Die Geschäftsführung des Vereins: Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Die Geschäftsführung eines Vereins liegt im Normalfall in der Verantwortung des Vorstands. Die gewählten Vorstandsmitglieder haben die Stellung eines gesetzlichen Vertreters und verkörpern den Verein nach innen und außen. Vor allem große Vereine setzen für ein geordnetes Vereinsleben dennoch darauf, einen Geschäftsführer zu bestellen. Lesen Sie hier, welche Aufgaben dem Vorstand zufallen, wenn er selbst als Geschäftsführung agiert – was Vereine bei der Bestellung eines Geschäftsführers beachten sollten.
Aufgaben der Vorstandsmitglieder
Der Vorstand eines Vereins besteht zumeist aus mehreren Mitgliedern, denen unterschiedliche Aufgabenbereiche innerhalb des Vereinsalltags zugeteilt werden. Ist in der Vereinssatzung nichts anderes vorgeschrieben, gilt der gewählte Vereinsvorstand als Geschäftsführung. Gesetzlich geregelt werden die Rechte und Pflichten der Mitarbeiter des Vorstands im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). So schreibt das Vereinsrecht laut §26 BGB vor, dass Vereine alle einen Vorstand haben müssen.
Zu den typischen Aufgabenbereichen eines Vereinsvorstands zählen dabei folgende Tätigkeiten:
- Durchsetzung des Vereinszwecks
- gerichtliche und außergerichtliche Vertretung des Vereins
- Einladung und Durchführung der Mitgliederversammlung · Steuerabführung und Regelung der finanziellen Angelegenheiten des Vereins
- weitere Aufgaben, die in der Satzung des Vereins verankert sind
Wer sich als Vorstandsmitglied an der Führung eines Vereins beteiligen möchte, kann dies jedoch nicht einfach selbst entscheiden: Bevor Mitglieder als Vorstand tätig werden können, müssen sie von der Mitgliederversammlung gewählt werden. Doch wie genau wird ein Vorstand im Verein berufen?
Wahlen zum Vereinsvorstand
In vielen Vereinen agiert der Vorstand als Geschäftsführer. Bevor die Vorstandsmitglieder jedoch damit beginnen, ihren Aufgaben nachzugehen, müssen die Mitglieder des Vereins sie dazu berechtigen. Wahlen zum Vereinsvorstand geschehen im Rahmen einer Mitgliederversammlung. Für diese gilt grundsätzlich:
- Sie muss in regelmäßigen Abständen stattfinden – welcher zeitliche Rahmen zwischen den einzelnen Mitgliederversammlungen liegt, sollte in der Satzung geregelt sein.
- Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss frist- und formgerecht erfolgen, sonst sind die erfolgten Wahlen und Beschlüsse ungültig.
- Bei Abstimmungen gilt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen – außer, die Satzung gibt es anders vor.
- Es sollte Protokoll geführt werden. Da Vorstands- oder Satzungsänderungen im Vereinsregister eingetragen werden müssen, ist dieses Protokoll laut BGB zur Beurkundung vorzulegen.
Wurde die Vereinsgeschäftsführung während der Mitgliederversammlung erfolgreich gewählt, finden die zukünftigen Vorstandsmitglieder alle Regelungen zu Amtszeit, Aufgaben oder Ansprüchen in der Satzung des Vereins. Grundsätzliche Vorgaben, wie die Haftung des Vorstands, sind dagegen gesetzlich geregelt. Doch was sollten Vorstandsmitglieder wissen?
Haftung der Vorstandsmitglieder
Die Vorstandsmitglieder eines Vereins tragen auch die Haftung für die Gemeinschaft. Als Vertreter nach innen und außen haben sie neben den besonderen Rechten gegenüber anderen Mitgliedern auch Pflichten, die gegebenenfalls Konsequenzen nach sich ziehen können. So fallen die Haftungsrisiken beispielsweise in den folgenden Fällen der Vereinsgeschäftsführung zu:
- finanzielle Versäumnisse, beispielsweise steuerlicher Natur, oder Fehler in der Buchführung
- falsche Bescheinigung oder Verwendung von Spenden
- Überschuldung oder Insolvenz – wird hier nicht schnell gehandelt, besteht für die Vereinsgeschäftsführung auch ein persönliches Haftungsrisiko
Vorstandsmitglieder tragen die Haftung grundsätzlich so lange, wie sie im Amt sind. Wird der Vorstand bei der Mitgliederversammlung entlastet, sind die einzelnen Mitglieder jedoch für die entlasteten Tätigkeitsbereiche nicht mehr haftbar.
