Vereinsverwaltung: 6 Tipps zur besseren Organisation Ihres Vereins

Die rund 600.000 eingetragenen Vereine in Deutschland haben die unterschiedlichsten internen Strukturen und Verwaltungseigenschaften. Das ist wegen der Individualität der Vereine und ihrer Vorstände auch gut so. Gleichwohl gibt es einige Punkte innerhalb der Vereinsverwaltung, die Sie beachten sollten. Sonst kann es zu wirtschaftlichen Problemen kommen, die unter Umständen eine Haftung des Vorstands gegenüber dem Verein auslösen oder auch die Gemeinnützigkeit gefährden. Die wichtigsten Punkte und geeignete Maßnahmen finden Sie hier:

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1. Aufbau- und Vereinsverwaltung sind individuell

Mit Kanonen auf Spatzen zu schießen, ist bei der internen (Gremien-)Struktur und den Verwaltungsabläufen genauso problematisch wie eine nicht ausreichende Organisation. Ein kleiner Verein mit 30 Mitgliedern braucht eben völlig andere Strukturen, Vorgaben und Abläufe als ein Mehrspartensportverein mit 2.000 Mitgliedern. Ein häufiger Fehler ist es, Erfahrungen aus dem beruflichen Bereich ungeprüft eins zu eins auf die ehrenamtliche Tätigkeit zu übertragen. Wird hierbei Geld „verschwendet“, kann das schnell zu unliebsamen Auseinandersetzungen rund um die Entlastung durch die Mitgliederversammlung führen.

Beispiel: Gustav Strebsam ist Qualitätsmanagementbeauftragter in einem großen Unternehmen. Er geht beruflich voll in seiner Aufgabe auf. Außerdem ist er Vorsitzender eines Sportvereins mit 150 Mitgliedern. Da er von den Vorteilen eines zertifizierten Qualitätsmanagements wegen seiner beruflichen Erfahrung überzeugt ist, will er dieses auf Biegen und Brechen auch im Verein und dessen Verwaltung einführen. Der restliche Vorstand will ihm nicht widersprechen. Alle Vorstandsmitglieder sind überrascht, als einige Mitglieder die damit zusammenhängenden Ausgaben kritisch hinterfragen.

PRAXIS-TIPP: Sammeln Sie alle Aufgaben, die im Verein zu erledigen sind. Weisen Sie diese Gremien oder Personen zu. Die Notwendigkeit von Gremien, die dabei keine Funktion abbekommen, sollten Sie kritisch hinterfragen. Nutzen Sie die Gelegenheit auch zu einer Aufgabenkritik. Lassen Sie sich dabei von diesen beiden Leitfragen führen:

1. Machen wir die richtigen Dinge, haben wir die richtigen Aufgaben?
2. Erledigen wir die richtigen Aufgaben auch auf die richtige Weise?

2. Zu hohe Verwaltungskosten

Insbesondere gemeinnützige Organisationen sollen die Vereinsmittel zur Erreichung der satzungsgemäßen Ziele einsetzen (§ 55 Abgabenordnung, AO). Problematisch ist insofern ein zu hoher Anteil der Vereinsverwaltungskosten. Das sind alle Ausgaben, die nicht unmittelbar dem steuerbegünstigten Zweck zugutekommen. Sie dienen allgemeinen Zwecken der Organisation. Insbesondere gehören hierzu:

• Miete und Personalkosten,
• Kosten für Büroeinrichtung und Bürobetrieb,
• Kommunikationskosten,
• Reisekosten,
• Werbeausgaben usw.

Angemessene Verwaltungskosten darf Ihr Verein grundsätzlich haben, ohne dass dies Probleme mit der Gemeinnützigkeit schafft. Die Frage dabei ist nur: Was ist „angemessen“? Die Finanzverwaltung steht auf dem Standpunkt, dass ein angemessener Rahmen in jedem Fall überschritten ist, wenn eine Organisation, die sich weitgehend durch Spenden finanziert, die Spenden überwiegend zur Bestreitung von Ausgaben für Verwaltung und Spendenwerbung nutzt. Das heißt: Der Großteil der Ausgaben muss also für den eigentlichen steuerbegünstigten Zweck des Vereins eingesetzt werden. Entscheidend sind wie so oft die Umstände des jeweiligen Einzelfalls. Für die Gemeinnützigkeit kann es auch schon schädlich sein, wenn der Anteil der Verwaltungsausgaben einschließlich der Spendenwerbung deutlich niedriger als 50 Prozent ist (AEAO, Nr. 17 zu § 55 AO). Lediglich für eine maximal (!) vierjährige Aufbauphase darf ein Verein nach Auffassung des Bundesfinanzhofes höhere Verwaltungskosten haben.

Aber Vorsicht: Die Finanzverwaltung ist insoweit eher zurückhaltend und nimmt oft eine kürzere Dauer der Aufbauphase an.

3. Nicht an den Verein angepasster Versicherungsschutz

Die Deutschen werden oft als übervorsichtig und besonders versicherungsfreudig eingeschätzt. Da ist sicherlich etwas dran und nicht jede Versicherung, die auf dem Markt angeboten wird, ist für jeden gleich sinnvoll. Ein kritisches Hinterfragen ist also angebracht. Aber bedenken Sie auch, dass Sie eine Vermögensbetreuungspflicht für den Verein haben und ihn finanziell absichern sollten.

