Erweiterter Vorstand: Diese Aufgaben übernimmt er in Vereinen

Erfolgreiche Vereine leben vom Engagement ihrer Mitglieder und davon, die Vereinsarbeit professionell auf verschiedene, qualifizierte Schultern zu verteilen. Um für eine effiziente Koordination zu sorgen und die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches sicherzustellen, gibt es in jedem Verein unterschiedliche Gremien. Bei bedeutenden Veränderungen Maßnahmen oder Entscheidungen von hoher Relevanz ist neben dem geschäftsführenden Vorstand auch der erweiterte Vorstand angesprochen und muss in alle Entschlüsse eingebunden werden.

Dabei gilt es zu beachten, dass die Kompetenzen und Aufgaben des erweiterten Vorstands und des BGB-Vorstands differieren. Einfach ausgedrückt steht der BGB-Vorstand, der auch als geschäftsführender Vorstand bezeichnet wird an Platz 1 der Vereinshierarchie, während der erweiterte Vorstand den zweiten Rang einnimmt. Ein weiterer wesentlicher Unterschied ist, dass dem BGB-Vorstand durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) eine eindeutige rechtliche Grundlage im § 26 BGB gegeben wird. Im Gesetzestext wird unter anderem beschrieben, dass der BGB-Vorstand immer aus einem Vorsitzenden, einem stellvertretenden Vorsitzenden und einem Schatzmeister besteht und hauptamtlich für die Belange des Vereins zuständig ist. Die Kompetenz des BGB-Vorstands kann auch als Allzuständigkeit bezeichnet werden. Dagegen wird der erweiterte Vorstand oder seine Zuständigkeit nicht im Gesetz erwähnt oder explizit geregelt.

BezeichnungRechtsgrundlageKompetenzen
BGB-Vorstand§26 BGBAllzuständigkeit
Erweiterter VorstandSatzung des VereinsÜbertragene Funktionen, z.B. Führungsaufgaben, Beratung, Sonstiges

 

Der erweiterte Vorstand nimmt daher lediglich die Funktionen wahr, die nach ihm nach der Satzung des Vereines übertragen worden sind. Dabei kann es sich zum Beispiel um interne Führungsaufgaben, um Beratungsfunktionen oder auch um individuelle Angelegenheiten handeln, die allgemein und durch Beschlussfassung geregelt worden sind. Zusammengefasst kann der erweiterte Vorstand aufgrund seiner Tätigkeiten neben dem BGB-Vorstand jedoch als das zweitwichtigste Exekutivorgan im Verein bezeichnet werden.

In manchen Vereinen erhält der erweiterte Vorstand zudem weitere Befugnisse, die den BGB-Vorstand in Bezug auf endgültige Beschlussfassungen in eine Abhängigkeit bringen. Sind weitergehende Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse für den erweiterten Vorstand in der Vereinssatzung festgeschrieben, kann dies unter anderem bedeuten, dass Vertragsabschlüsse oder Entscheidungen über Aufwendungen aus rechtlicher Sicht nur möglich sind, wenn auch die Mitglieder des erweiterten Vorstandes zustimmen. Mit dieser Art der Lastenverteilung und Kontrolle soll verhindert werden, dass der Vereinsvorstand im Alleingang über tief greifende Veränderungen oder komplexe Investitionen des Vereins bestimmen kann.

Um die Effizienz des Gesamtvereins sicherzustellen und Klarheit und Transparenz in Bezug auf Kompetenzen und Mitbestimmungsrechte zu vermitteln, müssen in der Satzung des Vereins die wichtigsten Rahmenbedingungen zum erweiterten Vorstand eindeutig festgeschrieben werden. Insbesondere betrifft dies folgende Punkte:

  • Zusammensetzung des erweiterten Vorstands,
  • Wahl seiner Mitglieder,
  • die ihm übertragenen Aufgaben,
  • Einberufung zu den Sitzungen,
  • Beschlussfähigkeit des erweiterten Vorstands,
  • Beurkundung seiner Beschlüsse.

Legt die Satzung des Vereines die Aufgaben und Funktionen des erweiterten Vorstandes nicht exakt und evident fest, kann dies dazu führen, dass Beschlüsse im Nachhinein angezweifelt oder Details von Maßnahmen in Frage gezogen werden. Daher handelt jeder Verein zielführend, wenn u.a. in Mitgliederversammlungen sehr detailliert festgelegt wird, wie und wann der erweiterte Vorstand in die Belange und Entscheidungen des Vereins eingebunden wird. So ersparen sich alle Verantwortlichen langwierige Diskussionen zu Sachfragen oder Diskrepanzen in Bezug auf Kostenstrukturen und Personalentscheidungen. Im Sinne des Vereines und seiner Ziele ist es daher unumgänglich, die Gewichtung des erweiterten Vorstandes im Verein deutlich zu umschreiben und bei strittigen Fragen kompromissbereit zu sein.

