Warum Sie mit Pauschalen für den Vorstand besonders vorsichtig sein müssen

Der Vorstand eines Vereins kann, muss aber nicht unentgeltlich arbeiten. Ob ein Verein seinen Vorstand bezahlt, hängt unter anderem auch davon ab,

• welchen zeitlichen Umfang die Vorstandsarbeit erfordert

• ob und wie viele Vorstandsmitglieder ein Verein hat

• welche finanziellen Mittel dem Verein zur Verfügung stehen.

Je mehr Arbeitszeit die Vorstandsarbeit in Anspruch nimmt, umso eher werden die Mitglieder sich mit dem Gedanken anfreunden können, die Vorstandsmitglieder zu bezahlen.



Ob eine Vergütung für den Vorstand zu zahlen ist, ergibt sich aus der Satzung Ihres Vereins. Sieht diese grundsätzlich vor, dass für die Vorstandsarbeit eine Vergütung zu zahlen ist, schließt der Verein mit dem Vorstandsmitglied einen Anstellungsvertrag, in dem dann die Einzelheiten, insbesondere

• Höhe der Vergütung

• Zahltag / Fälligkeit

geregelt werden.



Die meisten Vereinssatzungen sehen allerdings kein Entgelt für die Vorstandsarbeit vor, sondern gehen davon aus, dass die Vorstandsarbeit eine ehrenamtliche Tätigkeit ist. Dies gilt insbesondere für kleinere Vereine. Ehrenamtliche Tätigkeit bedeutet aber, dass kein Vertrag mit dem Vorstandsmitglied geschlossen und keine Vergütung gezahlt wird.



Sieht die Satzung kein Entgelt für die Vorstandsarbeit vor oder legt ausdrücklich fest, dass das Vorstandsamt eine ehrenamtliche Tätigkeit ist, sind gleichwohl an ein Vorstandsmitglied geleistete Zahlungen für aufgewendete Arbeitszeit und Arbeitskraft satzungswidrig. Das Vorstandsmitglied, das Zahlungen entgegennimmt, verletzt seine Vorstandspflichten und macht sich dem Verein gegenüber schadenersatzpflichtig!



Tipp:

Auch wenn dem Vorstandsmitglied nur eine Zahlung in Höhe der steuerfreien Ehrenamtspauschale – zur Zeit 720 € pro Jahr – gezahlt werden soll, muss die Satzung grundsätzlich die Zahlung eines Entgelts an den Vorstand erlauben.

Aufwendungsersatz ist keine Vergütung

Sowohl ehrenamtlich – im Sinne von unentgeltlich – tätige Vorstandmitglieder als auch bezahlte Vorstandsmitglieder machen für den Verein Aufwendungen, z. B. für

• Porto und Telefonkosten

• Fahrt- und ggf. Übernachtungskosten, z. B. bei Teilnahme an einer Veranstaltung eines befreundeten Vereins oder des Dachverbandes

• Büromaterialien (Papier usw.)

Der Verein kann dem Vorstandsmitglied natürlich alle für die Ausführung der Tätigkeit notwendigen Arbeitsmittel auf Kosten des Vereins zur Verfügung stellen. Gerade kleinere Vereine haben aber keinen gesonderten Büroraum für den Vorstand oder ein Vereinsheim, in dem die Vorstandarbeit erledigt werden kann. In derartigen Fällen erledigt der Vorstand einen großen Teil seiner Arbeit von seiner Wohnung aus.



Ein Vorstandsmitglied kann vom Verein Ersatz seiner Aufwendungen verlangen, wenn er sie für erforderlich halten durfte. Aufwendungen hat die Rechtsprechung definiert als „Vermögensopfer mit Ausnahme der eigenen Arbeitszeit und Arbeitskraft, die der Vorstand zwecks Ausführung seines satzungsmäßigen Auftrags freiwillig, auf Weisung der hierzu befugten Vereinsorgane oder als notwendige Folge der Auftragsausführung erbringt.“ Zu den erstattungsfähigen Aufwendungen zählen alle Auslagen des Vorstands, insbesondere für Reisekosten, Post- undTelefonspesen, zusätzliche Beherbungs- und Verpflegungskosten usw.



