Übungsleiter-Freibetrag: Höhe, Bedingung und Voraussetzung

Übungsleiter-Freibetrag: Höhe, Bedingung und Voraussetzung

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Übungsleiterpauschale 2024: Definition, Höhe und Voraussetzungen

● Seit 2021 darf die Übungsleiterpauschale jährlich maximal 3.000 Euro betragen.

● Ehrenamtliche, die eine Vereinsaufgabe entsprechend § 3 Nr. 26 EstG nebenberuflich ausüben, können diese Übungsleiterpauschale steuerfrei erhalten.

● Hauptvoraussetzung für den Übungsleiterfreibetrag ist, dass die Tätigkeiten der Förderung eines gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecks verfolgen.

● Selbstständige tragen die Pauschale in der Anlage S der Steuererklärung ein, Arbeitnehmer in der Anlage N.

● Eine zusätzliche Ehrenamtspauschale darf der Verein nur bei Tätigkeiten ausbezahlen, die nicht bereits mit einer Übungsleiterpauschale entlohnt wurden. 

Wer sich im Verein mit einer gemeinnützigen Tätigkeit engagiert, kann für die Übungsleiterpauschale infrage kommen: Als steuerfreies Honorar gilt sie als Wertschätzung ehrenamtlicher Arbeit, solange die Vergütung unter der jährlichen Freigrenze von 3.000 Euro liegt. Dazu gibt es unterschiedliche Voraussetzungen, um den Freibetrag zu erhalten – ebenso wie verschiedene Möglichkeiten, ihn mit anderen Einnahmen zu kombinieren. Erfahren Sie hier, wer die Übungsleiterpauschale bekommt, wie Sie Ihre Vereinseinnahmen damit verrechnen und wie Sie mit der Steuererklärung umgehen.

Was ist die Übungsleiterpauschale und wie hoch ist sie 2024?

Die Übungsleiterpauschale, auch Übungsleiterfreibetrag genannt, ist eine Aufwandsentschädigung, die Vereine ausbezahlen dürfen – rechtlich festgelegt in § 3 Nr. 26 des deutschen Einkommensteuergesetzes (EStG). Wer Anspruch auf die Übungsleiterpauschale hat, kann ab dem Jahr 2021 3.000 Euro steuer- und sozialabgabenfrei verdienen (bis 2020: 2.400 Euro). 

Wichtige Info

Die Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro ist ein Jahresbetrag. Ehrenamtliche können sich also die Pauschale einmal im Jahr vollständig auszahlen lassen oder über das Jahr verteilen. Ein Beispiel: Bei einer monatlichen Abrechnung würde die Pauschale 250 Euro betragen.

Bedingungen und Voraussetzungen: Wer darf eine Übungsleiterpauschale erhalten?

Voraussetzung für das Auszahlen einer Übungsleiterpauschale ist, dass der Vereinszweck sich ausschließlich den Kategorien gemeinnützig, kirchlich oder mildtätig zuordnen lässt. Das bedeutet:

  • Ein Verein ist gemeinnützig, wenn die Tätigkeiten des Vereins der selbstlosen Förderung der Allgemeinheit dienen. Die Bereiche können geistiger, materieller oder sittlicher Natur sein.
  • Mildtätige Vereine konzentrieren sich auf die uneigennützige Unterstützung hilfsbedürftiger Personen.
  • Kirchliche Zwecke verfolgt ein Verein, wenn er Religionsgemeinschaften selbstlos fördert.

Die Bedingungfür Ehrenamtliche: In § 3 Nr. 26 EStG ist ausdrücklich von Nebenberuflichkeit als Voraussetzung die Rede. Diese liegt immer dann vor, wenn die Übungsleitertätigkeit der betreffenden Person nicht mehr als ein Drittel der Zeit beansprucht, die sie für einen vergleichbaren Hauptberuf aufbringen würde oder tatsächlich aufbringt – in Zahlen spricht man von durchschnittlich 14 Arbeitsstunden pro Woche. Steuerlich betrachtet zählen hierzu auch Ehrenamtliche, die keiner Hauptbeschäftigung nachgehen: beispielsweise Rentner, Studierende oder Arbeitslose.

