Fehlerhafte Rechnungen vermeiden: Die wichtigsten Vorgaben
Fehlende oder fehlerhafte Rechnungsangaben können für Ihr Unternehmen oder Ihren Verein teuer werden. Akzeptieren Sie von Geschäftspartnern unvollständige Rechnungen, riskieren Sie, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert. Das kann zu unerwarteten Nachzahlungen führen.
Auch Ihre Kunden könnten fehlerhafte Rechnungen zurückweisen, was den Zahlungsprozess verzögert und unnötige Außenstände verursacht. Damit es gar nicht erst so weit kommt, erfahren Sie hier, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss – und was sich durch die neue E-Rechnungspflicht ab 2025 ändert.
Welche Angaben dürfen in einer ordnungsgemäßen Rechnung nicht fehlen?
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- wahlweise Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Ausstelldatum der Rechnung
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- fortlaufende, unverwechselbare Rechnungsnummer
- Menge/Bezeichnung der Leistung/Lieferung
- Netto-Entgelt für die einzelnen Rechnungsposten/Mehrwertsteuersatz
- Netto-Gesamtentgelt
- vereinbarte Skonti
- auf das Gesamtentgelt entfallender Steuerbetrag.
E-Rechnungspflicht seit Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland eine verpflichtende E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Kraft getreten. Diese Regelung zielt darauf ab, den Rechnungsstellungsprozess zu digitalisieren und zu standardisieren. Allerdings gibt es für Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer), Ausnahmen. Diese dürfen weiterhin in Papierform oder als nicht-standardisierte digitale Formate, wie beispielsweise PDF, ausgestellt und versendet werden.
Kleinbetragsrechnungen: Vereinfachte Regelungen bis 250 Euro
Für Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Pflichtangaben. Diese müssen enthalten:
- Den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens.
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung.
- Das Gesamtentgelt inklusive des darauf entfallenden Steuerbetrags.
- Den anzuwendenden Steuersatz (19 % oder 7 %) oder, im Fall einer Steuerbefreiung, einen entsprechenden Hinweis.
Es ist wichtig, den Steuersatz als konkrete Zahl (z. B. 19 % oder 7 %) anzugeben. Formulierungen wie „inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer“ sind nicht ausreichend.
Bitte beachten Sie, dass trotz der Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein müssen, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen.
Neue steuerliche Identifikationsnummern
Sofern Ihr Verein noch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) besitzt, können Sie diese formlos beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen. Der Antrag kann online über das BZSt-Portal gestellt werden. Weitere Informationen sowie das Antragsformular finden Sie auf der offiziellen Webseite des BZSt.
Bitte beachten Sie, dass seit dem 1. November 2024 schrittweise die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) eingeführt wird. Diese dient als eindeutiges steuerliches Identifikationsmerkmal und ersetzt langfristig die USt-IdNr. Nähere Details dazu erhalten Sie ebenfalls beim BZSt.
Weitere interessante Beiträge zu den Themen Finanzen und Kassenprüfung:
- Vereinskonto: Die besten Tipps zum Umgang mit Banken
- Kassenbericht: Das alles gehört in den Prüfbericht des Kassenprüfers