Kostenerstattung – So bekommen Sie Geld vom Fiskus zurück

Im Ehrenamt entstehen hin und wieder finanzielle Belastungen: Fahrkosten und Aufwendungen für Verpflegung und Übernachtungen gehören beispielsweise dazu. Insbesondere Vorsitzende, die den Verein nach außen repräsentieren, greifen hier oft in die eigene Tasche. Dabei lassen sich viele Kosten in der Steuererklärung geltend machen und man verschenkt im Grunde bares Geld, wenn man darauf verzichtet. Es gibt darüber hinaus zahlreiche Möglichkeiten, um die mit dem Ehrenamt verbundenen Kosten nicht tragen zu müssen. In vielen Fällen muss dies nicht einmal der Verein selbst.

Diese Kosten können erstattet werden

Die folgenden Kostenpositionen sind im Rahmen der steuerlichen Pauschal- und Höchstbeträge steuerfrei erstattungsfähig:

  • Fahrtkosten für alle Reisen für den Verein bis zu dem Umfang, in dem es auch bei Geschäftsreisen zulässig ist (0,30 Euro Pauschale für jeden Kilometer mit dem eigenen Pkw oder Kosten für Bahn, Flugzeug etc. in nachgewiesener Höhe)
  • Verpflegungsmehraufwand bei Reisen im Interesse des Vereins, gestaffelt nach der Dauer der Reise (zwischen acht und 24 Stunden: 12,00 Euro, bei mehr als 24 Stunden: 24 Euro pro Tag – jeweils im Inland; für das Ausland gelten gestaffelte Regelungen)
  • Übernachtungskosten bei Abwesenheit der eigenen Wohnung zur Erledigung von Angelegenheiten des Vereins (entweder nach Vorlage der Hotelrechnung oder als Pauschbetrag von 20,00 Euro pro Nacht)
  • Telefonkosten im Zusammenhang mit der Vereins- und Vorstandsarbeit
  • spezielle Software für die Mitglieder- und Vereinsverwaltung und Software zur Erledigung von Buchführungsarbeiten
    Bürobedarf für Arbeit für den Verein
  • Literatur, die wesentlich für die Vereinsarbeit ist, wie beispielsweise das “Handbuch für den Vereins Vorsitzenden”
  • Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen, mit denen das Risiko für den Vereinsvorstand im Zusammenhang mit der Tätigkeit für den Verein abgedeckt wird

Dafür gibt es keine Aufwandsentschädigung

Man kann sich nicht alles, was man für den Verein tut, vergüten lassen: Die eigene Arbeitszeit und Arbeitskraft, die von Personen des Vorstands eingesetzt werden, stellt keinen Aufwand dar, der vom Verein ersetzt werden kann. Gleiches gilt für den Ausgleich von Verdienstmöglichkeiten, die der Vorstand wegen der ehrenamtlichen Tätigkeit aus zeitlichen Gründen nicht wahrnehmen kann.

Braucht die Aufwandsregelung eine Satzungsgrundlage?

Es ist nicht vorgeschrieben, aber zur Vermeidung von Missverständnissen vorteilhaft, in der Satzung das Thema Aufwendungsersatz eindeutig und unmissverständlich zu regeln. Das kann zum Beispiel so aussehen:

„Amtsträger, Mitglieder und Mitarbeiter des Vereins haben einen Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB für solche Aufwendungen, die ihnen durch die Tätigkeit für den Verein entstanden sind. Hierzu gehören insbesondere Fahrtkosten, Reisekosten, Porto- und Telefonkosten. Die Erstattung erfolgt in dem Umfang und in der Höhe, wie sie durch die gesetzlichen Vorschriften als steuerfrei anerkannt sind.“

Praxis-Tipp: Die steuerlichen Höchstgrenzen können bezahlt werden – müssen aber nicht ausgeschöpft werden. Am einfachsten ist es, über die Mitgliederversammlung eine für alle gültige Spesenregelung zu treffen – und ein einheitliches Reisekostenformular zu entwickeln, das die Abrechnung vereinfacht. Der Schatzmeister wird dankbar sein.

Die Aufwandsspende

Wer die Vereinskasse nicht mit den Aufwendungen als Vorsitzender belasten, die Kosten aber zumindest steuerlich geltend machen möchte, bedient sich der sogenannten Aufwandsspende. Konkret bedeutet das: Der Vorsitzende macht die Aufwendungen, die ihm in der Position entstanden sind, gegenüber dem Verein geltend und verzichtet anschließend auf die Erstattung.

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