Außerdem zählen Tätigkeiten mit einer pädagogischen Ausrichtung zum Arbeitsfeld, wofür Vereine eine Übungsleiterpauschale berechnen können. Diese Art der Vereinsarbeit bezeichnet man als begünstigte Tätigkeit. Hierunter fällt auch die Pflege von kranken und alten Personen oder Menschen mit Behinderung.

Im Hinblick auf die Mitarbeit in gemeinnützigen Vereinen sind insbesondere folgende Tätigkeiten steuerlich begünstigt: 

  • Sporttrainer, Sportwart oder Mannschaftsbetreuer
  • Chorleiter oder Dirigent
  • Lehr- und Vortragstätigkeiten im Rahmen der allgemeinen Bildung und Ausbildung (z. B. Veranstalten von Kursen)
  • Tätigkeiten im Rahmen der beruflichen Aus- und Fortbildung (z. B. Leiten einer Arbeitsgemeinschaft für Mitarbeiter von Vereinsgeschäftsstellen).

Auch öffentlich-rechtliche Körperschaften dürfen von der Übungsleiterpauschale Gebrauch machen. Dazu gehören Universitäten, Hochschulen, Handwerkskammern sowie öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten.

Kann ich die Übungsleiterpauschale mit weiteren Einnahmen kombinieren?

Es ist möglich, den Übungsleiterfreibetrag mit anderen Einnahmequellen zu verbinden: Am gängigsten sind dabei Kombinationen mit der Ehrenamtspauschale oder einem Minijob. Auch die Werbungskostenpauschale ist sinnvoll, um mehr Geld mit ehrenamtlicher Vereinsarbeit verdienen zu können.

Die Ehrenamtspauschale: Vereinsarbeit zusätzlich entlohnen

Der Ehrenamtsfreibetrag ist ähnlich wie die Übungsleiterpauschale eine sozialabgaben- und steuerfreie Aufwandsentschädigung – in der Höhe von maximal 840 Euro jährlich. Sie honoriert nebenberufliche Tätigkeiten, die für den Verein geleistet werden. Im Gegensatz zum Übungsleiterfreibetrag entfällt bei der Ehrenamtspauschale jedoch die Bedingung, dass die Tätigkeit einen pädagogischen Zweck verfolgen muss.  Bei der Kombination beider Aufwandsentschädigungen gilt zu beachten: Die Übungsleiterpauschale und der Ehrenamtsfreibetrag müssen Sie für unterschiedliche Tätigkeiten zählen – zum Beispiel, indem ein ehrenamtlicher Betreuer für seine Pflegearbeit den Freibetrag für Übungsleiter erhält, die Ehrenamtspauschale aber für seine Unterstützung in der Verwaltung.

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Im Gegensatz zum Übungsleiterfreibetrag entfällt bei der Ehrenamtspauschale die Bedingung, dass die Tätigkeit einen pädagogischen Zweck verfolgen muss. © Adria Crehuet | Unsplash

Info

Genau wie bei den Einnahmen als Übungsleiter ist es auch bei dem Ehrenamtsfreibetrag möglich, den Betrag einmal pro Jahr oder auf mehrere Monate verteilt zu bezahlen.

Minijob und Übungsleiterpauschale

Menschen, die neben der Vereinsarbeit einer geringfügig entlohnten Beschäftigung nachgehen, haben ebenfalls Anspruch auf eine Übungsleiterpauschale. Hier steht den Ehrenamtlichen wieder die Entscheidung frei, den Freibetrag einmal pro Jahr oder auf die Monate verteilt zu erhalten. Wenn Sie geringfügig beschäftigt sind, können Sie so Ihr monatliches Gehalt um 250 Euro aufstocken: von 520 Euro (seit Oktober 2022) auf 770 Euro. Die pauschale Versteuerung über die Knappschaft reicht aus.

Auch hier ist wichtig, dass es sich um verschiedene Tätigkeiten handelt.

Arbeitsvertrag abschließen und Werbungskostenpauschale nutzen

Wenn neben der Vereinsarbeit keine weitere Anstellung existiert, lohnt es sich, die ehrenamtliche Tätigkeit als Arbeitnehmer auszuüben – inklusive eines schriftlichen Arbeitsvertrags. Mit dem neuen Anstellungsstatus geht für vormals ehrenamtliche Tätigkeiten wie Erzieher, Ausbilder oder Pfleger nämlich ein Vorteil einher: der steuerfreie Arbeitnehmer-Pauschbetrag für Werbungskosten. 

