Beisitzer im Verein: Bedeutung, Funktion und Aufgaben
Flexibilität wird in unserer modernen Welt in nahezu allen Bereichen großgeschrieben. Wer als Arbeitnehmer, Vereinsmitglied oder in einer anderen Tätigkeit anpassungsfähig ist, gilt als professionell. Durch seine persönliche Einstellung hat er die Chance, spannende Aufgaben zu übernehmen und erfolgreich zu sein. Dies gilt vor allem für die Vereine in Deutschland. Ein Großteil der Menschen in Deutschland hat Freude daran, sich persönlich und flexible in Vereinen zu organisieren.
Auf der Internetseite Verbände.com wurde in einem Artikel festgestellt: „Die Zivilgesellschaft in Deutschland wächst. Heute gibt es mehr gemeinnützige Organisationen als je zuvor. Fast jeder zweite Bundesbürger ist Mitglied in einem von mehr als 600.000 Vereinen in Deutschland. 95 Prozent der gemeinnützigen Organisationen sind Vereine, aber auch Stiftungen und Genossenschaften und andere Organisationsformen nehmen zu.“
Welche Bedeutung haben Beisitzer im Verein?
Vereine benötigen Mitglieder, die bereit sind, flexibel zu handeln und sich ehrenamtlich zu engagieren. Vor allem Beisitzer in einem Verein gelten aufgrund ihrer Funktion als flexible Teamplayer. Ihr Wert für das Vereinsleben und für den Vorstand wird deutlich, wenn man sich auf ihre zahlreichen Tätigkeitsbereiche fokussiert. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund wichtig, dass viele Vereinsmitglieder nicht wissen, welche Aufgaben ein Beisitzer oder ein Gremium von Beisitzern konkret übernimmt.
Im ersten Augenblick klingt ihre Rolle im Verein eher nebensächlich. Der Terminus Beisitzer wirkt für viele nach einer untergeordneten und wenig aktiven Funktion. In der Praxis ist dies nicht der Fall.
Um die Beisitzer im Verein, ihre Funktion und ihren Wert für die Vereinsmitglieder besser zu verstehen, hilft es, die folgenden Fragen objektiv zu beantworten:
- Welche Funktion oder Rolle übernehmen Beisitzer im Verein?
- Welche konkreten Aufgaben können Beisitzer ausfüllen?
- Wie wird man Beisitzer und welche Eigenschaften zeichnen Beisitzer im Verein aus?
Die zielgerichtete Beantwortung der Fragen zeigt auf, warum die Funktion von Beisitzern in Vereinen entscheidend ist, wie sie den Servicegedanken im Verein unterstützen und welche Rolle sie spielen, einen engen Kontakt zu den Mitglieder im Verein zu gewährleisten.
Welche Funktion haben Beisitzer im Verein?
Beisitzer sind Sie unmittelbar an vielen wichtigen Aspekten der Vereinsarbeit beteiligt. Die Vereinssatzung regelt ihre Funktion im Verein umfassend. Basierend auf der Ausgestaltung der Satzung übernehmen sie mehr oder weniger Verantwortung im Verein. Generell ist ihre Aufgabe und Funktion zu jeder Zeit für den Zusammenhalt im Verein bedeutend.
In der Regel gehören Beisitzer zum erweiterten Vorstand des Vereins. In Abgrenzung zum BGB-Vorstand, der aus dem Vorsitzenden, dem stellvertretenden Vorsitzenden und dem Schatzmeister besteht, sind Beisitzer nicht vertretungsberechtigt.
Beisitzer im Erweiterten Vorstand
Basierend auf den Regelungen des § 26 BGB sind ausschließlich die Mitglieder des engen Vorstands (BGB-Vorstand) vertretungsberechtigt. Der Gesetzgeber verfügt: „Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, so wird der Verein durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten. Ist eine Willenserklärung gegenüber einem Verein abzugeben, so genügt die Abgabe gegenüber einem Mitglied des Vorstands.“
Diese rechtliche Vorgabe bedeutet, dass Beisitzer, ebenso wie ein Geschäftsführer, Pressewart oder Schriftführer nicht vertretend für den BGB-Vorstand Entscheidungen treffen können. Sind einzelne Mitglieder des BGB-Vorstands aufgrund von Abwesenheit nicht in der Lage, Beschlüsse zu erwirken, kann ein Beisitzer im erweiterten Vorstand ihre Funktion nicht übernehmen. Beisitzer können trotz dieser Einschränkung im erweiterten Vorstand stimmberechtigt sein. Die Satzung des Vereins muss in diesem Fall zur Stimmberechtigung der Beisitzer eine explizite Regelung enthalten.
