Die Vereinsreise

Die Vereinsreise

Auch Vereine führen Reisen durch. Um während der Reise oder danach keine böse Überraschung zu erleben, sollte man sich rechtzeitig Gedanken darüber machen, dass bei der Vorbereitung und Durchführung solch einer Reise bestimmte Regeln und Vorschriften bedacht und eingehalten werden müssen. Anderenfalls wird man nämlich ganz schnell zum Pauschalreiseveranstalter, wodurch sich dann aber das Haftungsrisiko erheblich erhöhen kann.  

Bei einer Vereinsreise muss unterschieden werden, ob es sich ausschließlich um eine Reise zur Verwirklichung des Satzungszwecks handelt (bei Sportvereinen z.B. ein klassisches Trainingslager oder bei einem Chor die Fahrt zum Sängerwettstreit) oder ob auch zusätzlich oder sogar ausschließlich touristische Angebote Bestandteil der Reise sind. Das wäre dann ein Vereinsausflug, der auch der Geselligkeit dient und somit dem Reisevertragsrecht unterliegt. Das ist geregelt in den §§ 651 a ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und verlangt die Einhaltung bestimmter Vorschriften. 

Die wichtigste Frage ist also, handelt es sich wirklich nur um eine reine Vereinsreise zur Zweckverwirklichung oder ist der Verein (evtl. ohne es zu wissen) bereits Pauschalreiseveranstalter. Ist es eine gemischte Reise, die sowohl dem Vereinszweck dient als auch der Geselligkeit, dann genügen bereits zwei Hauptleistungen, um als Pauschalreiseveranstalter eingestuft zu werden. Wenn Sie also neben einem Kulturprogramm auch die An- und Abreise organisieren und möglicherweise auch noch die Unterbringung, sind diese Voraussetzungen bereits erfüllt. 

 

Man muss also unterscheiden: 

  1. Die Reise dient ausschließlich der Verwirklichung des Vereinszwecks 
  1. Die Reise dient nur zum Teil dem Vereinszweck aber auch der Geselligkeit und Erholung 
  1. Die Reise dient ausschließlich der Geselligkeit, der Erholung oder dem Erlebnis

Zur Pauschalreise kann es aber auch werden, wenn nicht nur Vereinsmitglieder teilnehmen oder neben dem Satzungszweck auch ein weiterer, anderer Zweck verfolgt wird. Auch der Umstand, dass die Vereinsmitglieder „zuzahlen“ müssen, kann (muss nicht) dazu führen, dass der Verein ohne es zu wollen, zum Pauschalreiseveranstalter wird. Das kann man aber dadurch umgehen, indem die Teilnehmer erst nach Abschluss der Reise ihren Anteil zahlen oder bestimmte Kosten direkt begleichen (Hotel, Bahn, Verpflegung usw.)   

Dient die Reise ausschließlich der Geselligkeit, Erholung und dem Erlebnis, handelt es sich von vorn herein ohne Wenn und Aber um eine Pauschalreise.  

Die Pauschalreise 

Viele Vereine veranstalten Fahrten und Reisen und wissen oft gar nicht, dass sie damit bereits die Kriterien eines Reiseveranstalters erfüllen und somit die gesetzlichen Regelungen des Reisevertragsrechts {§§ 651a ff. BGB) zu beachten haben. Reiseveranstalter (auch im Vereinsbereich) ist nämlich derjenige, der sich gegenüber dem Reisenden verpflichtet, in eigener Verantwortung eine Gesamtheit von Reiseleistungen zu erbringen.  

Nach diesen Regelungen ist ein Verein Reiseveranstalter, wenn er sich gegenüber den Teilnehmern verpflichtet, mindestens zwei die Reise betreffende Leistungen zu erbringen, von denen keine eine ganz untergeordnete Rolle haben darf. 

 Zu den sog. Hauptleistungen einer Reise gehören beispielsweise: 

  • Transport und Unterbringung 
  • Transport und Verpflegung 
  • Unterkunft und z.B. Rahmenprogramm 

  

Selbst organisiert oder Reisebüro? 

Plant der Verein bewusst eine Pauschalreise oder die Umstände lassen keine andere Möglichkeit zu, sollte er sich überlegen, ob er die Organisation und Durchführung nicht doch lieber einem gewerblichen Reiseveranstalter überträgt und selbst nur als Vermittler fungiert. Der Vorteil liegt darin, dass das beauftragte Unternehmen professioneller arbeitet, mehr Erfahrungen hat und alle gesetzlichen Vorschriften einhalten muss, da es den Teilnehmern volle Gewährleistung zu erbringen hat. Das entlastet den Verein und bei Reklamationsfällen richtet sich der Anspruch der Teilnehmer gegen das beauftragte Unternehmen und nicht gegen den Verein, wodurch unnötige Spannungen vermieden werden.  