Tipp: Um das Risiko der persönlichen Haftung zu minimieren, ist es ratsam eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen. Zahlreiche Versicherungen bieten diese an.
Entscheidungsfreiheit des Vorstands
Auch wenn der Vereinsvorstand durch die Mitgliederversammlung eine Vertretungsmacht erhält, kann er nicht alle Handlungen des Vereins allein bestimmen. Vor allem für grundsätzliche Entscheidungen benötigt er die Zustimmung der Mitglieder. In der Satzung sollte daher die Entscheidungskompetenz des Vorstandes klar geregelt sein. So könnte z.B. festlegt werden, dass der Vorstand Entscheidungen finanzieller Art nur bis zu einer bestimmten Höhe selbst treffen kann.
Bestellung eines Geschäftsführers
Vor allem große Vereine können die Vereinsabläufe ohne einen Geschäftsführer nicht mehr optimal regeln. Dabei gibt es verschiedene Optionen, wie der Verein einen Geschäftsführer zusätzlich zum Vorstand bestellen kann.
Gut zu wissen: Im BGB ist die Ein- und Abberufung eines Vereinsgeschäftsführers nicht eindeutig geregelt. Alle Ansprüche und Pflichten sowie der gesamte Rahmen der Tätigkeit können vor der Bestellung in der Vereinssatzung geregelt, müssen aber auf jeden Fall in einem Dienstvertrag festgehalten werden.
Will sich ein Verein zusätzlich zum Vorstand von einem Geschäftsführer vertreten lassen, haben die Vereinsmitglieder verschiedene Gestaltungsalternativen, die sie in Betracht ziehen können:
- Der Geschäftsführer gehört dem Vorstand an.
- Der Geschäftsführer wird nach §30 BGB als besonderer Vertreter bestellt.
- Der Geschäftsführer erhält Vollmachten vom Vorstand. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese Vollmachten sachlich beschränkt sein müssen, also beispielsweise auf bestimmte Arten von Geschäften. Die Erteilung einer Generalvollmacht ist nicht zulässig – auch nicht zeitlich begrenzt oder unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs.
Besonders beliebt ist die Option, einen Geschäftsführer als sogenannten „besonderen Vertreter“, der beispielsweise die Verwaltung übernimmt, in die Vereinspraxis zu integrieren. Jedoch ist es in diesem Fall wichtig, dass alle Aufgabenbereiche, die Pflichten und der Umfang des Arbeitsverhältnisses in der Satzung des Vereins verankert sind.
Sieht die Satzung an sich keine Berufung besonderer Vertreter vor und der Verein möchte dennoch auf §30 BGB zurückgreifen, muss im Rahmen einer Mitgliederversammlung eine Satzungsänderung zugunsten des Vereinsgeschäftsführers beschlossen werden.
Geschäftsführer als Arbeitnehmer
Vereine, die nicht auf rein ehrenamtlicher Basis agieren, haben oftmals angestellte Mitarbeiter. Das Arbeitsverhältnis und der Aufgabenbereich der Arbeitnehmer sind in ihrem Dienstvertrag geregelt. Auch bei einem Geschäftsführer ist es für Vereine möglich, einen Arbeitsvertrag abzuschließen – und sogar Pflicht, wenn dieser nicht ehrenamtlich tätig ist.
Bezieht der Geschäftsführer im Rahmen dieses Arbeitsverhältnisses ein Gehalt oder Entgelt, ist der Arbeitsvertrag als Dienstvertrag über eine Geschäftsbesorgung (§611 und §675 BGB) zu kategorisieren. In diesem Fall regelt der Anstellungsvertrag zudem den Umfang der Tätigkeit, die Vertretungsmacht und die Pflichten des Geschäftsführers.
Handelt es sich um eine gGmbH, muss diese ebenfalls einen Dienstvertrag mit dem Arbeitnehmer abschließen. Nach der Bestellung des Geschäftsführers ist dieser zudem ins Handelsregister einzutragen.
Gut zu wissen: Die Auszahlung im Rahmen einer Gewinnbeteiligung ist bei einer gGmbH aufgrund der Zweckbindung der Erträge mit Vorsicht zu genießen.
Fazit: Geschäftsführer im Verein – eine Option für den Vorstand
Der Vorstand übernimmt normalerweise die Aufgaben der Geschäftsführung. Vereine können jedoch auch einen Geschäftsführer bestellen. Die Wahl des Modells und die Gestaltung der Satzung und Verträge sind entscheidend für eine reibungslose Vereinsführung.
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