Beispiel: Ein Sportverein regelt eindeutig die Funktion der Beisitzer im erweiterten Vorstand. In einem Funktionsplan wird festgehalten:
„Die Beisitzer sind keine vertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstands. Sie unterstützen den BGB-Vorstand umfassend und ermöglichen durch ihre Tätigkeit eine umfassende und funktionierende Vorstandsarbeit. Die Geschäftsordnung des Vorstands regelt, ob Beisitzer mit konkreten oder wechselnden Aufgaben in der Vereinsarbeit befasst sind. In Bezug auf eine mögliche Stimmberechtigung gilt die Vereinssatzung.“
Tipp: Um die Aufgabenbereiche des BGB-Vorstands und der Beisitzer eindeutig abzugrenzen, empfiehlt es sich, die Beisitzer in der Satzung klar vom BGB-Vorstand auszunehmen. Auf diese Weise ist unmissverständlich geregelt, dass Beisitzer die Interessen des hauptamtlichen Vorstands effektiv unterstützen. Eine rechtliche Vertretung ist zu keiner Zeit möglich oder vorgesehen.
Welche Aufgaben führen Beisitzer im Verein aus?
Als flexible Vereinsmitglieder können Beisitzer innerhalb des Vereinslebens mit wechselnden Aufgaben betraut werden. Ebenso ist es möglich, dass sie den BGB-Vorstand konkret unterstützen und temporär oder langfristig eine definierte Funktion im Verein ausfüllen. Das genaue Prozedere, wie Aufgaben im Verein verteilt werden sowie die abzudeckenden Aufgabenfelder sollten in der Geschäftsordnung des Vorstands geregelt werden.
Die folgenden Beispiele für Tätigkeiten von Beisitzern zeigen ihre vielfältigen Einsatzmöglichkeiten auf:
- Organisation der Vorstands- oder Mitgliederversammlung.
- Umfangreiche Unterstützung eines Vorstandsmitglieds oder des Vorstands in der Gesamtheit.
- Ansprechpartner für Fragen der Pressevertreter – Service für die Medien.
- Unterstützung der Schriftführer.
- Beauftragte für den Datenschutz auf Grundlage der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
- Objektiver Mediator oder Streitschlichter im Verein.
- Moderation von Versammlungen.
- Protokollieren der Sitzungen des Vorstands.
- Öffentlichkeitsarbeit, inkl. Social Media, Internetpräsenz, Newsletter und Public Relations.
- Teil der Abteilung Veranstaltungsplanung inklusive Durchführung von Events.
- Unterstützung des Vereinssponsoring.
- Servicetätigkeiten in der Jugendarbeit oder bei anderen Angelegenheiten des Vereins.
Beisitzer können im Verein in vielen bedeutenden und entscheidenden Bereichen eingesetzt werden. In vielen Fällen hängt es von ihrem Engagement und Know-how ab, dass Tätigkeitsbereiche im Verein professionell ausgeführt werden können. Die Mitglieder des Vereins und des Vorstands werden die Beisitzer und ihren Service schätzen. Dies ist ebenso dann der Fall, wenn viele ihrer Aufgaben nicht im Rampenlicht gesehen werden. Die folgenden Beispiele aus der Praxis stellen dar, wie sich Beisitzer ehrenamtlich in der Vereinsarbeit engagieren.
Praxisbeispiele, wie Beisitzer die Vereinsarbeit unterstützen
Beispiel 1:
Sven ist der ständige Vertreter der Kassenwartin Franziska. Wenn Franziska im wohlverdienten Familienurlaub ist, übernimmt Sven die volle Verantwortung für die Kasse. Er füllt das Amt mit den gleichen Rechten und Pflichten aus.
Beispiel 2:
Laura unterstützt den Pressewart Lars, indem sie die Vereinszeitung redaktionell betreut und somit den Verein in Belangen der Öffentlichkeitsarbeit aktiv supportet.
Beispiel 3:
Markus ist die gute Seele des Vereins, der alle Geburtstage und Spender seit Jahren im Kopf hat. Es liegt nahe, dass er sich um die Versendung der alljährlichen Geburtstagsgrüße des Vorstands kümmert und die Spendenbriefe ausstellt.
Praxis-Tipp: Die Anzahl der Beisitzer im Verein muss nicht festgelegt sein. Um sicherzustellen, dass bei Bedarf weitere Beisitzer in den erweiterten Vorstand integriert werden können, sollte die Satzung zum Beispiel den folgenden Passus enthalten:
„Es wird festgelegt, dass „bis zu … Beisitzer“ dem erweiterten Vorstand angehören dürfen.“
Ein solches Vorgehen garantiert, dass bei wachsendem Bedarf kurzfristig weitere Beisitzer eingesetzt werden können. Würde die Satzung keine flexible Regelung enthalten, müsste eine Satzungsänderung beschlossen werden. Diese ist in der Regel zeit- und kostenaufwendig und aus diesem Grund nicht zielführend.
Wie wird man zum Beisitzer ernannt?
Es ist nicht schwierig, als Beisitzer in den erweiterten Vorstand eines Vereins gewählt zu werden. Nachdem eine Person die Bereitschaft signalisiert hat, die Funktion auszuüben, kann sie zur Wahl aufgestellt werden. Die Wahlen zum Vorstand sind ein geeigneter Zeitpunkt, um gleichzeitig die Beisitzer zu bestimmen.
