Übungsleiter-Freibetrag: Höhe, Bedingung und Voraussetzung
Wer sich im Verein mit einer gemeinnützigen Tätigkeit engagiert, kann für die Übungsleiterpauschale infrage kommen: Als steuerfreies Honorar gilt sie als Wertschätzung ehrenamtlicher Arbeit, solange die Vergütung unter der jährlichen Freigrenze von 3.000 Euro liegt. Dazu gibt es unterschiedliche Voraussetzungen, um den Freibetrag zu erhalten – ebenso wie verschiedene Möglichkeiten, ihn mit anderen Einnahmen zu kombinieren. Erfahren Sie hier, wer die Übungsleiterpauschale bekommt, wie Sie Ihre Vereinseinnahmen damit verrechnen und wie Sie mit der Steuererklärung umgehen.
Was ist die Übungsleiterpauschale und wie hoch ist sie 2025?
Die Übungsleiterpauschale, auch Übungsleiterfreibetrag genannt, ist eine steuerfreie Aufwandsentschädigung für bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten, die in § 3 Nr. 26 des deutschen Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt ist. Dazu zählen unter anderem Tätigkeiten als Trainer, Ausbilder oder Betreuer in Vereinen oder gemeinnützigen Organisationen. Seit der Erhöhung im Jahr 2021 beträgt die Pauschale 3.000 Euro pro Jahr. Diese steuerfreie Einkommensgrenze bleibt auch im Jahr 2025 unverändert bestehen. Zuvor lag der Freibetrag bei 2.400 Euro pro Jahr.
Bedingungen und Voraussetzungen: Wer darf eine Übungsleiterpauschale erhalten?
Voraussetzung für das Auszahlen einer Übungsleiterpauschale ist, dass der Vereinszweck sich ausschließlich den Kategorien gemeinnützig, kirchlich oder mildtätig zuordnen lässt. Das bedeutet:
- Ein Verein ist gemeinnützig, wenn die Tätigkeiten des Vereins der selbstlosen Förderung der Allgemeinheit dienen. Die Bereiche können geistiger, materieller oder sittlicher Natur sein.
- Mildtätige Vereine konzentrieren sich auf die uneigennützige Unterstützung hilfsbedürftiger Personen.
- Kirchliche Zwecke verfolgt ein Verein, wenn er Religionsgemeinschaften selbstlos fördert.
Die Bedingungfür Ehrenamtliche: In § 3 Nr. 26 EStG ist ausdrücklich von Nebenberuflichkeit als Voraussetzung die Rede. Diese liegt immer dann vor, wenn die Übungsleitertätigkeit der betreffenden Person nicht mehr als ein Drittel der Zeit beansprucht, die sie für einen vergleichbaren Hauptberuf aufbringen würde oder tatsächlich aufbringt – in Zahlen spricht man von durchschnittlich 14 Arbeitsstunden pro Woche. Steuerlich betrachtet zählen hierzu auch Ehrenamtliche, die keiner Hauptbeschäftigung nachgehen: beispielsweise Rentner, Studierende oder Arbeitslose.
Außerdem zählen Tätigkeiten mit einer pädagogischen Ausrichtung zum Arbeitsfeld, wofür Vereine eine Übungsleiterpauschale berechnen können. Diese Art der Vereinsarbeit bezeichnet man als begünstigte Tätigkeit. Hierunter fällt auch die Pflege von kranken und alten Personen oder Menschen mit Behinderung.
Im Hinblick auf die Mitarbeit in gemeinnützigen Vereinen sind insbesondere folgende Tätigkeiten steuerlich begünstigt:
- Sporttrainer, Sportwart oder Mannschaftsbetreuer
- Chorleiter oder Dirigent
- Lehr- und Vortragstätigkeiten im Rahmen der allgemeinen Bildung und Ausbildung (z. B. Veranstalten von Kursen)
- Tätigkeiten im Rahmen der beruflichen Aus- und Fortbildung (z. B. Leiten einer Arbeitsgemeinschaft für Mitarbeiter von Vereinsgeschäftsstellen).
