Die E-Mail ist aus dem Schriftverkehr im Vereinsleben nicht mehr wegzudenken. Durch sie können Mitglieder schnell und kostengünstig über aktuelle Geschehnisse, Angebote oder dringende Neuigkeiten informiert werden. Doch Achtung: Mit Blick auf das Thema Datenschutz gibt es einiges zu beachten, was Mails angeht. Lesen Sie hier, was Sie als Vereinsvorstand über die Themen E-Mail-Verteiler, Mailinglisten, Server und Datenschutz wissen sollten – und wie Sie datenschutzkonforme Vereinsmails per Mailverteiler versenden.
Welche Datenschutzrisiken birgt ein E-Mail-Verteiler für den Verein?
E-Mail-Verteiler sind besonders für Vereine mit vielen Mitgliedern praktisch. Über die Verteilergruppe landen alle Rundmails mit nur einem Klick im richtigen Postfach – und machen so den schnellen Versand von Nachrichten möglich. Doch während die praktischen Aspekte eines Mailverteilers für Vereine eindeutig erscheinen, kann sich dabei eine Lücke im Datenschutz auftun, die weniger offensichtlich ist.
Beachten Sie die folgenden Punkte, die mit der Nutzung des E-Mail-Verteilers einhergehen: Mailadressen setzen sich zumeist aus den Vor- und Nachnamen der Mitglieder zusammen oder enthalten Teile von diesen. Daraus lässt sich die Identität von Einzelpersonen erschließen.
Das bedeutet: E-Mail-Adressen gelten als personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO), auch wenn sie nicht den vollständigen Namen enthalten. Solche personenbezogenen Informationen dürfen nicht ohne Einwilligung der Mitglieder an Dritte übermittelt werden – also auch nicht an andere Vereinsmitglieder oder Außenstehende. Versenden Sie folglich eine Mail, in deren Adresszeile die Mailadressen Ihrer Mitglieder für andere Vereinsmitglieder zu sehen sind, ist das ein Verstoß gegen den Datenschutz. Das kann zur Folge haben, dass eine Abmahnung erfolgt oder in Einzelfällen sogar ein Bußgeld verhängt wird.
Wie können E-Mails datenschutzkonform an Vereinsmitglieder verschickt werden?
Trotz der Risiken, die mit Verteilerlisten einhergehen, müssen Sie nicht auf das Versenden von E-Mails im Verein verzichten. Denn für eine datenschutzkonforme Mailingliste brauchen Sie nur die Adressen der Mitglieder in das richtige Feld eintragen oder einen geeigneten Mailverteiler auswählen – so bleiben personenbezogene Daten unsichtbar, können nicht mehr frei eingesehen werden und schützen Ihren Verein somit vor einem möglichen Bußgeld.
Möglichkeit 1: Verwenden Sie eine E-Mail-Verteilerliste
Egal welche Software Sie zum Versenden von Vereinsmails verwenden: Viele Programme haben die Option, dort Verteilergruppen oder Empfängerlisten anzulegen. Das bedeutet, Sie können eine Benutzergruppe erstellen, in der die Adressen aller Vereinsmitglieder enthalten sind, die eine E-Mail erhalten sollen. Nach der Übermittlung ist für die Empfänger jedoch nur der Name der Verteilergruppe als Absender zu sehen und nicht die Adressen der einzelnen Gruppenmitglieder.
Ein Vorteil dieser Option ist nicht nur die datenschutzkonforme Nutzung von E-Mail-Adressen. Gerade wenn Sie öfter E-Mails versenden, müssen Sie diese Gruppen nur einmalig anlegen. Sie können jedoch jederzeit neue Empfänger hinzufügen oder Personen aus der Empfängerliste entfernen. Die Verteilergruppe erstellen Sie zumeist innerhalb Ihrer E-Mail-Software. Es gibt jedoch auch externe Firmen wie der Dienst Listserv, der die Verwaltung von Mailinglisten anbieten.