Wie bei Wahlen allgemein üblich, kann ein Beisitzer die Wahl in den erweiterten Vorstand annehmen oder ablehnen. Niemand kann gegen seinen Willen zum Beisitzer gewählt werden. Dies ist ebenso dann nicht der Fall, wenn objektive Gründe, wie das Know-how oder Spezialwissen einer Person für seine Wahl sprechen. Es ist empfehlenswert und gängige Praxis, in der Satzung eindeutig darzulegen, dass die Amtszeit der Beisitzer zeitlich begrenzt ist. Praxiserprobt ist gleichzeitig die ergänzende Satzungsregelung, dass eine beliebig häufige Wiederwahl zulässig ist. Dieses Vorgehen garantiert, dass fähige und engagierte Beisitzer langfristig Verantwortung im Verein übernehmen können. Durch ihre Flexibilität und ihre wechselnde Funktion stellen sie sicher, dass ein Verein funktionsfähig und professionell agieren kann.
Wie viel Zeit sollte ein Beisitzer für den Verein investieren?
Die Tätigkeit eines Beisitzers im Verein bringt eine hohe Verantwortung mit sich. Nach den Wahlen erwarten Mitglieder und die Kollegen des Vorstands, dass sich Beisitzer, die ein Teil des erweiterten Vorstandes sind, umfassend engagieren. Hierzu gehört unter anderem die regelmäßige Anwesenheit bei den Vorstandssitzungen und die Übernahme von weiterführenden Aufgaben. Wird einem Beisitzer explizit eine Funktion zugeteilt, ist er persönlich verantwortlich, den Verein nach innen und außen kompetent zu repräsentieren.
Beisitzer sollten sich aus diesem Grund ausschließlich dann in ihr Amt wählen lassen, wenn sie
- mit Herzblut und
- aus echtem Interesse
Zeit im Verein einsetzen möchten. Wer die Funktion ausschließlich zu Reputationszwecken nutzen möchte, sollte Abstand von einer Wahl nehmen. Als Beisitzer kommt es vor allem darauf an, für den Verein und seine Ziele zu arbeiten und flexibel Verantwortung zu übernehmen.
Welche Eigenschaften zeichnen einen Beisitzer im Verein aus?
Beisitzer zeichnen sich vor allem durch ihre gelebte Flexibilität aus. Sie sind vielfältig im Verein einsetzbar, bestechen durch ihre Service-Orientierung und ihre kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten. Des Weiteren sind die folgenden Eigenschaften essenziell, um als Beisitzer die Arbeit im Verein erfolgreich zu unterstützen und Freude an der Funktion zu haben:
- Loyalität und Einsatzbereitschaft.
- Empathie und lösungsorientiertes Denken und Handeln.
- Loyalität und Fähigkeit, sich in Hierarchien einzupassen.
- Freude, für den Vereinszweck und die Mitglieder im Verein tätig zu sein.
- Ausgeprägte Auffassungsgabe und Konzentration.
- Tätigkeit als kollegialer Teamplayer.
Beisitzer, die aufgrund ihres Charakters und ihrer persönlichen Einstellung Freude daran haben, dem Verein zu helfen und diesen durch persönlichen Service zu stärken, sind wertvoll. Die Mitglieder werden ihre vielfältige Arbeit und Tätigkeit schätzen und ihnen langfristig das Vertrauen schenken.
Zusammenfassung und Fazit
Eine Tätigkeit als Beisitzer im Verein ist durch Flexibilität und Verantwortungsbereitschaft gekennzeichnet. Anders als es der Terminus „Beisitzer“ aussagt, ist ihre Arbeit durch Service, Hilfestellung und Empathie geprägt. In der Regel gehören Beisitzer dem erweiterten Vorstand im Verein ein. Sie sind, abgegrenzt vom BGB-Vorstand, nicht vertretungsberechtigt, können allerdings über ein Stimmrecht verfügen. Die Satzung und die Geschäftsordnung des Vorstands regelt die Befugnisse von Beisitzern. Die Vereinssatzung sollte darüber hinaus einen Passus beinhalten, der eine Integration weiterer Beisitzer zu jeder Zeit zulässt. Auf diese Weise lassen sich langwierige und kostenintensive Satzungsänderungen umgehen. Beisitzer werden im Verein durch Wahlen in ihrer Funktion bestätigt.
Mit ihrer Tätigkeit im Verein können Beisitzer die Vereinsinteressen und den BGB-Vorstand effektiv unterstützen. Dies geschieht durch das Übertragen klarer Aufgabenbereiche oder durch eine flexible Aufgabeneinteilung. Dies impliziert für Beisitzer, Freude an Service und ein ausgeprägtes Interesse daran, dort Hilfe im Verein zu leisten, wo diese benötigt wird. Die knapp 600.000 Vereine in Deutschland profitieren in hohem Maße von den Beisitzern in Vereinen. Durch ihre wertvolle Arbeit repräsentieren sie ihren Verein und den Vereinszweck positiv nach innen und außen. Auf diese Weise stellen sie dessen Funktionsfähigkeit zu jeder Zeit sicher.