Die 11 Hauptaufgaben des Schatzmeisters im Verein

Der Schatzmeister oder auch Kassenwart nimmt eine zentrale Rolle im Vereinsbetrieb wahr. Schließlich gehört die Finanzverwaltung zu den wichtigsten Aufgaben im Verein.

In der Praxis kommt es leider dennoch häufig zu Kompetenzgerangel und Unklarheiten darüber, was die Kernaufgaben eines Schatzmeisters nun tatsächlich sind. Die folgenden 11 Aufgaben helfen Ihnen im Vereinsvorstand zu definieren, worum sich ihr Schatzmeister kümmern muss und soll, um eine reibungsfreie Finanzverwaltung garantieren zu können.

Doch zuvor ein grober Einstieg in die Begrifflichkeit und grundsätzliche Funktion eines Kassenwarts:

Funktionsträger Kassenwart

Der Kassenwart gehört in der Vereinspraxis zu den wichtigsten Funktionsträgern und wird synonym auch als Schatzmeister, Kassenprüfer, Kassenführer oder einfach Kassierer bezeichnet.

Abhängig von der Vereinsgröße und -struktur umfassen die Aufgaben des Kassenwarts insbesondere folgende Tätigkeiten:

  • Führung der Vereinskasse,
  • Abwicklung oder Delegation des Zahlungsverkehrs,
  • Berichte über Finanz- und Vermögenslage,
  • Erstellung der Steuererklärung,
  • Einnahmen- und Ausgabenverwaltung,
  • Verantwortung für die Buchführung.

Entlastung des Schatzmeisters

Wird dem Kassenwart von der Mitgliederversammlung Entlastung erteilt, können Schadenersatzansprüche gegen ihn nicht mehr geltend gemacht werden. Allerdings kann nur eine richtig und vollständig informierte Mitgliederversammlung die Entlastung des Kassenwarts beschließen.

Abberufung des Schatzmeisters

Gehört der Kassenwart dem Vorstand an, besteht ein wichtiger Grund für seine Abberufung immer dann, wenn es infolge grober Fahrlässigkeit zu Unstimmigkeiten in der Buchführung oder Fehlbeständen in der Vereinskasse kommt. Denn in diesen Fällen ist das Vertrauensverhältnis zerstört und es ist regelmäßig auch nicht zu erwarten, dass es wiederhergestellt werden kann. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Kassenwart pflichtwidrig oder schuldhaft gehandelt hat. Ebenso ist unerheblich, ob dem Verein bereits ein Schaden entstanden ist.

Möchten Sie mehr zu diesem Thema erfahren? Testen Sie die Praxistipps von „Schatzmeister aktuell“ jetzt 30 Tage kostenlos und erleichtern Sie sich Ihre Arbeit als Kassenwart!

Die 11 Hauptaufgaben eines Schatzmeisters im Detail sind:

1. Aufgabenbereich: Beiträge

  • Beitragswesen und -erhebung
  • Kontrolle ausstehender Beiträge und Durchführung des Mahnwesens
  • Bearbeitung von Anträgen auf Beitragsermäßigung, -stundung und -erlass

2. Aufgabenbereich: Finanzverwaltung

  • Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
  • Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege (Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg)
  • Prüfung der Konten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
  • Verantwortung für die Buchführung (Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften)
  • Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Prüfung, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit getätigt wurden
  • Beachtung der Grundsätze nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit sowie der Sparsamkeit Finanzbuchhaltung nach Kontenrahmen
  • Aufstellung des Jahresabschlusses/Erstellung Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Prüfung, ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden
  • Führen der Inventarliste
  • Erstellung des Kassenberichts
  • Ständige Information des Vorstands über die finanzielle Situation des Vereins

3. Aufgabenbereich: Haushaltswesen

  • Aufstellung des jährlichen Haushaltsplans
  • Beschaffung von Betriebsmitteln und Gerätschaften
  • Abrechnung der Betriebskosten
  • Abrechnung vermieteter Vereinsgebäude
  • Abrechnung aller Vereinsveranstaltungen
  • Prüfung des Vereinsvermögens
  • Prüfung der Finanzlage des Vereins allgemein, auch im Hinblick auf die Zahlungsfähigkeit in der Zukunft
  • Erstattung von Auslagen usw.

