Aufwandspauschale: So entscheiden Sie als Schatzmeister richtig!

Was unterscheidet Aufwandsentschädigung und Aufwandsersatz?

Unterscheidungskriterien: Wenn es darum geht, Mitgliedern, Vorständen, Vereinsmitarbeitern oder Helfern Auslagen zu erstatten oder ihnen für die geleistete Arbeit oder einen Zeitaufwand eine Entschädigung zukommen zu lassen, werden in der Vereinspraxis zwei Begriffe immer wieder miteinander verwechselt: der Begriff der Aufwandsentschädigung (hierzu zählen unter anderem Übungsleiterbetrag und Ehrenamtspauschale) und der Begriff des sogenannten Aufwand- oder auch Aufwendungsersatzes. Für Sie als Schatzmeister ist es sehr wichtig, hier sauber zu unterscheiden.

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So hat der Vorstand beispielsweise nach § 27 Abs. 3 und § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) generell einen Anspruch auf Aufwandsersatz. Unter „Aufwendungen“ sind hierbei alle „Vermögensopfer“ mit Ausnahme der eigenen Arbeitszeit, die der Vorstand zur Erfüllung seiner Aufgaben als gewählter Vorstand erbringt, zu verstehen. Dazu zählen alle Auslagen des Vorstands. Immer vorausgesetzt, dass die Aufwendungen zur Erfüllung des Vorstandsamtes auch tatsächlich erforderlich waren.

Klassische Aufwendungen im Sinne des Gesetzes sind:

• Fahrtkosten
• Reisekosten/Übernachtungskosten
• Telekommunikationskosten
• Porto
• Büromaterial
• Mieten, usw.

Was ist wichtig für Sie als Schatzmeister?

Sie müssen alle Auslagen belegen, zum Beispiel durch Reisekostenabrechnungen, Belege und – falls einmal Belege verloren gegangen sind – durch Eigenbelege. Gleiches gilt, wenn Sie Kosten erstatten, die Vereinsmitgliedern entstanden sind, wenn diese im Auftrag des Vereins tätig wurden – oder wenn Sie Vereinsmitarbeitern Reisekosten und Co. erstatten. Einen Anspruch auf Vergütung dagegen haben Vorstandsmitglieder im ehrenamtlichen Verein nicht – es sei denn, die Satzung sieht dies ausdrücklich vor.

Achtung:

In der Praxis wird oft übersehen, dass auch der Umweg über einen Anstellungsvertrag

• zum Beispiel als Geschäftsführer
• keine Bezahlung ermöglicht, solange die Satzung den Weg hierfür nicht freigemacht hat.

Es gilt der Grundsatz:

• Ohne Satzungsgrundlage müssen die Vorstandsmitglieder ihre Tätigkeit grundsätzlich unentgeltlich ausüben.
• Ohne Satzungsgrundlage für eine Vergütung ist es auch nicht möglich, mit einem Vorstandsmitglied einen Anstellungsvertrag zu schließen, der eine Vergütung vorsieht.

Satzungsgrundlage für Aufwandspauschalen

Steuer- und Gemeinnützigkeitsrecht räumen Vereinen unter anderem die Möglichkeit zu einer pauschalen Aufwandsentschädigung ein. Zum Beispiel der Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 des Einkommensteuergesetzes (EStG) in Höhe von maximal 2.400 Euro jährlich oder die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG.

Doch auch hier gibt es eine wichtige Unterscheidung:

• Vorstandsmitglieder können die Ehrenamtspauschale in Höhe von maximal 720 Euro/Jahr nur dann nutzen, wenn die Satzung des Vereins die Möglichkeit hierzu eröffnet (Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 55 Abs. 1 Nr. 3 Abgabenordnung (AO)).

Dies kann zum Beispiel durch folgende Formulierung erfolgen:

„… § x Vergütungen

1. Das Amt des Vereinsvorstands wird grundsätzlich ehrenamtlich ausgeübt.
2. Die Mitgliederversammlung kann abweichend von Absatz 1 bestimmen, dass dem Vorstand für seine Vorstandstätigkeit eine angemessene Vergütung gezahlt wird.“

Wie sieht es die Aufwandsentschädigungen an Mitglieder aus?