Möglichkeit 2: Verwenden Sie das BCC-Feld
Auch ohne eine feste Verteilerliste können Sie datenschutzkonforme Rundmails an Ihre Mitglieder versenden. Nutzen Sie dafür schnell und einfach das sogenannte „BCC“-Feld Ihres E-Mail-Programms.
BCC ist eine Abkürzung aus dem Englischen („blind carbon copy“) und bedeutet übersetzt „Blindkopie“. Die Empfängeradressen, die Sie in dieses Feld setzen, erscheinen nur in Ihrer Ansicht und sind im Postfach der anderen Gruppenmitglieder unsichtbar. Der Versand der E-Mail an Ihre Mitglieder erfolgt dann, wie Sie es gewohnt sind:
- Verfassen Sie Ihre Mail, fügen Sie die Anhänge an und geben Sie den Betreff in das entsprechende Feld ein.
- Tragen Sie die Mailadressen der Empfänger, die bei der Übermittlung berücksichtigt werden sollen, in das Feld mit dem Titel „BCC …“ ein.
- Als eigentlichen Empfänger der Mail geben Sie im Feld „An …“ am besten die Kontakt-Adresse Ihres Vereins oder Ihre eigene E-Mail-Adresse an. Alle weiteren Empfänger erhalten dann lediglich eine Referenzkopie dieses Originals.
Achtung: Die meisten E-Mail-Programme enthalten außerdem ein Feld mit dem Titel „CC …“. Hiermit können Sie ebenfalls Kopien an weitere Empfänger versenden – jedoch bleiben dabei die Adressen aller Gruppenmitglieder sichtbar. Achten Sie vor dem Absenden auf diesen Unterschied, um eine datenschutzkonforme Übermittlung sicherzustellen.
Welche Vorteile bieten Verteilerlisten im Verein?
Damit Sie nicht alle Neuigkeiten des Verbands offen per Vereinszeitung oder auf der Vereinswebsite kommunizieren müssen, bieten sich Mailverteiler für Vereine an. Hinzu kommt, dass korrekt angelegte E-Mail-Verteiler für Vereine verschiedene Vorteile haben. Besonders hervorzuheben ist dabei der geringe Zeitaufwand. Zwar ist das erstmalige Anlegen der Listen für den Mailverteiler etwas aufwendiger und benötigt Zeit – doch der anschließende Versand ist damit nicht nur datenschutzkonform, sondern geht auf Dauer auch wesentlich schneller.
Zudem ist es möglich, verschiedene Verteilergruppen anzulegen, sodass die Mails immer nur die tatsächlich betroffenen Personen auf der Empfängerliste erreichen. Wenn die Mitgliederliste in Ihrem Verband aber sehr überschaubar ist oder Sie in Ihrem Verein allgemein eher selten über E-Mails kommunizieren, ist dieser Aufwand zumeist nicht notwendig. In diesen Fällen bietet sich aber eine andere DSGVO-konforme Option an, um Informationen für mehrere Gruppenmitglieder per Mail an die Postfächer zu verteilen.
Wie legen Sie mit Outlook eine Verteilergruppe für den Verein an?
Viele Vereine verwenden zum Versenden von Mails das Microsoft-Programm Outlook. Im Bereich „Meine Kontakte“ der Software können Sie sogenannte „Kontaktgruppen“ anlegen, die einem Mailverteiler entsprechen. Sie können so also beispielsweise die Gruppen „Alle Mitglieder“, „Vereinsvorstand“ oder „Sponsoren und Co.“ einrichten, in denen die jeweils betroffenen Mailadressen enthalten sind. Das gelingt Ihnen wie folgt:
- Wählen Sie in Outlook die Registerkarte „Start“ aus und klicken Sie auf das Symbol für „Kontakte“.
- Dort finden Sie die Schaltfläche „Neue Kontaktgruppe“. Mit einem Klick öffnet sich ein neues Fenster und Sie können mit der Bearbeitung beginnen.
- In der Zeile „Name“ können Sie Ihre Empfängerliste zunächst benennen.
