So gestalten Sie Ihren Aufnahmeantrag 2018 rechtssicher und datenschutzrechtlich korrekt

Die neue EU-Datenschutzverordnung wird im Mai 2018 in Kraft treten. Doch schon jetzt gelten für Ihren Verein strenge Datenschutzvorschriften, die von den Datenschutzbeauftragten der Länder immer schärfer geprüft werden. Umso wichtiger ist es, dass Sie jetzt im Verein den Datenschutz-Check machen und prüfen, ob Ihr Aufnahmeantrag oder das Aufnahmeformular Ihres Vereins auf der Internetseite noch rechtssicher ist. Mit den folgenden Tipps ist das kein Problem für Sie!

Was die Gestaltung Ihres Aufnahmeantrags angeht, sind Sie relativ frei. Denn es gibt keine vereinsrechtlichen Vorgaben zum Aufnahmeverfahren und zur Form des Aufnahmeantrags. Laut § 58 Nr. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) soll die Satzung Ihres Vereins lediglich Regelungen über den Eintritt und Austritt der Mitglieder enthalten.

Daraus folgt auch, dass ein schriftlicher Aufnahmeantrag gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Sinnvoll ist er aber allemal. Denn bei einem mündlichen Aufnahmeantrag hat Ihr Verein ein Problem, wenn es zu einem späteren Zeitpunkt zum Beispiel Streit über die Verpflichtung zur Zahlung der Mitgliedsbeiträge gibt. Ohne einen schriftlichen Aufnahmeantrag werden Sie kaum beweisen können, dass jemand die Mitgliedschaft in Ihrem Verein beantragt hat. Ihre Satzungsregelung könnte so aussehen:

Formulierungsbeispiel:
Der Antrag auf Aufnahme in den Verein ist unter Verwendung des Aufnahmeantrags schriftlich an den Vorstand zu richten.

Die Mitgliedschaft beginnt mit dem ersten Tag des auf die positive Entscheidung des Vorstands über den Aufnahmeantrag folgenden Monats.

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Welche Punkte nicht fehlen dürfen

Rechtlich gesehen ist die Aufnahme in Ihren Verein ein Vertrag zwischen dem Aufnahmesuchenden und Ihrem Verein. Der Aufnahmeantrag ist damit ein Angebot an Ihren Verein, einen solchen Vertrag zu schließen. Dieses Angebot muss so konkret sein, dass der Verein es durch ein simples „Ja“ annehmen kann. Außerdem müssen Sie im Vorstand natürlich auch wissen, wer in Ihren Verein aufgenommen werden möchte Daher müssen mindestens folgende Dinge aus dem Aufnahmeantrag klar hervorgehen:

  • Name und Anschrift des Bewerbers,
  • Geburtsdatum (um zu prüfen, ob die Zustimmung der Eltern erforderlich ist),
  • Name und Adresse des Vereins,
  • Wille, in den Verein aufgenommen zu werden.
Abfrage von Kontaktdaten

Auch Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse usw. dürfen Sie selbstverständlich abfragen. Und das sollten Sie auch tun, um im Bedarfsfall eine moderne und schnelle Kommunikation zu ermöglichen. Allerdings darf der Bewerber die Angabe seiner E-Mail-Adresse und weiterer Kontaktdaten verweigern, wenn diese Daten nicht zur Erfüllung der Vereinsaufgaben erforderlich sind.

Die Wahl der Mitgliedsgruppen

In den meisten Vereinen sind verschiedene Mitgliedsgruppen, wie zum Beispiel aktive Mitglieder, Jugendliche, Fördermitglieder usw., vorgesehen. In diesem Fall müssen im Aufnahmeantrag auch die zur Einteilung notwendigen Informationen abgefragt werden. Üblich und sinnvoll sind dann Formulierungen im Aufnahmeantrag wie die folgende:

Formulierungsbeispiel:
Ich beantrage die Aufnahme in den XYVerein als
aktives Mitglied,
Fördermitglied.

Wenn verschiedene Beitragsgruppen bestehen

In vielen Vereinen gibt es Beitragsermäßigungen für bestimmte Personengruppen, zum Beispiel für Studenten oder für Arbeitsuchende. Wenn das auch in Ihrem Verein so ist, so fragen Sie die für Beitragsermäßigungen relevanten Informationen am besten gleich im Aufnahmeantrag mit ab.

Formulierungsbeispiel:
Ich beantrage eine Beitragsermäßigung als
Student,
Arbeitssuchender.
Einen entsprechenden Nachweis füge ich dem Aufnahmeantrag bei.