Informations- und Hinweispflicht 

Sind Vereine Veranstalter von Pauschalreisen, entsteht für sie eine zwingende Informations- und Hinweispflicht. Dazu zählt:  

  • Informationen in der Reiseausschreibung bzw. dem Reiseprospekt (Zahlungsbedingungen, Preis, Reiseroute, Unterkunft, Verpflegung, Mindesteilnehmerzahlen usw.)  
  • Informationen vor Vertragsschluss (Allgemeine Geschäftsbedingungen, Pass- u. Visaformalitäten, gesundheitspolizeiliche Fragen, Impfungen)  
  • Informationen in der Buchungsbestätigung (Genaue Zieladresse, Art des Quartiers, Zusatzleistungen usw.)  
  • Informationen vor Reiseantritt (Ort und Zeit der An- und Abreise, Anschrift des örtlichen Reisevertreters, evtl. Botschaftsadressen usw.)  
  • Die wichtigste Informationspflicht besteht aber darin, in allen Dokumenten ständig deutlich zu machen, wer der Reiseveranstalter ist. Nur zu sagen, ich vermittle das ja nur, reicht nicht aus.  

Organisation einer Vereinsreise 

Bei der Planung einer Vereinsreise müssen wieder die beiden Grundfragen geklärt werden: Handelt es sich um eine Vereinsreise, die dem Vereinszweck dient, oder soll es ein Ausflug für die Geselligkeit sein. Auch wenn eine klassische Vereinsreise nicht so aufwendig erscheint, stellt die Planung auch solch einer Reise dennoch hohe Anforderungen an den Organisator. Während der Inhalt der klassischen Vereinsreise durch den Satzungszweck bestimmt wird, ist das bei einer reinen Vergnügungsfahrt etwas komplizierter. Die Ansprüche und Wünsche der einzelnen Mitreisenden müssen abgestimmt werden und das ist oft schon beim Reiseziel ein Problem. Aber auch die Fragen der Unterbringung, der An- und Abreise sowie des Rahmenprogramms spielen eine wichtige Rolle. Hat man sich auf ein Ziel geeinigt, muss als nächstes die Kostenfrage geklärt werden. Erst dann, wenn feststeht, wo es hingehen soll und was es kosten darf, kann die Reiseorganisation beginnen.  

Versicherungsschutz bei Vereinsreisen 

Eine Reise, und ist sie auch noch so gut organisiert, kann immer Gefahren mit sich bringen. Teilnehmer können sich verletzen und müssen in eine Spezialklinik oder sogar nach Hause transportiert werden, oder durch unbedachtes Handeln kommt es zu einem Schaden Dritten gegenüber. Ausreichender Versicherungsschutz ist daher unabdingbar. Das heißt natürlich nicht, dass für alles der Verein sorgen muss. Auch die Teilnehmer sind da in der Pflicht.  

Zu den wichtigsten Versicherungen zur Absicherung der Reiseteilnehmer gehören: 

Für den Veranstalter (Verein): 

  • Veranstalterhaftpflicht 
  • Insolvenzversicherung 
  • Persönliche Haftpflicht des Organisators 
  • Reiserücktrittsversicherung 

 Für den Teilnehmer: 

  • Persönliche Haftpflicht 
  • Unfallversicherung 
  • Reisegepäckversicherung  
  • Auslandskrankenversicherung 

Der Sicherungsschein 

Sind die Voraussetzungen für eine Pauschalreise erfüllt, sind Sie als Veranstalter nach § 651 k BGB außerdem verpflichtet, eine Insolvenzversicherung zugunsten der Teilnehmer sowie zur Kundengeldabsicherung für den Fall der Zahlungsunfähigkeit des Vereins abzuschließen und den sog. Sicherungsschein auszuhändigen. Dieses Gesetz gilt nicht nur für kommerziell tätige Reiseveranstalter, sondern auch für Vereine und Verbände. Der Veranstalter einer Reise muss sicherstellen, dass dem Reisenden bei Zahlungsunfähigkeit oder Insolvenz der gezahlte Reisepreis ganz oder teilweise erstattet wird soweit Reiseleistungen ausfallen. Außerdem muss er für notwendige Aufwendungen, die dem Reisenden zusätzlich für die Rückreise entstehen, aufkommen. Diese Absicherung kann der Reiseveranstalter nur durch Aushändigung des Sicherungsscheins, der einer Bürgschaft gleichkommt, erfüllen.   