Seine Höhe beträgt 1.230 Euro jährlich (2022: 1200 Euro) – egal, ob tatsächliche Werbungskosten entstanden sind oder nicht. In der Summe können angestellte Übungsleiter mit der Werbungskostenpauschale also bis zu 4.230 Euro netto pro Jahr verdienen.

Wie gebe ich die Übungsleiterpauschale in der Steuererklärung an?

Sowohl für Arbeitnehmer als auch Selbstständige gilt: Eine Übungsleiterpauschale gehört nicht zu eigenständigen Einkünften. Deshalb müssen beide Parteien den Freibetrag getrennt von den hauptberuflichen Einnahmen in der Steuererklärung eintragen – mit geringfügigen Unterschieden.

Wenn Sie Ihre Hauptbeschäftigung selbstständig ausführen, müssen Sie steuerfreie Aufwandsentschädigungen in der Anlage S ausfüllen. Dort tragen Sie in den Zeilen 46 und 47 folgende Informationen ein: die Art der Tätigkeit, die gesamten Einnahmen sowie den Betrag an steuerfreien Einkünften, die Teil des Gesamtbetrags sind. Sollten Sie die Freigrenze der Übungsleiterpauschale überschreiten, reichen Sie zusätzlich eine Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR) ein. 

Hinweis

Übersteigen die Einnahmen die 3.000-Euro-Grenze um mehr als 410 Euro, so müssen Sie die EÜR dem Finanzamt in elektronischer Form zusenden.

Arbeitnehmer notieren den Übungsleiterfreibetrag mithilfe der Anlage N unter „Steuerfreie Aufwandsentschädigungen / Einnahmen“. Ein Überschuss ist in der Zeile 21 einzutragen, mit der ehrenamtlichen Tätigkeit verbundene Werbungskosten in der Zeile 77. 

Checkliste: Wie setze ich einen Übungsleitervertrag auf?

Steht im Verein die Beschäftigung eines neuen Übungsleiters an, ist es wichtig, mehrere Punkte in den Vertrag aufzunehmen. Die nachfolgende Checkliste dient als Orientierung:

  • Wird ausdrücklich erwähnt, dass es sich um einen Vertrag für einen nebenberuflichen Übungsleiter handelt?
  • Ist die Bezeichnung der Vertragsparteien korrekt? 
  • Ist geregelt, wann der Übungsleitervertrag beginnt?
  • Sind die Aufgaben des Übungsleiters konkret beschrieben?
  • Wird ausdrücklich erwähnt, dass der Übungsleiter eine steuerfreie Entschädigung zur pauschalen Abgeltung seines Aufwands erhält?
  • Ist geregelt, wann die Aufwandsentschädigung fällig wird (in der Regel am Ende des Monats)?
  • Enthält der Vertrag eine Erklärung des Übungsleiters darüber, dass er keine gleichartigen nebenberuflichen Tätigkeiten ausübt?
  • Enthält der Vertrag eine Erklärung des Übungsleiters darüber, inwieweit er im Jahr des Vertragsabschlusses bereits bei einem anderen Verein/Auftraggeber von der Übungsleiterpauschale profitiert hat?
  • Verpflichtet sich der Übungsleiter vertraglich, den Verein bei Aufnahme einer weiteren nebenberuflichen Tätigkeit umgehend zu informieren?
  • Für den Fall, dass der Übungsleiter mehrere begünstigte Nebentätigkeiten ausübt: Enthält der Vertrag eine Erklärung des Übungsleiters, ob und in welchem Umfang bereits Anteile des Übungsleiterfreibetrags an ihn ausbezahlt wurden?
  • Versichert der Übungsleiter mit seiner Unterschrift, dass er seine Angaben wahrheitsgemäß und nach bestem Wissen und Gewissen gemacht hat?

Wenn Sie Details des Vertrags rechtlich absichern möchten, wenden Sie sich an einen Anwalt – am besten für Vereinsrecht.

