Brauchen Sie eine Satzungsregelung, um Auslagenersatz zahlen zu können?

Diese Frage wird mir immer wieder gestellt: „Brauchen wir eine Satzungsregelung, damit wir Mitgliedern Auslagenersatz zahlen können?“

Die Antwort:

Wer ehrenamtlich für einen eingetragenen Verein tätig ist, hat einen Anspruch auf Erstattung der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen, materiellen Aufwendungen (§§ 27 Abs. 3, 670 BGB). Eine Satzungsgrundlage ist also nicht erforderlich, denn das Recht ergibt sich ja aus dem Gesetz.

Sie müssen die Aufwendungen aber einzeln nachweisen. Schließlich muss es sich um eine Kostenerstattung handeln. Deshalb ist ja auch Voraussetzung, dass die abzurechnenden Aufwendungen tatsächlich angefallen sind und zur Erfüllung des Ehrenamtes erforderlich waren.

Fallen Hotelkosten an, kann der Verein diese übernehmen und dem Vorstand bzw. dem für den Verein Reisenden 2016 folgende Pauschalen steuerfrei zahlen:

  • ganztätige Abwesenheit: 24 Euro
  • Abwesenheit 8 bis 24 Stunden: 12 Euro
  • bei mehrtägigen Reisen jeweils für den An- und Abreisetag: 12 Euro
  • eintägige Reisen unter 8 Stunden: keine Erstattung

Fahrtkosten erstatten Sie entweder nach dem konkreten Aufwand (z.B. den Preis für ein Bahnticket) oder bis maximal zu den steuerlichen Höchstsätzen. Das sind:

bei Fahrt mit dem eigenen Pkw: 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer
bei Fahrt mit eigenem Motorrad/Mokick etc.: 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer

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