Auch öffentlich-rechtliche Körperschaften dürfen von der Übungsleiterpauschale Gebrauch machen. Dazu gehören Universitäten, Hochschulen, Handwerkskammern sowie öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten.
Kann ich die Übungsleiterpauschale mit weiteren Einnahmen kombinieren?
Es ist möglich, den Übungsleiterfreibetrag mit anderen Einnahmequellen zu verbinden: Am gängigsten sind dabei Kombinationen mit der Ehrenamtspauschale oder einem Minijob. Auch die Werbungskostenpauschale ist sinnvoll, um mehr Geld mit ehrenamtlicher Vereinsarbeit verdienen zu können.
Die Ehrenamtspauschale: Vereinsarbeit zusätzlich entlohnen
Der Ehrenamtsfreibetrag ist ähnlich wie die Übungsleiterpauschale eine sozialabgaben- und steuerfreie Aufwandsentschädigung – in der Höhe von maximal 840 Euro jährlich. Sie honoriert nebenberufliche Tätigkeiten, die für den Verein geleistet werden. Im Gegensatz zum Übungsleiterfreibetrag entfällt bei der Ehrenamtspauschale jedoch die Bedingung, dass die Tätigkeit einen pädagogischen Zweck verfolgen muss. Bei der Kombination beider Aufwandsentschädigungen gilt zu beachten: Die Übungsleiterpauschale und der Ehrenamtsfreibetrag müssen Sie für unterschiedliche Tätigkeiten zählen – zum Beispiel, indem ein ehrenamtlicher Betreuer für seine Pflegearbeit den Freibetrag für Übungsleiter erhält, die Ehrenamtspauschale aber für seine Unterstützung in der Verwaltung.
Minijob und Übungsleiterpauschale
Menschen, die neben der Vereinsarbeit einer geringfügig entlohnten Beschäftigung nachgehen, haben ebenfalls Anspruch auf eine Übungsleiterpauschale. Hier steht den Ehrenamtlichen wieder die Entscheidung frei, den Freibetrag einmal pro Jahr oder auf die Monate verteilt zu erhalten. Wenn Sie geringfügig beschäftigt sind, können Sie so Ihr monatliches Gehalt um 250 Euro aufstocken: von 520 Euro (seit Oktober 2022) auf 770 Euro. Die pauschale Versteuerung über die Knappschaft reicht aus.
Auch hier ist wichtig, dass es sich um verschiedene Tätigkeiten handelt.
Arbeitsvertrag abschließen und Werbungskostenpauschale nutzen
Wenn neben der Vereinsarbeit keine weitere Anstellung existiert, lohnt es sich, die ehrenamtliche Tätigkeit als Arbeitnehmer auszuüben – inklusive eines schriftlichen Arbeitsvertrags. Mit dem neuen Anstellungsstatus geht für vormals ehrenamtliche Tätigkeiten wie Erzieher, Ausbilder oder Pfleger nämlich ein Vorteil einher: der steuerfreie Arbeitnehmer-Pauschbetrag für Werbungskosten.
Seine Höhe beträgt 1.230 Euro jährlich (2022: 1200 Euro) – egal, ob tatsächliche Werbungskosten entstanden sind oder nicht. In der Summe können angestellte Übungsleiter mit der Werbungskostenpauschale also bis zu 4.230 Euro netto pro Jahr verdienen.
Wie gebe ich die Übungsleiterpauschale in der Steuererklärung an?
Sowohl für Arbeitnehmer als auch Selbstständige gilt: Eine Übungsleiterpauschale gehört nicht zu eigenständigen Einkünften. Deshalb müssen beide Parteien den Freibetrag getrennt von den hauptberuflichen Einnahmen in der Steuererklärung eintragen – mit geringfügigen Unterschieden.