Fazit Übungsleiterpauschale: Arbeit im Verein angemessen vergüten

Ehrenamtliche wie Betreuer, Erzieher, Chorleiter oder Sporttrainer haben die Möglichkeit, mit der Übungsleiterpauschale eine Vergütung für ihre Vereinsarbeit zu bekommen. Der Vorteil: Solange die Einnahmen unter der Freigrenze von 3.000 Euro jährlich bleiben, gibt es keine steuerlichen Abzüge, zudem fallen keine Sozialabgaben an. 

Die Voraussetzungen und Bedingungen, um einen Übungsleiterfreibetrag geltend zu machen, richten sich zum einen nach  dem Zweck des Vereins: Die Körperschaft muss die Gesellschaft durch mildtätige, gemeinnützige oder kirchliche Tätigkeiten fördern. Zum anderen können Ehrenamtliche den Freibetrag für Übungsleiter nur im nebenberuflichen Kontext erhalten. Weiterhin haben pädagogische Arbeitsfelder des Ehrenamts und öffentlich-rechtliche Körperschaften Anspruch auf eine Übungsleiterpauschale.

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FAQ rund um die Übungsleiterpauschale

Sie können mit einer Übungsleiterpauschale rechnen, wenn Sie nebenberuflicher Sporttrainer, Sportwart, Mannschaftsbetreuer, Chorleiter oder Dirigent sind, eine Lehr- und Vortragstätigkeit im Rahmen der allgemeinen Bildung und Ausbildung oder im Bereich der beruflichen Aus- und Fortbildung ausüben.
Ja, wenn ein entsprechender ÜL-Vertrag vorliegt und der Spender eine schriftliche Verzichtserklärung abgibt.
Weder das Arbeits- noch das Vereinsrecht schließen solch eine Konstellation aus. Es gibt allerdings ein paar Dinge zu berücksichtigen.
So lange die Übungsleiter im Rahmen des Freibetrages bleiben (2.400 Euro pro Jahr) entscheidet das der Vorstand des Vereins. Sind sie Angestellte (auch Minijob) oder Freiberufler, dann muss ein Stundennachweis geführt werden. das kann monatlich sein aber auch vierteljährlich.
Normalerweise verlangt das der Zuschussgeber. Ohne Vertrag demnach klein Geld. Außerdem unterliegt auch die Übungsleitertätigkeit dem Arbeitsrecht.
Wenn der Minijob und die Übungsleiterpauschale für die gleiche Tätigkeit gezahlt werden, kann es sein, dass das Finanzamt beides zusammenzählt und somit wäre sowohl die Grenze des Minijobs und die der ÜL-Pauschale überschritten. Für unterschiedliche Tätigkeiten ist es aber problemlos möglich.
Da die Tätigkeit der größeren Kinder (im Alter von 12-14 Jahren) als ehrenamtliche Übungsleitertätigkeit eingestuft wird, unterliegt sie in der Regel nicht den Bestimmungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes. Dadurch ist es möglich, den Minderjährigen eine Aufwandsentschädigung im Rahmen der Übungsleiterpauschale zu zahlen, da diese nicht mit den Vergütungen oder dem Einkommen aus regulären Arbeitsverhältnissen gleichgestellt wird. In vielen Vereinen wird dieses Vorgehen problemlos angewendet, um den engagierten Kindern eine finanzielle Anerkennung für ihre Unterstützung zu ermöglichen. Es ist dennoch ratsam, sich in rechtlichen Fragen an einen Experten oder Anwalt für Vereinsrecht zu wenden, um sicherzustellen, dass die Regelungen des eigenen Vereins und geltende Gesetze korrekt beachtet werden.
Seit 2021 beträgt die jährliche Grenze für den Übungsleiterfreibetrag 3.000 Euro. Durchschnittlich 14 Stunden pro Woche sieht der Fiskus noch als eine nebenberufliche Tätigkeit an. Es gibt auch Ausnahmen, bei denen auch mehr Stunden/Woche erlaubt sind – zum Beispiel, wenn der Übungsleiter eine vergleichbare höhere tarifliche Arbeitszeit nachweist.
Von einem Nebenberuf ist die Rede, wenn die Tätigkeit nicht mehr als ein Drittel der Zeit in Anspruch nimmt, die die Person für einen Hauptberuf aufbringen würde.