Die Zusammensetzung und die Anzahl der Mitglieder des erweiterten Vorstandes hängt dabei im Wesentlichen von der Art und der Größe des Vereins ab. Bei kleineren Vereinsstrukturen ist es ratsam, auch den erweiterten Vorstand übersichtlich zu strukturieren. So ist es besser möglich, Entscheidungen und Beschlussfassungen einvernehmlich zu erörtern und ein klares Votum abzugeben. Für einen erweiterten Vorstand kommen dabei folgende Personen oder Funktionsträger in Betracht:

Praxis-Tipp: Die genaue Anzahl der Beisitzer für den erweiterten Vorstand muss in der Satzung nicht explizit festgelegt werden. Dies hat den Vorteil, dass die Anzahl den praktischen Erfordernissen und Sachverhalten angepasst werden kann, ohne dass etwa zeit- und kostenaufwändige Satzungsänderungen notwendig werden. Hierfür empfiehlt es sich, folgenden Passus in die Satzung aufzunehmen: „Es wird festgelegt, dass „bis zu … Beisitzer“ dem erweiterten Vorstand angehören dürfen.“

Beisitzer sind keine vertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstands

Beisitzer nehmen im Verein eine wichtige Rolle ein und sorgen durch die Übernahme vielfältiger Aufgaben dafür, dass Mitglieder des Vorstandes oder des erweiterten Vorstandes entlastet werden. Ihr Zeiteinsatz hilft dabei, innovative Ideen oder Vorschläge im Verein umzusetzen oder Maßnahmen professionell zu implementieren. Sie unterstützen den BGB-Vorstand wirkungsvoll (§ 26 BGB) und stellen damit eine funktionierende Vorstandsarbeit sicher. Während ein Schriftführer eindeutig für die Protokollierung im Verein zuständig ist oder der Pressewart die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit überwacht, kommen Beisitzer überall dort zum Einsatz, wo ihre Hilfe oder ihre individuelle Qualifikation benötigt wird.

In ihrer Funktion sind Sie jedoch keine vertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstandes und damit nicht entscheidungsbefugt. Beisitzer übernehmen zum Beispiel Funktionen in folgenden Aufgabenbereichen:

  • Unterstützung oder vollständige Übernahme eines Fachgebietes
  • Stellvertretung eines Vorstandsmitgliedes und Übernahme von Detailaufgaben
  • Übernahme von Aufgaben, die die Außendarstellung des Vereins fördern
  • Moderation oder Diskussionsführung
  • Konfliktmanagement

Beisitzer können je nach internem Bedarf mit wechselnden Aufgaben betraut werden, aber ebenso auch mit konkreten Funktionen „belegt“ sein. Das ist dann meist in der Geschäftsordnung des Vorstands geregelt.

Beispiel: Ein Beisitzer ist ständiger Vertreter des Kassenwarts. Ein anderer Beisitzer unterstützt den Pressewart, indem er die Vereinszeitung managt. Ein dritter Beisitzer wiederum ist für die Versendung der Geburtstagsgrüße und Spendenbriefe zuständig.

Zudem setzen Sie sich für die objektiven Belange des Vereins ein und sind daher gern gesehene Streitschlichter, die empathisch und lösungsorientiert vermitteln können. Sie fühlen sich dabei vor allem den Zielen des Vereines verpflichtet und achten auf Fairness und das Umsetzen der vereinsinternen Werte. Beisitzer zeichnen sich daher vor allem durch die Verkörperung der folgenden Eigenschaften aus:

  • Hohes persönliches Interesse am Verein und seinen Zielen
  • Loyalität und Einsatzbereitschaft
  • Organisations- und Kommunikationstalent, sowie Empathie
  • Flexibilität und Neutralität

Zusammenfassung und Fazit

Zusammengefasst handelt es sich beim erweiterten Vorstand um ein wichtiges Exekutivorgan, welches den BGB-Vorstand in seiner Tätigkeit unterstützt oder in Bezug auf Beschlussfassungen kontrolliert und einschränkt. Die Aufgaben und Kompetenzen des erweiterten Vorstandes werden dabei in der Satzung des Vereins eindeutig festgeschrieben. Diese beziehen sich vor allem auf die Zusammensetzung des erweiterten Vorstands, die Beschlussfähigkeit und die Aufgaben dieses Gremiums. Vereine, die in der Satzung die wesentlichen Rahmenbedingungen des erweiterten Vorstands nur unzureichend festlegen, laufen Gefahr, durch langwierige Diskussionen, Differenzen in Sachfragen oder durch persönliche Befindlichkeiten in Bezug auf Entscheidungsfindungen gelähmt zu werden.

Bestimmt die Satzung des Vereins, dass der erweiterte Vorstand bei Vertragsabschlüssen oder Personalentscheidungen mitbestimmungspflichtig ist, so kann dies in der Praxis zu verzögerten Entscheidungen führen. Die Kontrolle des Vorstands in Bezug auf komplexe Entschlüsse oder Maßnahmen von hoher Tragweite kann aber sinnvoll und im Rahmen der Ziele und Werte des Vereins nachvollziehbar sein. Die Anzahl der Mitglieder des erweiterten Vorstands orientiert sich vor allem an der Größe und Art des Vereins.

Beisitzer, die keine vertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstandes oder des erweiterten Vorstandes sind, spielen im Vereinsleben eine wichtige und oft entscheidende Rolle. Sie übernehmen interne Aufgaben, unterstützen die Vorstandsmitglieder oder betätigen sich als Moderatoren und Streitschlichter. Sie haben dabei stets die Interessen und Ziele des Vereins im Fokus und achten darauf, objektiv und empathisch aufzutreten. Letztlich kommt es für alle Vereinsmitglieder, die mit einer Leitungsfunktion betraut sind, darauf an, die Ziele und die Satzung des Vereins zu verinnerlichen und alle Entscheidungen und Maßnahmen so abzustimmen, dass diese zum Wohle des Vereins und seiner Vereinsmitglieder gereichen. Hierbei hat der erweiterte Vorstand eine wichtige Rolle mit Ausstrahlungskraft auf den Gesamtverein.

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