum und Unterschrift unter dem Aufnahmeantrag werden aus Nachweisgründen benötigt.
Bei Minderjährigen sind die Unterschriften der gesetzlichen Vertreter (im Regelfall beide Elternteile) erforderlich. Das gilt selbst dann, wenn der Minderjährige die Beiträge von seinem Taschengeld bezahlen könnte.
Denn oft begründet die Mitgliedschaft im Verein noch weitere Verpflichtungen, wie etwa die Verpflichtung, Vereinsarbeit zu leisten, oder die Unterwerfung unter die Schiedsordnung des Vereins.
Hat zunächst nur der Minderjährige den Beitritt erklärt, so können die Eltern den Beitritt nachträglich auch genehmigen. Auch dafür sollte der Verein aus Beweisgründen auf einer schriftlichen Erklärung bestehen.
Formulierungsbeispiel:
Hiermit genehmigen wir gemäß § 108 Abs. 1 BGB den von unserem Sohn/unserer Tochter … (Name) am … erklärten Beitritt zum XY-Verein.
Wie wird der Datenschutz beim Aufnahmeantrag sichergestellt?
Ein Aufnahmeantrag ist in der Praxis datenschutzkonform, wenn er drei Dinge sauber abbildet: die Angaben, die der Verein für die Mitgliedschaft braucht, einen kurzen Datenschutzhinweis direkt am Antrag und getrennte Einwilligungen für freiwillige Zusatzthemen.
Pflichtangaben im Antrag: diese Daten sind in Vereinen üblich und zulässig
Für Aufnahme und Mitgliederverwaltung werden in den meisten Vereinen typischerweise diese Angaben genutzt:
- Vor- und Nachname
- Anschrift
- Geburtsdatum
- Eintrittsdatum oder „zum nächstmöglichen Termin“
- Mitgliedsart, zum Beispiel aktiv, jugendlich, fördernd
- Beitragseinstufung, falls es Ermäßigungen gibt
- Bei Minderjährigen: Name und Unterschrift der gesetzlichen Vertreter
Wenn Beiträge per Lastschrift eingezogen werden, kommen dazu:
- Kontoinhaber
- IBAN
- SEPA-Lastschriftmandat als eigener Abschnitt im Formular
Angaben wie Telefon und E-Mail sind für die Kommunikation hilfreich, sollten aber als freiwillig gekennzeichnet werden, wenn sie nicht zwingend benötigt werden.
Datenschutzhinweis im Antrag
Der Antrag braucht einen klaren Hinweis, was mit den Mitgliedsdaten passiert. Der Hinweis steht direkt im Formular oder beim Online-Formular unmittelbar am Formular per Link. Inhaltlich gehören mindestens Verantwortlicher, Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherdauer und Rechte hinein. „Empfänger oder Kategorien von Empfängern“ bedeutet: wer die Mitgliedsdaten erhält, nicht welche Datenarten gemeint sind.
Einwilligungen: nur für Zusatzthemen, getrennt vom Aufnahmeantrag
Für die Mitgliedschaft selbst ist normalerweise keine Einwilligung erforderlich, weil die Datenverarbeitung für Aufnahme und Mitgliederverwaltung auf der Mitgliedschaft als Vertragsverhältnis beruht.
Einwilligungen braucht der Verein vor allem dort, wo es um freiwillige Zusatzthemen geht, zum Beispiel Fotoveröffentlichungen, Namensnennung auf der Website oder ein Newsletter. Diese Erklärungen stehen getrennt, mit eigener Checkbox. Die Mitgliedschaft darf nicht davon abhängen. Ein Widerruf muss jederzeit möglich sein.
Der Aufnahmeantrag muss auch über die Weitergabe von Daten informieren
Viele Vereine übermitteln Mitgliedsdaten an Dach- oder Fachverbände, etwa für Spielberechtigungen, oder an Versicherungen, um Versicherungsschutz zu organisieren. Das sollte im Antrag kurz und konkret genannt werden.
Extrapunkt auf dem Aufnahmeantrag
Wir verarbeiten im Rahmen der Mitgliedschaft Ihre Daten. Mir stehen als Mitglied die folgenden Rechte zu:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
Veröffentlichung von Daten und Fotos
Die Internetseiten und Vereinszeitungen leben von Fotos. Die Veröffentlichung von Fotos und anderen persönlichen Daten sollte daher als freiwillige Einwilligung geregelt werden, getrennt vom eigentlichen Aufnahmeantrag. Wird eine Einwilligung widerrufen, sind die entsprechenden Veröffentlichungen für die Zukunft zu beenden und Inhalte im Einflussbereich des Vereins zu entfernen.
FAQ zum Aufnahmevertrag im Verein
Ist Inhaberin von „SteinbachPR“, berät Vereine, Unternehmen, Einrichtungen und Verbände bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, entwickelt Konzepte und die dazugehörigen Maßnahmen und setzt diese um. Eine ihrer Spezialitäten ist die Übersetzung von komplexen Themen in Einfache und Leichte Sprache. Ihr Wissen vermittelt sie als Fachbuchautorin, Dozentin, als Chefredakteurin des Fachinformationsdienstes „PR & Werbepraxis“ und als Autorin für das „Handbuch für VereinsVorsitzende“.