Aufwendungsersatz ist grundsätzlich keine Vergütung, sofern er den vom Vorstandsmitglied tatsächlich aufgewendeten Betrag nicht übersteigt. Aufwendungen eines Vorstandsmitglieds sind erstattungsfähig, soweit

• sie tatsächlich angefallen,

• für die Führung des Amtes erforderlich sind und

• sie sich in einem angemessenen Rahmen halten.

Alle darüber hinaus an ein Vorstandsmitglied gewährten Leistungen sind Vergütung, das heißt offenes oder verschleiertes Entgelt für die geleistete Vorstandstätigkeit.



Tipp:

Die unentgeltliche Ausübung eines Ehrenamts begründet kein Arbeitsverhältnis, auch dann nicht, wenn dem Ehrenamtlichen die tatsächlich bei Ausübung des Amts entstehenden Kosten erstattet werden.

Vorsicht bei Pauschalen

Nach Auffassung des Bundesgerichtshofes (BGH in NJW RR 1988, 745 ff.) sind verdeckte Vergütung auch sämtliche Pauschalen, die nicht tatsächlich entstandenen und belegbaren Aufwand abdecken oder Ersatz für Kosten sind, die mit der in Frage stehenden Tätigkeit typischerweise verbunden sind und in dieser Höhe üblicherweise pauschal, ohne Einzelnachweis erstattet werden.



Die für die übernommene Vorstandsarbeit eingesetzte Arbeitskraft und Arbeitszeit ist keine Aufwendung. Leistungen des Vereins, die zur Abgeltung von Arbeitskraft und / oder Arbeitszeit erbracht werden, sind immer Vergütung, auch dann, wenn

• sie als Aufwandsentschädigung bezeichnet

oder

• in Form von Zeitvergütungen gezahlt werden.

Für die Abgeltung von Arbeitskraft und / oder Arbeitszeit darf dem Vorstand nur dann eine Entschädigung / Vergütung gezahlt werden, wenn die Satzung diese Möglichkeit grundsätzlich vorsieht. Sieht die Satzung die Zahlung einer Pauschale vor, wird in der Regel angenommen, dass damit auch Arbeitsleistung vergütet und nicht nur Aufwendungen ersetzt werden. Es liegen dann Einnahmen bei dem Vorstandsmitglied vor, die dieses versteuern muss.



Musterformulierung

Der Vorstand kann für seine ehrenamtliche Tätigkeit eine Ehrenamtspauschale erhalten. Die Mitgliederversammlung entscheidet hierüber und über die Höhe durch Beschluss mit einfacher Mehrheit.



Tipp:

Probleme können auftreten, wenn ein Vorstand für den Verein Arbeiten in seinem eigentlichen Beruf erbringen will oder soll. In diesen Fällen sollten Sie vor Einsatz der Arbeitskraft eindeutig regeln, ob vom Verein hierfür eine Bezahlung verlangt wird oder erfolgen soll.



Beispiel:

Vorstandsmitglied Vatter ist Architekt. Ihr Verein möchte nun ein Vereinsheim bauen. Vatter erklärt sich bereit, die notwendigen Pläne zu entwerfen.



Folge:

In diesem Fall müssen Sie – bevor Vatter als Architekt für den Verein Pläne entwirft – klarstellen, ob der Verein Vatter einen Auftrag erteilt, tätig zu werden (mit der Folge, dass an ihn Architektenhonorar bezahlt werden muss) oder ob Vatter seine Arbeitskraft als Architekt im Rahmen seines Vorstandsamtes zur Verfügung stellt (mit der Folge, dass er für die Pläne kein Architektenhonorar erhält).



Tipp:

Egal ob Übungsleiterpauschale, Reisekostenabrechnungen, Ehrenamtpsauschale und Co.: Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie als Vorstand klare Vereinbarungen treffen.



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