Kündigungsfristen für Vereinsmitglieder – Erlaubt oder verboten?

Nach § 58 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) muss die Satzung Ihres Vereins Bestimmungen über den Austritt der Mitglieder enthalten. Das ist also Pflicht. Auch wenn sich vielleicht so mancher Vereinsvorstand wünscht, dass Mitglieder, die mühsam gewonnen wurden, den Verein nie mehr verlassen können. Mehr noch:

Verbieten dürfen Sie den Austritt nicht, im Verein gibt es schließlich keine  Zwangsmitgliedschaft. Das schreibt § 39 Abs. 1 BGB sogar ausdrücklich vor.

Aber:
Der Gesetzgeber gibt Ihrem Verein bei der Gestaltung der Austrittsregelungen relativ freie Hand. So enthält das BGB keine Formvorschriften für die Kündigungserklärung. Hier können Sie also frei schalten und walten.

Formulierungsbeispiel 1:
Eine Kündigung ist zum Ende eines Kalenderhalbjahres möglich.

Übrigens:
Wenn die Satzung Ihres Vereins keine weiteren Vorgaben  enthält, kann ein Mitglied seine Kündigung ohne Beachtung von Formvorschriften aussprechen, und das im wahrsten Sinne des Wortes: Auch eine mündliche Kündigung ist in einem solchen Fall möglich.

Tipp:
Der Streit darum, ob eine Äußerung als Kündigung zu verstehen ist und/oder wann diese ausgesprochen wurde, ist vorprogrammiert. Versuchen Sie daher, solche Regelungen zu vermeiden und Formvorgaben für die Kündigung in die Satzung aufzunehmen. So empfiehlt es sich beispielsweise, für die Austrittserklärung grundsätzlich Schriftform vorzusehen. Nur dann kann es über den Austritt keine Missverständnisse geben. Ebenso kann in der Satzung geregelt werden, dass die Kündigung vom Mitglied persönlich abzugeben ist. Fehlt eine derartige oder vergleichbare Bestimmung, muss das Mitglied nicht unbedingt selbst kündigen. Es kann den Austritt dann auch durch einen Bevollmächtigten erklären lassen.

Achtung: Während des Laufs der Kündigungsfrist ändert sich am Status des Mitglieds nicht. Die Mitgliederrechte und Mitgliederpflichten gelten unverändert fort. Eine Satzungsregelung, wonach ab Zugang nur noch die Mitgliedschaftspflichten fortbestehen, die Mitgliedschaftsrechte aber entfallen, ist unzulässig.

Kündigungsfrist nur bei Satzungsregelung

Formulierungsbeispiel 2:
Die Kündigung muss schriftlich erfolgen.

Oder:
Die Kündigung bedarf der Schriftform.

Damit ist zunächst einmal jede tatsächlich schriftliche, also mit einer Unterschrift versehene Kündigung (§ 126 BGB) möglich.

Mit einer Schriftformklausel in der Satzung, laut der die Kündigung per E-Mail ausdrücklich möglich ist, sorgen Sie für hundertprozentige Klarheit. So ist jeder Streit ausgeschlossen.

Zum Beispiel so:
Die Kündigung hat schriftlich (Brief, Fax, E-Mail) zu erfolgen.

Das gilt zu den Fristen

Unbedingt kennen sollten Vereinsverantwortliche die Vorschrift des § 39 BGB. Dieser regelt die Möglichkeit von Austritts- oder Kündigungsfristen und bietet zwei mögliche Varianten an. Die Satzung kann so zum einen bestimmen, dass eine Austrittserklärung nur am Ende des Geschäftsjahres zulässig ist. Damit wäre dann also der Austritt nur am 31. Dezember eines Jahres möglich. Diese Form ist in der Praxis eher selten zu finden.

Sehr viel verbreiteter ist die zweite Möglichkeit, nämlich die Festlegung einer Austrittsfrist. Häufig wird dies mit bestimmten Terminen kombiniert, zum Beispiel in folgenden Varianten:

Die Kündigung der Mitgliedschaft ist mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Jahresende möglich.
Die Mitgliedschaft kann zum Ende eines Kalenderquartals gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt vier Wochen.
Der Austritt aus dem Verein ist zum 30. Juni und zum 31. Dezember eines Jahres mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zu erklären.

Achtung:
Die Obergrenze der zulässigen Kündigungsfrist beträgt nach § 39 BGB zwei Jahre zwischen Eingang der Austrittserklärung beim Verein und dem tatsächlichen Ende der Mitgliedschaft.

Kündigung per E-Mail

Immer häufiger kommt es vor, dass Vereinsmitglieder ihre Mitgliedschaft per E-Mail kündigen. Doch was, wenn Ihre Satzung für die Kündigung vorschreibt, dass diese schriftlich zu erfolgen hat?

Hier zeigen sich die Widersprüchlichkeiten im deutschen Recht. Während im Arbeitsrecht eine Kündigung, die per E-Mail eingeht, als nicht erfolgt gilt, sieht das im Vereinsrecht anders aus. Hier genügt laut § 127 Abs. 2 BGB zur Erfüllung der Schriftform auch eine E-Mail, im Juristendeutsch eine „telekommunikative Übermittlung“ genannt.

Möchten Sie also ausschließen, dass Kündigungen per E-Mail oder Fax ausgesprochen werden, müssten Sie dies in der Satzung besonders verankern, beispielsweise dadurch, dass Sie schreiben: Kündigungen können nur per (eingeschriebenem) Brief ausgesprochen werden. Denn die jeweilige Satzungsregelung geht immer vor!

Auch hier die Fristen beachten
E-Mail-Kündigungen treffen häufig kurz vor Ultimo ein, also dann, wenn der Verein z.B. eine Kündigungsfrist vorschreibt wie: „Eine Kündigung der Mitgliedschaft zum Jahresende ist mit einer Frist von vier Wochen zum Jahresende möglich. Ansonsten verlängert sich die Mitgliedschaft umein weiteres Jahr.“

Und hier ist es für Mitglieder, die für einen Brief zu spät dran sind, tatsächlich sinnvoll, zum Mittel der E-Mail zu greifen. Denn eine Kündigung per E-Mail gilt dann als zugegangen, wenn sie im Vereinspostfach eingegangen ist – im Grunde also mit dem Klick beim Absender.

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