Datum und Unterschrift sind wichtig

Bestehen Sie zur Sicherheit auf Datum und Unterschrift unter dem Aufnahmeantrag. Das sollten Sie schon aus Nachweisgründen tun!
Bei Minderjährigen sind die Unterschriften der gesetzlichen Vertreter (im Regelfall beide Elternteile) erforderlich. Das gilt selbst dann, wenn der Minderjährige die Beiträge von seinem Taschengeld bezahlen könnte. Denn oft begründet die Mitgliedschaft im Verein noch weitere Verpflichtungen, wie etwa die Verpflichtung, Vereinsarbeit zu leisten, oder die Unterwerfung unter die Schiedsordnung des Vereins. Hat zunächst nur der Minderjährige den Beitritt erklärt, so können die Eltern den Beitritt nachträglich auch genehmigen. Auch hierzu sollten Sie aus Beweisgründen auf einer schriftlichen Erklärung bestehen.

Formulierungsbeispiel:
Hiermit genehmigen wir gemäß § 108 Abs. 1 BGB den von unserem Sohn/unserer Tochter … (Name) am … erklärten Beitritt zum XY-Verein.

Datenschutzhinweise und Erlaubnis

Die datenschutzrechtlichen Vorgaben sind auch für Vereine relativ streng. Personenbezogene Daten dürfen Sie grundsätzlich nur dann erheben, verarbeiten oder nutzen, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift erlaubt ist oder der Betroffene eingewilligt hat. Idealerweise nehmen Sie dazu den folgenden Hinweis in den Aufnahmeantrag auf.

Formulierunsgbeispiel:
Wir weisen gemäß § 33 Bundesdatenschutzgesetz darauf hin, dass zum
Zweck der Mitgliederverwaltung und -betreuung folgende Daten der Mitglieder in automatisierten Dateien gespeichert, verarbeitet und genutzt werden: Namen, Adressen, Telefonnummern …

Wichtig: Drucken Sie diese Zeilen fett im Aufnahmeantrag, denn das Gesetz verlangt eine Hervorhebung! Und weil es ohne Daten in der Vereinsverwaltung nicht geht, holen Sie im Aufnahmeantrag auch gleich das Einverständnis des Mitglieds zur Datenerhebung und -verarbeitung ein, zum Beispiel mit dieser Formulierung:

Formulierunsgbeispiel:
Ich bin mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung folgender personenbezogener Daten durch den Verein zur Mitgliederverwaltung im Wege der elektronischen Datenverarbeitung einverstanden: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Übungsleiterlizenz … Mir ist bekannt, dass dem Aufnahmeantrag ohne dieses Einverständnis nicht stattgegeben werden kann.

Weitergabe von Daten ermöglichen

Viele Vereine müssen Daten der Mitglieder an Dach- oder Fachverbände
weitergeben, etwa zur Feststellung der Spielberechtigung oder auch weil der
Vorstand die Versicherung der Mitglieder übernimmt. Die Weitergabe dieser Daten machen Sie durch diese Klausel möglich:

Formulierunsgbeispiel
Unser Verein ist verpflichtet, folgende mitgliedsbezogenen Daten an den
Fachverband XY zu übermitteln: Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum … Mit
dieser Übermittlung im Rahmen des Vereinszwecks bin ich einverstanden.

Veröffentlichung von Daten und Fotos Die Internetseiten und die Zeitungen von Vereinen leben von Fotos. Dabei ist die Veröffentlichung von Fotos und anderen persönlichen Daten nicht unproblematisch und bedarf in der Regel der vorherigen Erlaubnis durch den Betroffenen.
Hier ist ein Formulierungsbeispiel für Sie:

Formulierungsbeispiel:
Ich bin damit einverstanden, dass der Verein im Zusammenhang mit dem Vereinszweck sowie satzungsgemäßen Veranstaltungen personenbezogene Daten und Fotos von mir in der Vereinszeitung und auf der Homepage des Vereins veröffentlicht und diese ggf. an Print und andere Medien übermittelt. Dieses Einverständnis betrifft insbesondere folgende Veröffentlichungen: Ergebnislisten, Mannschaftslisten, Kontaktdaten von Vereinsfunktionären, Berichte über Ehrungen und Geburtstage …
Veröffentlicht werden ggf. Fotos, der Name, die Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, die Funktion im Verein, ggf. die Einteilung in Wettkampf- oder andere Klassen inklusive Alter und Geburtsjahrgang. Mir ist bekannt, dass ich jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos und persönlichen Daten widersprechen kann. In diesem Fall wird die Übermittlung/Veröffentlichung unverzüglich für die Zukunft eingestellt. Etwa bereits auf der Homepage des Vereins veröffentlichte Fotos und Daten werden dann unverzüglich entfernt.

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