Beispiel: Der erste Vorsitzende eines Sportvereins wurde bei einer Fahrt zur Mitgliederversammlung des Dachverbands mit seinem Pkw in einen Unfall verwickelt. Letztendlich bleibt er auf einem Schaden von 10.000 Euro sitzen. Der Vorstand hält es für angebracht, dass der Verein diesen Schaden übernimmt. Die Finanzlage des Vereins ermöglicht dies. Problematisch wird es allerdings, als dem Schatzmeister und weniger später dem Jugendwart vergleichbare Schäden entstehen.

PRAXIS-TIPP: Wenn es häufiger vorkommt, dass Mitglieder im Auftrag des Vereins mit Privatfahrzeugen unterwegs sind, vereinbaren Sie entweder einen Haftungsausschluss für Schäden, die bei solchen Fahrten geschehen, oder Sie schließen eine entsprechende Dienstreisekaskoversicherung ab. Diese Versicherungen sind in der Regel für Ihren Verein sinnvoll:

• Vereinshaftpflichtversicherung,
• Vermögensschadenversicherung,
• ggf. Gebäude- und/oder Inventarversicherung,
• ggf. Dienstreisekaskoversicherung.

Ob daneben noch weitere Versicherungen erforderlich und/oder sinnvoll sind, lässt sich nur im Einzelfall entscheiden.

PRAXIS-TIPP: Wenn Sie sich beraten lassen, dann durch einen unabhängigen Versicherungsmakler, der nicht an eine bestimmte Gesellschaft gebunden ist. Und: Häufig bieten Dachverbände für Mitgliedsvereine spezielle Versicherungspakte an. Deren Leistungen sind auf Vereine abgestimmt und wegen der Vielzahl der Versicherungen sind die Beiträge attraktiv. Fragen Sie dort nach!

4. So bekommen Sie Untergliederungen in den Griff

Der Verein haftet grundsätzlich für die steuerlichen Angelegenheiten des gesamten Vereins, also auch für die von unselbstständigen Untergliederungen wie:

• Vereinsabteilungen,
• Ortsverbände usw.

Das praktische Problem ist oft, dass Sie als Verantwortlicher im Verein aus den Untergliederungen aufgrund Ihres Selbstverständnisses nicht oder nur sehr spät und erst auf mehrfache Nachfrage die erforderlichen Zahlen bekommen. Das kann zu problematischen Verspätungen bei Steuererklärungen führen. Hilfreich ist daher eine entsprechende Satzungsregelung.

5. Professionalisieren Sie die Finanzorganisation

Bei finanziellen Fragen hört die Freundschaft schnell auf. Das gilt auch im Verein. An einer professionellen Finanzorganisation kommen Sie – unabhängig von der Vereinsgröße – nicht vorbei. Denn neben den Mitgliedern schaut auch das Finanzamt genau hin, was Sie mit den Vereinsfinanzen anstellen und ob dem Verein alle Mittel zufließen, die ihm zustehen. In der Redaktionssprechstunde häufen sich in der letzten Zeit Fälle, bei denen es um die Folgen geht, wenn das Finanzwesen nicht ordnungsgemäß funktioniert. Folgende Aspekte sollten Sie hier mindestens im Auge haben.

Einen Verein zu Verwalten ist eine zeitintensive Aufgabe. Diese Checkliste hilft Ihnen, Aufgaben sinnvoll zu delegieren und selber das wichtigste im Auge zu behalten.

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6. Vereinssoftware: Mehr Übersicht für Dokumente

Eine Vereinssoftware unterstützt besonders große Vereine bei der Vereinsverwaltung. Es geht darum, alle Dokumente und wichtige Unterlagen zu sortieren und unter einen Hut zu bringen, ohne dass vor lauter Papierkram etwas verloren geht. Verträge, Rechnungen, Steuerdokumente oder auch Protokolle können hier digital angelegt werden. Zudem können diese Unterlagen in entsprechende Kategorien sortiert werden, um einen besseren Überblick gewährleisten zu können. Auch Mitgliederdaten können hier gespeichert werden. Beachten Sie dabei lediglich, dass Sie Ihre Mitglieder über die Datenschutzregelungen im Verein aufklären müssen.

In einer Vereinsverwaltungssoftware können mehrere Nutzer Zugriff erhalten – zum Beispiel Vorstandsmitglieder. Diese Softwares erleichtern die Vereinskommunikation sowie das Arbeiten mit Daten oder Rechnungen. Änderungen können schnell und einfach vorgenommen werden, wodurch auch die Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern vereinfacht werden kann. Durch cloudbasierte Softwares wird die Vereinsverwaltung jederzeit einfach und sicher unterstützt. Im Folgenden haben wir für Sie einige Softwares für eine einfachere Vereinsverwaltung zusammengestellt.

Digitale Hilfe bei der Vereinsverwaltung: 5 Vereinsverwaltungssoftwares im Überblick