Aufwandsentschädigung für Nicht-Vereinsmitglied

Hallo,

ich habe eine Frage zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung für eine Person, die uns bei Vereinsveranstaltungen z.B. mit Kaffee- und Kuchenspenden unterstützt, den Grill bedient usw. und dementsprechend auch einige Stunden Freizeit dafür opfert.

Wir wollen dieser Person nun eine kleine Anerkennung zukommen lassen, angedacht waren 50 € für dieses Jahr. Nun meine Frage: Da es sich bei oben beschriebener Tätigkeit um keine ehrenamtliche Tätigkeit gemäß unserer Satzung und auch nicht um einen Übungsleiter handelt, fragen wir uns derzeit in welcher Form diese Zahlung erfolgen soll. Der Empfänger ist NICHT Vereinsmitglied, wohl aber seine Frau und beide Kinder der Familie. Ist für die Zahlung des Betrages auch ein Vertrag über eine Ehrenamtspauschale notwendig ? Dafür haben wir ein Vertragsdokument, in welchem zu vergütende Ehrenämter entsprechend geregelt sind, sowohl für langfristige Tätigkeiten (z.B. Vorstand) als auch kurzfristige (z.B. Helfer bei Vereinsfesten) inkl. der notwendigen Absicherung (Erhalt der Pauschale nur in unserem Verein etc.)

Falls für die steuerlich korrekte Auszahlung kein Vertrag über eine Pauschale notwendig sein sollte, wie sieht dann die rechtlich sichere Alternative aus ?

Für Ihre Antworten bedanke ich mich recht herzlich im Voraus.