Wenn Sie Ihre Hauptbeschäftigung selbstständig ausführen, müssen Sie steuerfreie Aufwandsentschädigungen in der Anlage S ausfüllen. Dort tragen Sie in den Zeilen 46 und 47 folgende Informationen ein: die Art der Tätigkeit, die gesamten Einnahmen sowie den Betrag an steuerfreien Einkünften, die Teil des Gesamtbetrags sind. Sollten Sie die Freigrenze der Übungsleiterpauschale überschreiten, reichen Sie zusätzlich eine Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR) ein.
Arbeitnehmer notieren den Übungsleiterfreibetrag mithilfe der Anlage N unter „Steuerfreie Aufwandsentschädigungen / Einnahmen“. Ein Überschuss ist in der Zeile 21 einzutragen, mit der ehrenamtlichen Tätigkeit verbundene Werbungskosten in der Zeile 77.
Checkliste: Wie setze ich einen Übungsleitervertrag auf?
Steht im Verein die Beschäftigung eines neuen Übungsleiters an, ist es wichtig, mehrere Punkte in den Vertrag aufzunehmen. Die nachfolgende Checkliste dient als Orientierung:
- Wird ausdrücklich erwähnt, dass es sich um einen Vertrag für einen nebenberuflichen Übungsleiter handelt?
- Ist die Bezeichnung der Vertragsparteien korrekt?
- Ist geregelt, wann der Übungsleitervertrag beginnt?
- Sind die Aufgaben des Übungsleiters konkret beschrieben?
- Wird ausdrücklich erwähnt, dass der Übungsleiter eine steuerfreie Entschädigung zur pauschalen Abgeltung seines Aufwands erhält?
- Ist geregelt, wann die Aufwandsentschädigung fällig wird (in der Regel am Ende des Monats)?
- Enthält der Vertrag eine Erklärung des Übungsleiters darüber, dass er keine gleichartigen nebenberuflichen Tätigkeiten ausübt?
- Enthält der Vertrag eine Erklärung des Übungsleiters darüber, inwieweit er im Jahr des Vertragsabschlusses bereits bei einem anderen Verein/Auftraggeber von der Übungsleiterpauschale profitiert hat?
- Verpflichtet sich der Übungsleiter vertraglich, den Verein bei Aufnahme einer weiteren nebenberuflichen Tätigkeit umgehend zu informieren?
- Für den Fall, dass der Übungsleiter mehrere begünstigte Nebentätigkeiten ausübt: Enthält der Vertrag eine Erklärung des Übungsleiters, ob und in welchem Umfang bereits Anteile des Übungsleiterfreibetrags an ihn ausbezahlt wurden?
- Versichert der Übungsleiter mit seiner Unterschrift, dass er seine Angaben wahrheitsgemäß und nach bestem Wissen und Gewissen gemacht hat?
Wenn Sie Details des Vertrags rechtlich absichern möchten, wenden Sie sich an einen Anwalt – am besten für Vereinsrecht.
Fazit Übungsleiterpauschale: Arbeit im Verein angemessen vergüten
Ehrenamtliche wie Betreuer, Erzieher, Chorleiter oder Sporttrainer haben die Möglichkeit, mit der Übungsleiterpauschale eine Vergütung für ihre Vereinsarbeit zu bekommen. Der Vorteil: Solange die Einnahmen unter der Freigrenze von 3.000 Euro jährlich bleiben, gibt es keine steuerlichen Abzüge, zudem fallen keine Sozialabgaben an.
Die Voraussetzungen und Bedingungen, um einen Übungsleiterfreibetrag geltend zu machen, richten sich zum einen nach dem Zweck des Vereins: Die Körperschaft muss die Gesellschaft durch mildtätige, gemeinnützige oder kirchliche Tätigkeiten fördern. Zum anderen können Ehrenamtliche den Freibetrag für Übungsleiter nur im nebenberuflichen Kontext erhalten. Weiterhin haben pädagogische Arbeitsfelder des Ehrenamts und öffentlich-rechtliche Körperschaften Anspruch auf eine Übungsleiterpauschale.