Aufwandsspende – diese Punkte müssen Sie beachten
Mitglieder werden verschiedentlich für Vereine tätig und erhalten, wenn das im Vorfeld festgelegt wird, dafür die Erstattung ihrer Aufwendungen. Verzichtet jemand freiwillig auf seinen Anspruch auf eine solche Aufwendungserstattung, spricht man von einer Aufwandsspende. Er spendet dem Verein also nicht aktiv Geld, erlässt ihm aber eine geschuldete Summe, was ebenfalls einen finanziellen Vorteil für den Verein bedeutet. Rund um die Aufwandsspende gibt es eine ganze Reihe gesetzlicher Regelungen.
Aufwandsspenden sind steuerlich absetzbar
Geld- und Sachzuwendungen werden als Spenden steuerlich berücksichtigt, wohingegen Nutzungen und Leistungen nicht absetzbar sind. Eine Ausnahme bildet die Aufwandsspende. Zu den in der Vereinspraxis üblicherweise erstattungsfähigen Aufwendungen gehören beispielsweise:
- Fahrtkosten (z. B. zu Tagungen, Trainings, Wettkämpfen)
- Internetkosten
- Kosten für Arbeitskleidung (z. B. als Schiedsrichter)
- Kosten für Büromaterial
- Portokosten
- Telefaxgebühren
- Telefongebühren
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwendungen
Wann liegt im Verein eine gültige Aufwandsspende vor?
Es gibt mehrere Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufwandsspende zustande kommt. Dazu zählen die folgenden Punkte:
- Der Spender muss einen Anspruch auf Vergütung oder Aufwendungsersatz durch einen Vertrag, die Satzung oder einen rechtsgültigen Vorstandsbeschluss haben und darauf freiwillig verzichten.
- Der Anspruch darf nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt worden sein.
- Der Aufwendungsersatz muss angemessen und verhältnismäßig sein.
- Es darf sich bei den Aufwendungen nicht um eine Arbeitsleistung handeln.
- Die Aufwendungen dürfen nicht in der Nutzung von Wirtschaftsgütern bestehen.
- Der Verein muss finanziell in der Lage sein, die Aufwendungsersatzansprüche befriedigen zu können.
Es ist zwingend notwendig, dass im Verein ordnungsgemäße Aufzeichnungen geführt werden, sodass sich die Aufwendungsersatzansprüche jederzeit einwandfrei feststellen lassen. Nur dann können die Zahlungsansprüche ausgebucht werden.
Welche zusätzlichen Regelungen gelten laut Finanzministerium für Aufwandsspenden?
Im November 2014 hat das Finanzministerium diese Regelungen in einem Schreiben noch einmal detailliert erläutert. Dies sind die wichtigsten Punkte, die die obigen ergänzen:
- Reisekosten sind Aufwendungen, die zurück gespendet werden können. Hierzu bedarf es aber einer Satzungsgrundlage oder einer entsprechenden Regelung in einer Reisekostenordnung (sofern die Satzung solche Ordnungen zulässt).
- Diese Vereinbarung muss vor dem zugrunde liegenden Aufwand entstehen: Die richtige Reihenfolge ist, dass der Vorstand den Auftrag ausschreibt, ihn vergibt, der Auftragnehmer auf die Aufwendungen verzichtet und dafür eine entsprechende Zuwendungsbestätigung erhält.
- Die Satzung steht dem Aufwendungsersatz nicht entgegen. Beispiel: Damit der Vorstand die Ehrenamtspauschale erhalten kann, braucht es zwingend eine Satzungsgrundlage. Ohne Satzungsgrundlage ist keine Ehrenamtspauschale für den Vorstand und so auch keine Aufwandsspende gegen die Zuwendungsbestätigung möglich.
- Ist der Verein wirtschaftlich nicht in der Lage, die eingeräumten Ansprüche zu erfüllen, ist die Spende nicht freiwillig und somit de facto keine Spende. Daher liegt ein Missbrauch vor, und dem Verein droht der Entzug der Gemeinnützigkeit.
- Der Verein darf Zusagen für Aufwandsentschädigungen nicht zu einem Zeitpunkt machen, zu dem sich seine wirtschaftlichen Verhältnisse dramatisch verschlechtern, sodass der Vorstand davon ausgehen muss, zum entsprechenden Zeitpunkt nicht zahlungsfähig zu sein.
- Der Verzicht muss zeitnah erklärt werden, also bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten nach Entstehen des Anspruchs, bei einer regelmäßigen Tätigkeit alle drei Monate.
- Die vom Verein und die mit deren Ausführung entstehenden Aufwendungen dürfen nicht, auch nicht zum Teil, im eigenen Interesse des Zuwendenden ausgeführt bzw. getätigt werden. In diesem Fall kann der Empfänger aber zunächst das vereinbarte Geld erhalten und dieses dann zurückspenden. Auch hier ist wichtig, dass die Spende freiwillig erfolgt.
- Der Ersatzanspruch des Spenders bezieht sich nur auf Aufwendungen, die zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke des Vereins erforderlich waren.
Zusammenfassung zur Aufwandsspende: Ihre 7-Punkte-Checkliste
Mit dieser 7-Punkte-Checkliste stellen Sie sicher, dass Aufwandsspenden in Ihrem Verein rechtlich einwandfrei abgewickelt werden.
- Erstattungsanspruch: Anspruch auf Aufwendungsersatz (z. B. Fahrt- oder Materialkosten) muss bestehen.
- Rechtsgrundlage: Anspruch basiert auf Satzung, Vertrag oder Vorstandsbeschluss.
- Freiwilligkeit: Verzicht erfolgt freiwillig, ohne Bedingung.
- Angemessene Höhe: Erstattungen entsprechen steuerlich zulässigen Sätzen.
- Frist: Verzicht erfolgt zeitnah – einmalig innerhalb 3 Monate, regelmäßig innerhalb 1 Jahr.
- Spendenbescheinigung: Amtliches Muster verwenden.
- Finanzielle Leistungsfähigkeit: Verein kann zahlen; Spender entscheidet frei über Verzicht.