Engagieren sich Mitglieder ehrenamtlich im Verein (und sind nicht durch die Satzung zu dieser Leistung verpflichtet), kann der Verein diese zusätzliche Arbeit (z. B. als Platzwart) ebenfalls im Rahmen der Ehrenamtspauschale honorieren. Eine Satzungsgrundlage hierzu ist nicht erforderlich – anders als beim Vorstand also.

PRAXIS-TIPP: Trotzdem empfehle ich Ihnen, einen Blick in die Satzung zu werfen. Es darf nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums nämlich keine Satzungsregelung geben, die dem entgegensteht. Beispielsweise eine Formulierung wie „Zuwendungen und Aufwandsentschädigungen an Mitglieder sind grundsätzlich ausgeschlossen.“

Achtung:

Nach § 55 AO muss ein gemeinnütziger Verein seine Mittel ausschließlich satzungsgemäß verwenden. Er darf seinen Mitgliedern also beispielsweise keine Gewinnanteile zukommen lassen – oder sie gar für Tätigkeiten, die sie als Mitglieder machen müssen (z. B. Arbeitsleistungen laut Satzung zu erbringen haben) bezahlen.

Eine Ausnahme hierbei bildet lediglich die

• Ehrenamtspauschale für ZUSÄTZLICHE (also nicht durch Satzung oder Beitragsordnung verpflichtend vorgegebene) Aktivitäten im ehrenamtlichen (ideellen) Bereich des Vereins oder im Zweckbetrieb (z. B. als Kartenverkäufer bei Sportveranstaltungen mit nicht bezahlten Sportlern).
• Eine weitere Ausnahme gilt bei der Gewährung von Annehmlichkeiten, wie sie im Rahmen der Mitgliederbetreuung allgemein üblich und angemessen sind, z. B. anlässlich einer Ehrung, eines Vereinsausflugs oder einer Weihnachtsfeier (AEAO Nr. 10 zu § 55 Abs. 1 Nr. 1). Die Grenze hierfür liegt bei 60 Euro pro Jahr und Mitglied für Ereignisse im Vereinsjahr (z. B. Weihnachtsfeier). Zusätzlich können für persönliche Ereignisse (Jubiläum, Hochzeit etc.) noch einmal 60 Euro pro Mitglied und Anlass aufgewendet werden, sofern in Ihrem Bundesland (z. B. Baden-Württemberg) nicht ausdrücklich noch die früher geltende Grenze von 40 Euro angewandt wird.
• Auch die verbilligte Überlassung von Eintrittskarten – zum Beispiel für Theateraufführungen, die im Zusammenhang mit dem satzungsgemäßen Zweck des Vereins stehen (z. B. wenn es sich um einen Kulturverein handelt), ist erlaubt. Vorausgesetzt, die Verbilligung beträgt im Kalenderjahr nicht mehr, als das Mitglied an Beitrag zahlt.
• Will Ihr Verein bei einer Veranstaltung (z. B. Lehrfahrt) sämtliche Kosten seiner teilnehmenden Mitglieder übernehmen, ist dies gemeinnützigkeitsrechtlich nur zulässig, wenn die Veranstaltung ausschließlich oder weitaus überwiegend dem Interesse Ihres Vereins zur Erfüllung des ideellen Zwecks dient.

PRAXIS-TIPP: Nehmen in einem Sport- oder Musikverein an einem auswärtigen Auftritt oder Turnier nur Jugendliche teil, darf der Verein die Kosten auch dann vollständig übernehmen, wenn den Jugendlichen ein Rahmenprogramm geboten wird, da die Betreuungstätigkeit des Vereins gegenüber den Jugendlichen nicht mit den sportlichen oder musikalischen Aktivitäten endet.

Wenn sie ihren Mitgliedern Aufwandsentschädigungen auszahlen möchten, benötigen sie dafür eine Satzungsgrundlage. Dafür haben wir ihnen eine Musterformulierung bereitgestellt.

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