- Über „Mitglieder hinzufügen“ ist es möglich, Mailadressen per Hand einzugeben oder mit einem Doppelklick in das Feld Gruppenmitglieder aus Ihren bestehenden Kontakten einzufügen.
- Wenn die Mitgliederliste vollständig ist, klicken Sie auf „Speichern & schließen“.
Wollen Sie nun eine Mail schreiben, können Sie im Feld mit dem Titel „An:“ einfach den entsprechenden Gruppennamen eingeben. So erreicht die Rundmail mit einem einfachen Klick alle Gruppenmitglieder auf der Verteilerliste – und das völlig datenschutzkonform. Denn in Ihrem Postfach sehen die Empfänger ebenfalls nur den Namen der Empfängerliste. Die Übermittlung von einzelnen Mailadressen findet dagegen nicht statt.
Welche Software ermöglicht einen datenschutzkonformen Newsletter-Versand?
Wenn Sie in einem großen Verein Mitglied sind, werden Sie eher selten eine klassische „Rundmail“ erhalten. Stattdessen setzen diese eher auf sogenannte „Newsletter“. Ähnlich einer Vereinszeitschrift finden Sie dort eine große Menge an Informationen vor. Nicht nur Aktuelles ist dort vermerkt, häufig lesen Sie in einer Newsletter-Mail auch von Jubilaren, Mitgliederversammlungen oder Updates zu langfristigen Projekten.
Achtung: Der Newsletterversand erfordert rein rechtlich gesehen immer die ausdrückliche Zustimmung der Empfänger. Das bedeutet, dass der Adressat immer erst einen Bestätigungslink anklicken muss, über den er seine Einwilligung gibt, dass er künftig den Newsletter empfangen möchte.
Da Mails mit einem Newsletter oft an Tausende von Mitgliedern und Interessenten gehen, greifen viele Vereine dafür auf datenschutzkonforme Spezialsoftware zurück. Diese Programme nennen sich „Newsletter-Tools“. Sie verwalten den Versand der Mails und bieten den Empfängern die Möglichkeit, Ihre Einwilligung für den Mailverteiler zu geben oder zurückzuziehen. In manchen Varianten lässt sich der Newsletter mithilfe von Zusatzfunktionen sogar direkt im Programm gestalten. Besonders bekannt sind dabei zum Beispiel:
- Sendinblue (früher Newsletter2Go)
- CleverReach
- Rapidmail
- Mailchimp
Wollen Sie in Ihrem Verein einen solchen Newsletter einführen, reicht es in der Regel aber aus, diesen per Mail mit einer der oben genannten Möglichkeiten zu versenden – denn viele Newsletter-Softwares sind kostenpflichtig und richten sich vor allem an Organisationen, die ihre E-Mails an mehrere Tausend Menschen verschicken.
E-Mail-Verteiler im Verein: Kein Risiko beim Datenschutz eingehen
E-Mails sind für Sie als Vereinsvorstand eine der wichtigsten Möglichkeiten, Ihre Mitglieder zu erreichen. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihnen auch in diesem Bereich keine ärgerlichen Fehler unterlaufen. Denn Mahnungen oder Bußgelder aufgrund von DSGVO-Verstößen können Sie leicht vermeiden.
Mit E-Mail-Verteilerlisten oder der Verwendung des BCC-Feldes (Blindkopie) lassen sich die personenbezogenen Daten Ihrer Mitglieder schnell und einfach schützen. Die einzige Ausnahme: Sie haben die Bestätigung aller Vereinsmitglieder in Schriftform, die Sie zur Weitergabe von personenbezogenen Daten berechtigt. Zwar ist diese Lösung ebenfalls datenschutzkonform und so können Sie Ihre Mails auch weiterhin auf dem gewohnten Weg verschicken. Mit einem Mailverteiler sind Sie jedoch dauerhaft auf der sicheren Seite – und sparen besonders bei großen Verteilergruppen zusätzlich jede Menge Zeit.
