Vereinsvorstand: Aufgaben, Pflichten, Wahl und Amtszeit
Die Satzung des Vereins muss laut dem BGB Regelungen dazu enthalten, wie sich der Vereinsvorstand zusammensetzt, ob das Amt aus einem oder mehreren Vorstandsmitgliedern besteht. In der Satzung wird auch bestimmt, ob der Vorstand im Verein aus einem engeren und einem erweiterten Vorstand besteht. Deshalb muss darauf geachtet werden, dass die Unterscheidung zwischen dem eigentlichen Vorstand und dem erweiterten Vorstand in der Satzung zum Ausdruck kommt. Die Wahl des Vorstands eines Vereins erfolgt durch die Mitglieder im Rahmen der Mitgliederversammlung. Nachfolgend sind die Vorstandsmitglieder im Vereinsregister einzutragen.
Was ist der Vorstand eines Vereins?
Die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands im Sinne des § 26 BGB sind zur gesetzlichen Vertretung des Vereins ermächtigt. Sie werden nach der Wahl in das Vereinsregister eingetragen und dürfen zum Beispiel Verträge für den Verein abschließen. Mehrere Punkte zum Vorstand müssen zwingend in der Satzung festgelegt werden, nämlich:
- die Zusammensetzung und Größe des geschäftsführenden Vorstands
- die Wahl der Vorstandsmitglieder
- die dem Vorstand übertragenen Aufgaben (das muss nicht zwingend in der Satzung stehen, kann aber)
- die Einberufung zu den Sitzungen
- die Beschlussfähigkeit des Vorstands
- die Beurkundung seiner Beschlüsse
Das Vereinsrecht verwendet nur den Begriff „Vorstand“ und meint damit den Vorstand nach § 26 BGB, der auch ins Vereinsregister eingetragen wird. Er wird oft auch als geschäftsführender Vorstand bezeichnet. Nur dieser ist berechtigt, den Verein nach außen zu vertreten.
Bei vielen Vereinen gibt es laut Satzung auch einen sog. „erweiterten Vorstand“, der zwar im Sinne des Vereinsrechts nicht „der Vorstand“ des Vereins ist, aber dennoch intern zum Vorstand zählt, an Vorstandssitzungen teilnimmt, Beschlüsse fasst und im Innenverhältnis wirksam werden kann. Vorstandsbeschlüsse, die das Außenverhältnis betreffen, dürfen aber wiederum nur von den vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern nach § 26 BGB umgesetzt werden.
Wie groß sollte der Vorstand sein?
Die Größe des Vorstands ist gesetzlich nicht geregelt. Je nachdem, was sich für den Verein anbietet, kann der Vorstand aus einer oder mehreren Personen bestehen. Bei sehr kleinen Vereinen können theoretisch sogar alle Mitglieder dem Vorstand angehören. Wichtig ist, dass die Größe in der Satzung festgelegt und jedes Vorstandsmitglied im Vereinsregister eingetragen wird.
Das gilt auch für Vorstandsmitglieder, die später gewählt werden: Tritt ein Vorstandsmitglied zurück und wird sein Posten neu besetzt, muss die entsprechende Änderung im Vereinsregister vorgenommen werden. Daher kann es sinnvoll sein, den Vorstand auf einige wenige Mitglieder zu beschränken: Jede Änderung im Register muss angemeldet werden und kostet Zeit und Geld.
Gibt es nur ein Vorstandsmitglied, vereinen sich in dieser Position alle Ämter, die zur ordnungsgemäßen Führung des Vereins erforderlich sind. Die Regel ist aber, dass die Vorstände laut Satzung aus mehreren Personen bestehen, denen bestimmte Funktionen zugeordnet werden können, aber nicht müssen. Es zeichnet sich nämlich zunehmend ein Trend ab, neben dem Vorsitzenden nur noch eine maximale Anzahl von weiteren, gleichberechtigten Vorstandsmitgliedern zu nennen, die sich dann die Aufgaben teilen.
Wie werden die Vorstandsmitglieder gewählt?
Wenn es in der Satzung nicht anders festgelegt wird, wählt laut § 27 BGB die Mitgliederversammlung die Vorstandsmitglieder. Allerdings kann in der Satzung bestimmt werden, dass ein neues Vorstandsmitglied auch durch den Vorstand selbst oder durch Dritte ernannt werden kann. In der Satzung kann aber auch geregelt sein, dass der gesamte Vorstand grundsätzlich durch eine bestimmtes Gremium – z.B. einen Aufsichtsrat – gewählt wird.
Welche Aufgaben obliegen dem Vorstand?
Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins. Dazu zählen etwa:
- Ein- und Verkäufe für den Verein
- die Unterzeichnung aller Korrespondenz
- die Kassen- und Buchführung (inklusive Steuern)
- die Beantragung von Fördermitteln
- die Personalverwaltung
- die Einnahme von Mitgliedsbeiträgen
- die Anmeldung von Änderungen im Register
- das Einberufen von Vorstandssitzungen/Mitgliederversammlungen
- die Vertretung des Vereins bei Behörden
- die Aufgabenverteilung im Verein
Sind Entscheidungen zu treffen, setzt sich die Mehrheit im Vorstand durch. Im Idealfall geht nichts im Verein vor sich, wovon der Vorstand nicht weiß. Er haftet nämlich auch für verschiedene Versäumnisse oder Vergehen, etwa:
- durch sein Verschulden verjährte Forderungen des Vereins
- Steuerschulden
- Zuwendungsbescheinigungen, die Fehler enthalten
- durch Verspätung gescheiterte Fördermittelanträge
Eine Geschäftsordnung für den Vereinsvorstand ist zwar rechtlich nicht vorgeschrieben, aber ratsam: Durch die Bildung von Ressorts und die Schaffung eindeutiger Zuständigkeiten können einzelne Vorstandsmitglieder im Falle einer Haftung wegen eines bestimmten Ressorts geschützt werden. Ohne solch eine Ressortaufteilung haften die Vorstandsmitglieder gesamtschuldnerisch.
Wann beginnt das Vorstandsamt?
Die gesetzlich und in der Satzung verankerten Vorstandspflichten und -kompetenzen beginnen in dem Moment, in dem der Betreffende nach der Abstimmung erklärt, dass er die Wahl annimmt. Das Vorstandsamt beginnt also nicht mit der Eintragung in das Vereinsregister, sondern bereits mit der Annahme der Wahl.
Die Eintragung ins Vereinsregister gilt also nur als öffentliche Erklärung und Beleg und hat daher lediglich deklaratorische Bedeutung. Die Länge der Amtszeit ergibt sich in den meisten Fällen aus der Satzung. Gezählt wird dann ab dem Datum der Mitgliederversammlung, bei der die Wahl stattgefunden hat.
Wie lang ist eine Amtszeit für ein Vorstandsmitglied?
Der Gesetzgeber legt keine Länge für die Amtszeiten von Vorstandsmitgliedern fest. Entsprechend sollte diese in der Satzung festgehalten werden. Da es im Vereinsalltag nur allzu leicht passieren kann, dass die rechtzeitige Wahl eines neuen Vorstandsmitglieds versäumt wird, ist es ratsam, eine besondere Klausel aufzunehmen: Diese besagt, dass ein Vorstandsmitglied auch über seine Amtszeit hinaus im Amt bleiben kann, bis ein neues Mitglied gewählt oder die Wiederwahl bestätigt wird. Fehlt diese Klausel, kann im schlimmsten Falle der Verein vorübergehend gesetzlich handlungsunfähig werden.
Darf ein Vorstandsmitglied einfach zurücktreten?
Das Gesetz sieht keine Regelungen über den Rücktritt der Vorstandsmitglieder vor. Sie hängen daher von den Bestimmungen in der Satzung und von den Umständen ab. Handelt es sich bei dem Posten um ein Ehrenamt, darf das Mitglied jederzeit zurücktreten und muss dafür keine Gründe anführen. Gibt es einen Anstellungsvertrag für das Vorstandsmitglied, bedeutet ein Rücktritt auch gleichzeitig die Kündigung des Arbeitsverhältnisses – aber auch umgekehrt, wenn das so im Anstellungsvertrag geregelt ist.
Wird durch einen Rücktritt der Verein handlungsunfähig, weil nicht mehr ausreichend vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder vorhanden sind, spricht man von einem Rücktritt „zur Unzeit“. Der Rücktrittswillige muss dem Verein daher genügend Zeit und Gelegenheit einräumen, für Ersatz zu sorgen. Anderenfalls kann er für Schäden haften, die dem Verein daraus entstanden sind.
Sind Vergütungen für den Vereinsvorstand zulässig?
Vereinsvorstände arbeiten grundsätzlich ehrenamtlich, dennoch kann in der Satzung geregelt werden, dass der Vorstand eine Vergütung erhalten darf, wenn das der Fall sein soll. Andernfalls kann es dazu kommen, dass der Vorstand alle erhaltenen Vergütungen zurückzahlen muss bzw. sind diese für ihn einkommensteuerpflichtig. Im Falle eines gemeinnützigen Vereins sind die Auswirkungen noch stärker: Erhält der Vorstand hier Vergütungen, die in der Satzung nicht ausdrücklich genehmigt werden, kann der Verein seine Gemeinnützigkeit verlieren – und zwar für bis zu zehn Jahre rückwirkend. Die daraus resultierenden Steuernachzahlungen können immens sein.
Kann eine Vorstandstätigkeit mit einem Job im Verein kombiniert werden?
Nicht jede Aufgabe im Verein kann und muss ehrenamtlich und unentgeltlich erledigt werden. So kann der Vorstand durchaus eine Vergütung für seine Tätigkeit erhalten. Der Klassiker ist, dass der Vorstand die Ehrenamtspauschale erhält. Doch auch eine angemessene Vergütung ist möglich, sofern die Satzung diese Möglichkeit ausdrücklich einräumt.
