Die 11 Hauptaufgaben des Schatzmeisters im Verein

Der Schatzmeister nimmt eine zentrale Rolle im Vereinsbetrieb wahr. Schließlich gehört die Finanzverwaltung zu den wichtigsten Aufgaben im Verein.

In der Praxis kommt es leider dennoch häufig zu Kompetenzgerangel und Unklarheiten darüber, was die Kernaufgaben eines Schatzmeisters nun tatsächlich sind. Die folgenden 11 Aufgaben helfen Ihnen im Vereinsvorstand zu definieren, worum sich ihr Schatzmeister kümmern muss und soll, um eine reibungsfreie Finanzverwaltung garantieren zu können.

Doch zuvor ein grober Einstieg in die Begrifflichkeit und grundsätzliche Funktion eines Schatzmeisters:

Funktionsträger Kassenwart

Der Kassenwart gehört in der Vereinspraxis zu den wichtigsten Funktionsträgern und wird synonym auch als Schatzmeister, Kassenprüfer, Kassenführer oder einfach Kassierer bezeichnet.

Abhängig von der Vereinsgröße und -struktur umfassen die Aufgaben des Kassenwarts insbesondere folgende Tätigkeiten:

  • Führung der Vereinskasse,
  • Abwicklung oder Delegation des Zahlungsverkehrs,
  • Berichte über Finanz- und Vermögenslage,
  • Erstellung der Steuererklärung,
  • Einnahmen- und Ausgabenverwaltung,
  • Verantwortung für die Buchführung.

Entlastung des Schatzmeisters

Wird dem Kassenwart von der Mitgliederversammlung Entlastung erteilt, können Schadenersatzansprüche gegen ihn nicht mehr geltend gemacht werden. Allerdings kann nur eine richtig und vollständig informierte Mitgliederversammlung die Entlastung des Kassenwarts beschließen.

Abberufung des Schatzmeisters

Gehört der Kassenwart dem Vorstand an, besteht ein wichtiger Grund für seine Abberufung immer dann, wenn es infolge grober Fahrlässigkeit zu Unstimmigkeiten in der Buchführung oder Fehlbeständen in der Vereinskasse kommt. Denn in diesen Fällen ist das Vertrauensverhältnis zerstört und es ist regelmäßig auch nicht zu erwarten, dass es wiederhergestellt werden kann. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Kassenwart pflichtwidrig oder schuldhaft gehandelt hat. Ebenso ist unerheblich, ob dem Verein bereits ein Schaden entstanden ist.

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Die 11 Hauptaufgaben eines Schatzmeisters im Detail sind:

1. Aufgabenbereich: Beiträge

  • Beitragswesen und -erhebung
  • Kontrolle ausstehender Beiträge und Durchführung des Mahnwesens
  • Bearbeitung von Anträgen auf Beitragsermäßigung, -stundung und -erlass

2. Aufgabenbereich: Finanzverwaltung

  • Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
  • Verantwortung für die Buchführung
  • Beachtung der Grundsätze nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit sowie der Sparsamkeit Finanzbuchhaltung nach Kontenrahmen
  • Aufstellung des Jahresabschlusses/Erstellung Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Führen der Inventarliste
  • Erstellung des Kassenberichts
  • Ständige Information des Vorstands über die finanzielle Situation des Vereins

3. Aufgabenbereich: Haushaltswesen

  • Aufstellung des jährlichen Haushaltsplans
  • Beschaffung von Betriebsmitteln und Gerätschaften
  • Abrechnung der Betriebskosten
  • Abrechnung vermieteter Vereinsgebäude
  • Abrechnung aller Vereinsveranstaltungen
  • Erstattung von Auslagen usw.

4. Aufgabenbereich: Mitgliederverwaltung

  • Neuaufnahme und Abmeldung von Mitgliedern sowie Änderungen
  • Überwachung der Mitgliederverwaltung
  • Eventuell auch Überwachung der Mitgliedererfassung in den Abteilungen

5. Aufgabenbereich: Spenden

  • Entgegennahme von Spenden
  • Ausstellung von Spendenbescheinigungen

6. Aufgabenbereich: Steuern

  • Vorbereitung und Bearbeitung aller Steuerangelegenheiten des Vereins
  • Erstellung von Steuererklärungen
  • Abführung von Steuern

7. Aufgabenbereich: Vermögensverwaltung

  • Verwaltung und Aufbewahrung der Finanzunterlagen
  • Verwaltung der vereinseigenen Liegenschaften (sofern vorhanden)

8. Aufgabenbereich: Terminüberwachung

  • Überwachung und Abrechnung der Betriebskosten
  • Überwachung der von der Mitgliederversammlung beschlossenen Ausgaben
  • Überwachung und Prüfung von Abrechnungen gegenüber Behörden und Organisationen

9. Aufgabenbereich: Vorstandstätigkeit

  • Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen
  • Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen einschließlich der finanziellen Leistungen

10. Arbeitgeberpflichten

  • Abrechnung und Zahlung von Gehältern, Übungsleiterfreibetrag, Ehrenamtspauschale etc.
  • Meldung und Zahlung von Beiträgen an Berufsgenossenschaften
  • Abführung der Arbeitgeberanteile

11. Aufgabenbereich: Zuschüsse

  • Bearbeitung der Zuschussanträge an Dachorganisationen und Kommune
  • Erschließung von Fördermöglichkeiten
  • Erstellung der Verbandsstatistik

Last but not least:

Rechenschaftspflicht

Ihr Schatzmeister ist rechenschaftspflichtig gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern, gegenüber der Mitgliederversammlung sowie dem Finanzamt.

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