4. Aufgabenbereich: Mitgliederverwaltung

  • Neuaufnahme und Abmeldung von Mitgliedern sowie Änderungen
  • Überwachung der Mitgliederverwaltung
  • Eventuell auch Überwachung der Mitgliedererfassung in den Abteilungen

5. Aufgabenbereich: Spenden

  • Entgegennahme von Spenden
  • Ausstellung von Spendenbescheinigungen

6. Aufgabenbereich: Steuern

  • Vorbereitung und Bearbeitung aller Steuerangelegenheiten des Vereins
  • Erstellung von Steuererklärungen
  • Abführung von Steuern

7. Aufgabenbereich: Vermögensverwaltung

  • Verwaltung und Aufbewahrung der Finanzunterlagen
  • Verwaltung der vereinseigenen Liegenschaften (sofern vorhanden)

8. Aufgabenbereich: Terminüberwachung

  • Überwachung und Abrechnung der Betriebskosten
  • Überwachung der von der Mitgliederversammlung beschlossenen Ausgaben
  • Überwachung und Prüfung von Abrechnungen gegenüber Behörden und Organisationen

9. Aufgabenbereich: Vorstandstätigkeit

  • Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen
  • Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen einschließlich der finanziellen Leistungen

10. Arbeitgeberpflichten

  • Abrechnung und Zahlung von Gehältern, Übungsleiterfreibetrag, Ehrenamtspauschale etc.
  • Meldung und Zahlung von Beiträgen an Berufsgenossenschaften
  • Abführung der Arbeitgeberanteile

11. Aufgabenbereich: Zuschüsse

  • Bearbeitung der Zuschussanträge an Dachorganisationen und Kommune
  • Erschließung von Fördermöglichkeiten
  • Erstellung der Verbandsstatistik

Last but not least:

Rechenschaftspflicht

Ihr Schatzmeister ist rechenschaftspflichtig gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern, gegenüber der Mitgliederversammlung sowie dem Finanzamt.

Möchten Sie mehr zum Thema „Aufgabenbereiche des Schatzmeisters“ erfahren? Dann klicken Sie hier und testen Sie  „Schatzmeister aktuell“ 30 Tage kostenlos!

 

Bleibt die Frage: Wie weit reicht eigentlich das Prüfungsrecht?

Aus der obigen Auflistung wird schon deutlich, in welche Unterlagen der Kassenprüfer zwangsläufig einsehen muss – und das betrifft übrigens auch die Lohnunterlagen. Dazu kommt es in der Praxis nämlich immer wieder während der Kassenprüfung zu Streit. Doch wie soll der Prüfer sehen, ob der Verein seinen steuerlichen Verpflichtungen nachkommt, wenn ihm die Einsicht in die Lohnunterlagen unter – meist sehr abenteuerlichen – Begründungen, verweigert wird?

Das Prüfungsrecht erstreckt sich, vereinfacht gesprochen, auf alle Unterlagen, die  für die Zusammenstellung des Jahresabschlusses gebraucht werden. Das gilt für ALLE Belege und Dokumente.

Selbstverständlich erstreckt sich die Arbeit Ihres Kassenprüfers auch auf die Kassen- und sonstigen Vermögensbestände des Vereins. Dabei sind eine Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben ebenso erforderlich wie eine Summenkontrolle sämtlicher Einnahmen und Ausgaben.

Außerdem hilft Ihnen für die Beantwortung der Frage, was ein Kassenprüfer im Verein eigentlich alles prüfen darf:

• ein Blick in Ihre Satzung oder Kassenordnung o.ä. – denn hier können bestimmte Prüffelder ausdrücklich geregelt sein und

• ein Blick auf die folgende Praxisübersicht von A bis Z.

Wichtig: Ist Ihr Verein steuerlich als gemeinnützig anerkannt, sollte sich die Prüfung weiterhin darauf erstrecken, ob die Einnahmen zum ideellen Bereich, zur Vermögensverwaltung, zum Zweckbetrieb oder zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehören.

Und nicht vergessen: Die bzw. der Kassenprüfer muss/müssen auch den Jahresabschluss bzw. die Einnahmen/Überschuss-Rechnung selbst überprüfen. Dabei sind je nach Einzelfall Stichproben ausreichend, soweit sich nicht Anhaltspunkte für die Notwendigkeit einer umfassenderen Prüfung ergeben.

Der Kassenprüfer hat bei Bewältigung seiner Aufgabe stets „im Rahmen pflichtgemäßen Ermessens“ zu handeln. Das heißt: Die ursprüngliche Stichprobenprüfung muss dann zu einer vollständigen und lückenlosen Überprüfung werden, wenn aufgrund der Stichproben eine erhebliche Anzahl von Fehlern festgestellt wird.