Tatsächlich ist es ebenso zulässig, dass Vorstandsmitglieder neben der ehrenamtlichen Tätigkeit auch bezahlte Tätigkeiten für ihren Verein übernehmen. Das kann entweder in der Form geschehen, dass der Verein mit ihnen einen Arbeitsvertrag schließt, oder dadurch, dass er sie auf selbstständiger Basis beauftragt. Vorstandsamt und bezahlte Tätigkeit müssen allerdings jederzeit klar erkennbar voneinander getrennt sein.
Darf ein Vorstandsmitglied auch Kassenprüfer sein?
Nicht jede Doppelfunktion im Verein ist auch möglich. Das gilt auch für die gleichzeitige Tätigkeit als Vorstand und Kassenprüfer. Der Grund ist simpel: Der Kassenprüfer überwacht den Vorstand. Das würde bedeuten, dass sich Vorstandsmitglieder als Kassenprüfer selbst überwachen müssten, was nicht zielführend ist.
Kann der Vorsitzende auch Geschäftsführer des Vereins sein?
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) geht zwar davon aus, dass die Geschäftsführung des Vereins grundsätzlich vom Vorstand übernommen wird, in größeren Vereinen ist dies aber oft mit einem Zeitaufwand verbunden, der sich ehrenamtlich nicht mehr leisten lässt. Interessant ist da die gleichzeitige Einstellung eines Vorstandsmitglieds als Geschäftsführer. Dies trägt nicht nur zur Entlastung des Vorstands bei, sondern kann auch dazu dienen, einem Vorstandsmitglied eine Entlohnung zu gewähren. Es kann überdies eine Konstruktion sein, um die Übernahme von Verantwortung wirtschaftlich interessant zu machen.
Was hat es mit den ‚In-sich-Geschäften‘ auf sich?
In-sich-Geschäfte sind dem Vorstand nach § 181 BGB nicht erlaubt. Der erste Vorsitzende kann sich also nicht einfach selbst einen Auftrag für den Verein erteilen. Das wäre ein solches In-sich-Geschäft. Konkret besagt § 181 BGB, dass ein „Vertreter, soweit nicht ein anderes ihm gestattet ist, im Namen des Vertretenen mit sich im eigenen Namen oder als Vertreter eines Dritten ein Rechtsgeschäft nicht vornehmen“ kann.
Das heißt: Kein Vorstandsmitglied darf Geschäfte mit sich selbst abschließen, wenn diese Geschäfte seinen Verein betreffen. So darf der erste Vorsitzende beispielsweise nicht den Vertrag über seine Beschäftigung als Vereinsgeschäftsführer mit sich selber abschließen.
Welche weitere Organe und Ämter im Verein gibt es?
Neben dem Vorstand im Sinne des § 26 BGB gibt es eine ganze Reihe weiterer Organe im Verein. Zu ihnen zählen der erweiterte Vorstand, der beratend tätige Beirat, der Schriftführer, der Ehrenausschuss oder besondere Vertreter. Welche von ihnen es im Verein gibt, hängt von der Größe des Vereins und der Notwendigkeit dieser Ämter ab.
Achtung: Einzelpersonen sind keine Organe (z. B. der Jugend-, der Sport-, der Presse- und der Sozialwart, der Kassenprüfer). Diese Funktionen gehören üblicherweise zum erweiterten Vorstand. Sie dürfen hier also nicht als Organ genannt werden.
Sobald diese Organe des Vereins ins Leben gerufen werden, muss die Satzung des Vereins zwingend Regelungen zu folgenden Punkten enthalten:
- Bezeichnung des Organs
- Zuständigkeiten des Organs
- Art der Bestellung des Organs
- Dauer der Bestellung
- Zahl der Organmitglieder
- Einberufung des Organs
- Beschlussfassung der Organmitglieder
Die Satzung auf dem neuesten Stand zu halten, ist Aufgabe des Vorstands. Die genannten Vereinsorgane setzen die Aufgaben um, die in der Mitgliederversammlung beschlossen werden.
Haftung des Vorstands bei steuerlichen Pflichten im Verein
Der Verein haftet grundsätzlich selbst für seine steuerlichen Verpflichtungen, doch bei Pflichtverletzungen kann der Vorstand persönlich zur Verantwortung gezogen werden. Dazu gehören die Buchführungspflichten nach der Abgabenordnung, die fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen sowie die Einhaltung von Abzugs- und Abführungspflichten. Wird eine Steuererklärung nicht oder verspätet eingereicht, bewertet das Finanzamt dies als Pflichtverstoß. Handelt der Vorstand grob fahrlässig oder vorsätzlich, entfällt sein Haftungsschutz. In diesem Fall kann das Finanzamt nicht gezahlte Steuern direkt von den Vorstandsmitgliedern einfordern. Doch selbst wenn der Verein die Steuern entrichtet, drohen Verspätungszinsen und Säumniszuschläge, die Mitglieder dem Vorstand per Beschluss auferlegen können. Unwissenheit schützt dabei nicht vor Konsequenzen – der Vorstand muss sich steuerlich absichern oder fachkundige Beratung in Anspruch nehmen.
Was sind eigentlich die Folgen, wenn einzelne Vorstandsämter nicht besetzt sind?