Führen Vereine als Reiseveranstalter Pauschalreisen durch, sind sie von dieser Pflicht allerdings gemäß § 651 k Abs. 6 BGB als sog. „Gelegenheitsveranstalter“ befreit, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:  

 Der Verein führt die Reisen nicht gewerblich durch. Ein kleiner Gewinn für den Verein lässt wiederum nicht sofort auf eine gewerbliche Tätigkeit schließen.  

  • Der Verein führt Pauschalreisen nur „gelegentlich“ durch. Das bedeutet: Maximal zwei pro Jahr. 
  • Der Reisepreis wird erst nach Abschluss der Reise fällig und es besteht kein Rücktransportrisiko.  
  • Es handelt sich um Tages-Pauschalreisen. Diese dürfen aber nicht länger als 24 Stunden dauern, nicht mehr als ca. 75,- Euro pro Person kosten und es darf auch keine Übernachtung dabei sein.

Zuschüsse des Vereins 

Wenn der Verein Reisen zu geselligen Zwecken für seine Mitglieder bezuschusst, indem er die Reisekosten ganz oder teilweise übernimmt, handelt es sich um unentgeltliche Zuwendungen. In gemeinnützigen Vereinen sind solche Leistungen nur im Rahmen der Grenzen für Annehmlichkeiten des Lohnsteuerrechts zulässig – also bis zu 60 Euro pro Person und Jahr. Höhere Zuwendungen gefährden die Gemeinnützigkeit.  

Sportreisen 

Sportreisen gelten grundsätzlich als sportliche Veranstaltungen im Sinne von § 67a Abgabenordnung (AO) und sind daher dem Zweckbetrieb zuzuordnen. Voraussetzung dafür ist nach Auffassung der Finanzverwaltung aber, dass die sportliche Betätigung wesentlicher und notwendiger Bestandteil der Reise ist (zum Beispiel Reise zum Wettkampfort oder Training). Reisen, bei denen die Erholung der Teilnehmer im Vordergrund steht (Touristikreisen), zählen dagegen nicht zu den sportlichen Veranstaltungen, selbst wenn anlässlich der Reise auch Sport getrieben wird (Anwendungserlass zur Abgabenordnung/AEAO, Nummer 4 zu § 67a).  

Fragen und Antworten zum Thema Vereinsreisen

Nach diesen Regelungen ist ein Verein Reiseveranstalter, wenn er sich gegenüber den Teilnehmern verpflichtet, mindestens zwei die Reise betreffende Leistungen zu erbringen, von denen keine eine ganz untergeordnete Rolle haben darf.  Zu den sog. Hauptleistungen einer Reise gehören beispielsweise der Transport, Unterbringung, Verpflegung und ein Rahmenprogramm.

Während der Inhalt der klassischen Vereinsreise durch den Satzungszweck bestimmt wird, ist das bei einer reinen Vergnügungsfahrt etwas komplizierter. Die Ansprüche und Wünsche der einzelnen Mitreisenden müssen abgestimmt werden und das ist oft schon beim Reiseziel ein Problem. Aber auch die Fragen der Unterbringung, der An- und Abreise sowie des Rahmenprogramms spielen eine wichtige Rolle.

Sind die Voraussetzungen für eine Pauschalreise erfüllt, sind Sie als Veranstalter nach § 651 k BGB außerdem verpflichtet, eine Insolvenzversicherung zugunsten der Teilnehmer sowie zur Kundengeldabsicherung für den Fall der Zahlungsunfähigkeit des Vereins abzuschließen und den sog. Sicherungsschein auszuhändigen. Dieses Gesetz gilt nicht nur für kommerziell tätige Reiseveranstalter, sondern auch für Vereine und Verbände. Der Veranstalter einer Reise muss sicherstellen, dass dem Reisenden bei Zahlungsunfähigkeit oder Insolvenz der gezahlte Reisepreis ganz oder teilweise erstattet wird soweit Reiseleistungen ausfallen.

Wenn der Verein Reisen zu geselligen Zwecken für seine Mitglieder bezuschusst, indem er die Reisekosten ganz oder teilweise übernimmt, handelt es sich um unentgeltliche Zuwendungen. In gemeinnützigen Vereinen sind solche Leistungen nur im Rahmen der Grenzen für Annehmlichkeiten des Lohnsteuerrechts zulässig - also bis zu 60 Euro pro Person und Jahr.