Typische Prüfpflichten Ihres Kassenprüfers im Verein

Abschlusszahlen aus dem Vorjahr, Vergleich mit den Eröffnungszahlen des Folgejahres auf rechnerische Übereinstimmung

Abteilungskassen, ob in die Gesamtjahresrechnung Ihres Jahresabschlusses eingeflossen

Anlagevermögen des Vereins, Überprüfung und Kontrolle

Buchhaltung mit Belegprüfung (Vollständigkeit und ob auf Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung erfolgt (Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit, § 243 HGB jede Buchung muss nachvollziehbar sein)

Tipp: Um das zu gewährleisten, können Sie als Schatzmeister genauere Erläuterungen im Buchungstext einfügen, bei einer „modernen“ EDV-Buchhaltung überhaupt kein Problem.

Einnahmen und Ausgaben korrekt aufgeteilt auf ideellen Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Gesetzliche Vorschriften, Einhaltung (z.B. in der Buchhaltung, steuerliche Vorschriften, Lohnsteuerabführung etc.)

Inventarliste des Vereins (Überprüfung und Kontrolle)

Jahresabschluss für das Prüfungsjahr;

Kontenprüfung, Zu- und Abflüsse

Liquidität und finanzielle/wirtschaftliche Situation des Vereins

Mittelverwendung, durch Vereinszweck gedeckt

Nebenbuchhaltung, Existenz (Hintergrund: Nebenbuchhaltungen sind grundsätzlich unzulässig)

Rücklagenbildung plausibel und nachvollziehbar

steuerliche Vorschriften, Einhaltung

Mittelverwendung, satzungsgemäß oder nicht?

Saldierungsverbot beachtet? (Hintergrund: Nach dem Grundsatz des Saldierungsverbots (§ 246 Abs. 2 HGB) dürfen Sie Aufwendungen und Erträge, Vermögen und Schulden nicht miteinander verrechnen)

Vollständigkeit der Unterlagen

Zuwendungen durch Beschlüsse und Satzung gedeckt

zeitliche Zurechnungsvoraussetzungen, Prüfung (= Prüfung, ob Sie im Fall einer Bilanzierung  eine sachgerechte Periodenabgrenzung (Forderungen, Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen) vorgenommen haben

zeitnahe Mittelverwendung, Grundsatz beachtet

Zuwendungsbestätigungen korrekt ausgestellt und archiviert

Möchten Sie mehr zum Thema „Zuwendungsbestätigung“ erfahren? Dann klicken Sie hier und testen Sie „Kassenprüfung im Verein“ 30 Tage kostenlos! 

Doch was tun, wenn der Kassenprüfer Fehler übersieht?

Bspw. beantragt der Kassenprüfer nach seiner Prüfung in der Mitgliederversammlung Entlastung für den Vorstand – hat aber Fehler übersehen. Muss er dann auch die Verantwortung dafür übernehmen, dass die Geschäftsführung des Vorstands einwandfrei war?

Antwort: Es kommt darauf an – denn: Handelt es sich bei dem Kassenprüfer um einen außenstehenden „Profi“, also um einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsberater, sieht die Haftungsfrage anders aus als bei einem ehrenamtlichen Kassenprüfer.

Wenn ein professioneller Prüfer Fehler begeht oder zum Schaden der Mitglieder gar mit dem Vorstand „gemeinsame Sache“ macht, haftet er entsprechend.

Der ehrenamtliche Kassenprüfer dagegen haftet nur dann, wenn ihm grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz unterstellt werden kann. Beispiele:

  • Der Kassenprüfer prüft erst gar nicht und sagt: „Alles in Ordnung“, obwohl genau das Gegenteil der Fall ist. Oder:
  • Der Kassenwart lässt sich vom Vorstand „schmieren“, damit Unregelmäßigkeiten nicht aufgedeckt werden.

Doch wenn dem ehrenamtlichen Kassenwart nur „fahrlässig“ ein Fehler durchgeht (sprich: er einfach einen Teil der Checkliste übersehen hat), steht ihm grundsätzlich ein Freistellungsanspruch gegen seinen Verein zu. Das heißt, er darf nicht mit dem vollen Risiko der ausgeübten Tätigkeit belastet werden. Im Klartext: Er haftet also nicht.

Schatzmeister aktuell
Schatzmeister aktuell

Liefert Ihnen clevere Ideen zum Finden neuer Sponsoren und rechtssichere, anwaltsgeprüfte Sponsoringverträge gleich mit dazu.

  •  1. Ausgabe GRATIS
  •  100% Vertrauensgarantie
  •  jederzeit kündbar